Slik velger du en caterer for ditt event: Alt du trenger å vite

Catering og eventplanlegging går hånd i hånd, så la oss se på hvordan du velger en caterer for et event.

Denne artikkelen vil dekke …

• En innledende vurdering før du ser på catering
• Hvordan du finner en caterer og hvordan du velger den som er riktig for deg
• Kvalitetene til en god caterer
• Hvordan du ansetter en caterer og hva du bør gå gjennom med de før eventet

Klar til å teste noen smaksprøver? Velbekomme.

Hvilken type catering er riktig for ditt event?

Før du fordyper deg og begynner forskningen, bør du vurdere hva slags event du arrangerer. Det vil gå en lang vei med å hjelpe deg med å finne ut hva slags cateringfirma du bør se etter.

Spørsmål å stille deg selv:

• Hvor formelt er eventet ditt?
• Hva slags lokale skal du holde det i?
• Hvordan er det med sitteplasser?
• Hvor mange gjester vil delta?
• Hva slags mat forventer de?
• Har de noen spesielle diettkrav?

De tre hovedtypene av catering du vil finne er:

• Mottakstjeneste: Det billigste alternativet, som vanligvis inneholder drikkevarer og fingermat som gjestene spiser mens de står og snakker med hverandre.
• Buffét: Det nest billigste alternativet, hvor gjestene serverer seg selv og kan velge mellom et stort utvalg av mat og drikke.
• Bordtjeneste: det dyreste alternativet, hvor gjestene sitter ved bord og venter på servering fra medlemmer av cateringpersonalet.

Tips: Les mer om fordelene og ulempene ved hvert catering alternativ for å få en bedre idé om hva som passer for eventet ditt.

Slik finner du en caterer

Det er et bredt utvalg av cateringfirmaer for events. La oss gå gjennom noen viktige vurderinger i forhold til catering og eventplanlegging for å hjelpe deg med å begrense søket.

1. Størrelse

Cateringfirmaet må kunne håndtere antall gjester som vil være på eventet ditt. Størrelsen på cateringfirmaet bør samsvare med størrelsen på eventet ditt.

2. Beliggenhet

Det er også en god idé å vurdere beliggenheten til eventet ditt. En lokal caterer kan være kjent med lokalet og det vil være mindre sannsynlighet for at de opplever forsinkelser på grunn av lang reisevei.

3. Budsjett

Hvor mye penger du har satt av i ditt eventbudsjett for catering, vil også bidra til å begrense søket ditt. Prøv å finne en caterer med en god blanding av innhold og pris.

4. Lokalets begrensninger

Mange lokaler har en liste over cateringfirmaer de foretrekker å jobbe med. Å velge en caterer fra listen vil ikke bare redusere risikoen for misforståelser, men du kan også få gode rabatter.

Tips:Bruk en catering katalog for å få prisanslag fra flere cateringfirmaer med et enkelt søk.

Slik velger du en caterer

Du har gjort noen innledende undersøkelser. Nå er det på tide å velge en caterer for ditt event. La oss gå gjennom noen av egenskapene til en god caterer, slik at du gjør det riktige valget.

1. Kommunikasjon

En god caterer vil være lett å nå og vil svare på oppringninger og e-postmeldinger uten forsinkelser. Hvis du opplever problemer med kommunikasjon i begynnelsen, er det også sannsynlig at det vil være et problem nedover linjen.

Tips: Les deg opp på noen av de spesielle ordene som brukes i cateringbransjen for å unngå misforståelser.

2. Organisering

I tillegg til deres kommunikasjonsferdigheter, bør du også prøve å legge merke til om cateringfirmaet er organisert. Sendte de deg prisanslaget i god tid, eller innenfor den avtalte tidsrammen? Hvis ikke, kan det være et dårlig tegn for det fremtidige samarbeidet.

3. Erfaring og spesialisering

På samme måte som de fleste eventarrangører spesialiserer seg på en bestemt type event, vil mange cateringfirmaer gjøre det samme. Sørg for at ditt cateringfirma har erfaring med å jobbe med din type event.

4. Kundeservice

Dine behov og forventninger som kunde skal være øverst på catererens liste over prioriteringer. Legg merke til hvorvidt en gitt caterer er oppmerksom på dine spesifikke behov.

5. Fleksibilitet

Du bør sjekke hvor fleksible cateringfirmaet er i forhold til menyen og servering av maten. Se om de kan imøtekomme eventuelle diettbehov som matallergi og glutenfrie måltider.

Tips:Se på denne listen over forskjellige diettkrav sammen med detaljerte beskrivelser.

6. Kundeanmeldelser

Online anmeldelser og personlige anbefalinger er svært røpende når det gjelder en caterers evne til å utføre jobben. Gjør en selskapsgjennomgang og undersøk cateringfirmaet før du ansetter noen.

Tips:Bruk et nettsted som Trustpilot til å slå opp et cateringfirma og les anmeldelser om dem.

Slik ansetter du en caterer

Nå bør du ha en kort liste over kandidater for catering til ditt event. Det er fremdeles noen få måter for å kvalifisere den rette catereren og noen ting å huske på når du ansetter dem.

1. Bilder av tidligere events

Et bilde sier mye om hva du kan forvente fra maten … med mindre du er på McDonald’s. Forutsatt at du ikke skal servere Big Macs, sørg for at du ser gjennom deres bilder fra tidligere events.

2. Sertifiseringer

Før du ansetter en caterer, sørg for at du sjekker deres sertifiseringer. De bør overholde landets matstandarder og eventuelle krav som er fastsatt av eventforsikringen.

3. Ingredienser

Det kan være en god idé å sjekke hvor cateringfirmaet får ingrediensene sine fra. Er de lokale? Er de organiske? Ble de produsert ansvarlig?

4. Forberedelse

Snakk med din caterer om hvordan og hvor maten vil bli forberedt. Noen typer mat er billigere å forberede på forhånd i firmaets egne lokaler, men andre retter må forberedes i lokalet for eventet.

5. Smaksprøver

Du har sett bildene, men hva med smaken? En god caterer vil gi deg en smaksprøve, så du kan vurdere om maten lever opp til forventningene dine før du ansetter dem.

Tips:Les om hva du kan forvente fra et cateringfirmas smaksprøver slik at du er forberedt.

6. Møbler og servise

Ikke alle lokaler vil tilby møbler og servise til eventet ditt. Noen cateringfirmaer kan imidlertid inkludere disse i prisen, så sjekk om det er et alternativ.

Tips: Dersom hverken lokalet eller cateringfirmaet kan tilby møbler og servise, anbefaler vi at du tar kontakt med en egen leverandør.

7. Tilgjengelig personale

Se om cateringfirmaet har tilstrekkelig antall ansatte tilgjengelig for ditt event. Du vil vanligvis trenge en servitør for to bord. (Færre, dersom du valgte en buffét.)

Tips:Denne artikkelen har en tabell som viser forholdet mellom servitør-per-gjest for de fleste events.

8. Kontraktdetaljer

Sørg for at alle detaljer er dekket når du går gjennom cateringkontrakten. Er alle leveranser oppført? Er moms inkludert? Vil deres ansatte forvente tips? Har du lest det som står i liten skrift?

Tips:Les eksempler på cateringkontrakter, slik at du vet hva du skal se etter.

9. Avbestillingsregler

Selv om du sannsynligvis ikke satser på kansellering av eventet, er det greit å være forberedt på det verste som kan skje. Sjekk cateringfirmaets avbestillingsregler, bare sånn i tilfelle.

Vi håper det smaker!

Du bør ikke være en kresen når det gjelder mat, men du bør være litt kresen når det gjelder å ansette et cateringfirma. Tross alt handler ikke eventet om deg. Det handler om gjestenes opplevelse.

Det er også verdt å gjøre undersøkelser på forhånd hvis du planlegger å arrangere events i fremtiden. Å ansette catering for dette eventet kan være starten på et langvarig forretningsforhold.

Du bør nå ha en mye klarere idé om hvordan du velger en caterer for eventet du planlegger.

Lykke til!