Å mestre rollen som eventarrangør: 10 viktige ferdigheter for eventarrangører

Så vil du holde dine egne events? Da vil du trenge alle ferdighetene som kreves for å fylle rollen som en eventarrangør. Heldigvis, har vi samlet alt du bør vite her.

Her er noen av eventarrangør ferdighetene vi vil dekke i denne guiden …

• Organisering og budsjettering
• Teknisk kunnskap
• Ledelse og kommunikasjon
• Salg og kundeservice

Klar til å krysse av noen bokser og utvide din gjøremålsliste?

1. Organisering og tidsstyring

Helt på toppen av vår liste over eventarrangør ferdigheter er evnen til å organisere og planlegge. Uten denne ferdigheten vil eventet bli et sirkus … men ikke den festlige typen.

Det er ikke lett å orkestrere et event. Jo større eventet er, desto flere er involvert, og dermed kan også flere ting gå galt hvis du ikke lager planer og reserveplaner.

Organisatoriske ferdigheter er avgjørende fordi du vil bli bedt om å …

• Møte tidsfrister
• Planlegge logistikk
• Administrere budsjetter
• Organisere personalets tidsplaner
• Drive markedsføringskampanjer

Neste trinn: Lær hvordan du forbedrer dine organisatoriske ferdigheter og tidsstyringsferdigheter for å bygge et solid fundament som en eventarrangør.

2. Oppmerksomhet på detaljer

Djevelen er i detaljene, så det er viktig å være oppmerksom hvis du vil unngå å ringe en ung prest og en gammel prest for å få orden på eventet ditt.

Hadde vinen den riktige temperaturen? Fungerte AV-utstyret uten problemer? Smilte servitørene? Var det nok personale til å håndtere registrering på en god måte?

Du kan ha alt planlagt og organisert alt, men det er de små tingene lagt sammen som utgjør opplevelsen av eventet som en helhet.

Neste trinn: Du kan lære å utvikle din oppmerksomhet på detaljer for å øke oddsen for et perfekt event.

3. Budsjettering

Ja, det fryktede B-ordet får også en plass på denne listen. Som alle andre virksomheter som krever ressurser, trenger du kunnskap om å sette opp budsjetter for å organisere et event.

En eventarrangørs rolle vil kreve at du forstår hvilke utgifter du har og hvor du kan finne potensielle inntektskilder for å balansere bøkene dine.

Neste trinn: Les vår guide om hvordan du administrerer et eventbudsjett, slik at bøkene dine er i orden.

4. Kommunikasjon

Evnen til å kommunisere tydelig og effektivt med folk er også en av de viktigste ferdighetene du kan ha som eventarrangør.

En eventarrangørs rolle inkluderer å håndtere et bredt spekter av mennesker:

• Eventdeltagere
• Caterers og andre leverandører
• Ledere og ansatte fra lokalet
• Forelesere og underholdere
• Frivillige og veldedige organisasjoner
• PR byråer
• Influensere og kjendiser
• Helse- og sikkerhetsinspektører
• Revisorer og bokførere
• Forsikringsselskap
• Aviser og radiostasjoner
• Private givere
• Bedriftssponsorer
• Folk på sosiale medier

Du må lytte til alles forventninger og bekymringer. Samtidig må du også kommunisere din egen visjon og forventninger for å være sikker på at dere alle er på samme side.

Her er noen aspekter av din rolle som eventarrangør som vil kreve gode kommunikasjonsferdigheter:

• Skrive eventforslag og kontrakter
• Skape markedsføringsmateriell for å selge billetter
• Briefing og debriefing av ditt eventteam
• Bygge relasjoner med andre virksomheter
• Forhandle med lokaler og leverandører
• Vise takknemlighet og samle tilbakemeldinger
• Være vert for events og gjøre kunngjøringer

Neste trinn: Du vil nok finne denne listen over forskjellige måter å forbedre kommunikasjonsferdighetene dine til hjelp.

5. Lederskap

En del av rollen som en eventarrangør er å delegere oppgaver til andre mennesker. Enten det er event personell, frivillige, familiemedlemmer eller tredjepartsleverandører, må du til slutt involvere andre.

Gode ​​ledere er i stand til å …

• Bruke hvert teammedlems individuelle styrker
• Delegere oppgaver og gi klare instruksjoner
• Forenkle kommunikasjon mellom teammedlemmer
• Inspirere og motivere folk til å gjøre sitt beste
• Skape en følelse av tillit og åpenhet

Med andre ord må du forene folk rundt et felles mål og sørge for at alle kommer sammen og gjør sitt beste.

Neste trinn: Se på denne dyptgående artikkelen som skisserer kvalitetene til en god leder.

6. Nettverksbygging

Eventplanlegging handler om å bringe folk sammen. Og det igjen, handler i en viss grad om å skape et nettverk. Men det er også mye nettverksbygging som foregår bak kulissene.

Enten du er nybegynner eller en erfaren veteran, må du hele tiden bygge og opprettholde profesjonelle relasjoner med alle de personene vi nevnte ovenfor (se nr. 3).

En eventarrangørs rolle kan også kreve at du deltar på sosiale nettverkbygging events eller deltar i nettbaserte grupper der du kan nære dine relasjoner.

Neste trinn: Les deg opp på hvordan du forbedrer dine ferdigheter i nettverkbygging og vurderer å bli med i organisasjoner som Association of Event Organisers.

7. Salg og forhandling

Hvis du er en profesjonell eventarrangør, så er du i eventbransjen. Det betyr at du også vil ha roller som markedsfører, forhandler og selger.

Du må selge konseptet for eventet ditt til potensielle deltagere, givere, sponsorer, influensere og frivillige. Det krever salgs- og markedsføringsevner.

Samtidig må du forhandle frem en god pris for lokalet, catering, materiell, underholdning og alt annet du trenger for å gjøre eventet til en suksess.

Neste trinn: Les vår guide om hvordan du forhandler med leverandører og lokaler for å forbedre disse ferdighetene.

8. Kundeservice

Selv om du må håndtere mange mennesker, fra bedriftens sponsorer til sosiale medier, er ingen like viktige som de som deltar på eventet ditt.

Event deltagerne er kundene, og kundene har alltid rett – selv når de tar feil og er urimelige og du vil rive av deg håret.

Neste trinn: Her er en god liste med tips om hvordan du skal håndtere vanskelige kunder, slik at du kommer ut av det på toppen.

9. Teknisk kunnskap

Eventarrangører må ha en god forståelse av teknologi. Maskiner og automatisering har gjort det mye enklere å planlegge og gjennomføre events, men du må også vite hvordan du bruker dem.

Her er noen av appene og teknologien du trenger å forstå:

• Programvare for eventledelses
• Sosiale medie-plattformer
• Apper for salg og registrering av billetter
• Programvare for e-postmarkedsføring
• Microsoft Office og Google G-Suite
• Prosjektledelsesverktøy
• AV-utstyr (kameraer, mikrofoner, belysning og projektorer)

Neste trinn: Sjek ut vår liste over gratis eventplanleggings verktøy for å hjelpe deg med å organisere arbeidet ditt bedre.

10. Bred kunnskap om events

Det kan virke åpenbart, men du bør ha en generell kunnskap om hva som kreves for å holde et event.

Du trenger ikke å være ekspert i jobben til en DJ, men du trenger å vite hva DJen trenger for å kunne utføre sin jobb.

Det samme gjelder for alle andre som er involvert i eventet ditt. Sørg for at du er oppdatert på det grunnleggende av hva de gjør slik at du kan delegere og imøtekomme.

Her er annen bred kunnskap om events du trenger:

• Hvordan lage en planløsning
• Hvor lang tid middagsservering tar
• Hvilket AV-utstyr er nødvendig
• Hvordan estimere kapasiteten til lokalet
• Hvordan undersøke event leverandører

Neste trinn: Du kan lære alt dette ved å streife rundt på bloggen vår eller å ta et kurs i eventplanlegging.

Føler du deg utstyrt?

Hvis du kan mestre alle disse 10 eventarrangør ferdighetene, så er du godt på vei til en vellykket karriere i eventbransjen.

Var det noe vi hoppet over? Du er velkommen til å legge til forslagene dine i kommentarfeltet nedenfor, og dele de med andre eventarrangører.