Hvordan å forberede og administrere budsjettet til arrangementet ditt som en proff.

Penger gjør at verden går rundt, og det kan gjøre forskjell om hendelsen kommer til å skje eller ikke. Så la oss snakke om hvordan å forberede og administrere budsjettet til arrangementet ditt..

I denne artikkelen skal vi gå gjennom…

• Hvordan lage budsjettstrategi for et event
• Hvilke utgifter du kan forvente på stedet
• Hvilke teknologikostnader du bør vurdere
• Hvor skal du målrette markedsbudsjettet ditt?
• Hvordan kan du tjene penger på arrangementet ditt
• Tips for å strekke ditt arrangementsbudsjett
• Hvor finner du gratis eventbudsjettmaler

Det er mye å snakke om, så la oss starte.

Opprett en eventbudsjetteringsstrategi

Det er viktig å ha en overordnet strategi før du gjør noen beregninger. Se på det store bildet og sørg for at du har en god oversikt.

Her er noen ting du bør vurdere når du oppretter en eventbudsjetteringsstrategi:

1. Start med ditt mål

Hva er målet med arrangementet? Er det for å tjene penger, samle inn penger, eller spre bevissthet?

2. Se på dataene

Se på inntekter og utgifter fra dine tidligere hendelser. Alternativt, se på casestudier fra andre hendelser.

3. Skriv alt ned

Det er viktig å telle hver krone når du setter sammen og administrerer budsjettet for arrangementet ditt.

4. Kommuniser med ditt team

Pass på at teamet ditt forstår budsjettet. Kommuniser tydelig med alle interessenter.

5. Følg eventbransjenstrender

Hold øye med hva andre hendelser bruker budsjettet på. Det vil indikere eventuelle nye trender du bør være oppmerksom på.

6. Opprett en oversikt over arrangementets budsjett

Før vi kommer inn i detaljene, er det en god ide å lage en oversikt over hva utgiftene dine vil se ut. Bruk denne malen for å hjelpe deg med å opprette en.

Eventutgifter på stedet

Det er sannsynlig at utgifter på stedet utgjør det meste av budsjettet ditt. Men gjerne bruk mer på markedsføring hvis dine faste utgifter er lave.

Nedenfor er noen av de lokale kostnadene du bør ta med i beregningene dine.

1. Spillested

Eventstedet er ofte den største utgiften. Utforsk alternativene og forhandle prisen så mye du kan.

2. Talere og underholdere

Bestilling av talere eller underholdere kan også være kostbart, avhengig av deres etterspørsel.

3. Personale

Små arrangementer krever ikke mange ansatte — kanskje bare deg. Men det kan bli dyrt for større arrangementer som konferanser og festivaler.

Utgifter for eventleverandører

Det kan hende at du trenger noen eksterne leverandører for å hjelpe deg med arrangementet. Det er en god idé å samle prisanslag og sammenligne priser før du hopper inn i kampen.

1. Catering

Mat og drikke blir alltid verdsatt (spesielt hvis du organiserer en matbegivenhet). Hvorvidt det er inkludert i prisen eller ikke, trenger du en matleverandør for å organisere den.

2. Fotografi

Det er avgjørende å ha noen på stedet for å ta bilder og videoer fra arrangementet. Det vil være uvurderlig for markedsføring og formål med sosiale medier etter arrangementet.

3. Skilting og dekorasjon

Branding av en begivenhet vil også spise inn i budsjettet, så du bør lete etter gode tilbud.

Tips: AddToEvent er et utmerket sted å finne leverandører for arrangementet ditt og sammenligne priser.

Utgifter for eventteknologi

Denne artikkelen finnes i det digitale rommet… og så vil mye av arrangementet ditt. Derfor må du vurdere eventuelle utgifter knyttet til arrangementsteknologi også.

Nedenfor ser du noen av de tekniske aspektene du bør budsjettere for.

1. Eventstyringsverktøy

Eventstyringsprogramvare er en av de beste tingene du kan bruke penger på. Det vil gjøre livet ditt lettere ved å hjelpe deg med å selge billetter og samle inn data.

2. Eventapp

Hvis du organiserer et stort arrangement som en konferanse eller festival, kan det hende at du trenger en app. Husk å tildele midler til utvikling og markedsføring.

3. Systemintegrasjon

Du kan ende opp med å sjonglere en rekke apps. Eventstyringsapper, apper for sosial medieadministrasjon og nettsteds-plugins. Du må kanskje ansette noen for å sikre at alt er integrert og går greit.

4. Livestreaming

Livestreaming kan være flott markedsføring for en hendelse. Men du trenger kanskje kameraer, mikrofoner, et kamerateam og en leder for sosiale medier.

Utgifter for eventmarkedsføring

Du må definitivt tildele en del budsjettet for markedsføring og promotering. Uten det vil det være vanskelig å få deltakere til arrangementet ditt.

La oss se på noen av måtene du kan bruke markedsføringsbudsjettet på.

1. SEO og SEM

SEO er viktig for å hjelpe til at eventnettstedet ditt blir funnet på Google. Du vil kanskje også supplere med noen PPC-annonser på Google Adwords.

2. PR-kampanje

En PR-kampanje kan hjelpe arrangementet ditt å bli dekket av medier. Du kan ansette et byrå eller bruke tid på å lage din egen medieoppsøking.

3. Annonser på sosiale medier

Du kan markedsføre arrangementet ditt på alle plattformer på sosiale medier. Sett en del av budsjettet til side for annonser på Facebook, YouTube, Instagram, og Twitter. Du vil kanskje også ha et styringsverktøy for sosiale medier.

Potensielle eventinntekter

Det er ikke helt mørkt i budsjetteringsavdelingen. Du har også muligheter til å tjene penger på arrangementet ditt.

Her er noen av måtene du kan få mer fortjeneste på.

1. Sponsorer

Ta kontakt med selskaper som er interessert i din målgruppe. Se om du kan sikre noen sponsorer i bytte for å markedsføre dem.

2. Merchandise

Du kan selge merchandise av alle slag. T-skjorter, kopper, poser… mulighetene er uendelige.

3. Donasjoner

Hvis du organiserer en pengeinnsamlingshendelse, fokuser du på å finne donorer. Be om både personlige og bedriftsdonasjoner.

4. Mat og drikke

Med mindre mat og drikke er inkludert i billetten, kan du tjene penger på å selge dem på stedet.

Hvordan strekke ditt arrangementsbudsjett

Hvis du fortsatt sliter med budsjettet, så er det noen flere tips til å dekke.

1. Utnytte influensere

Kjenner du noen på sosiale medier? Har du noen faste kunder? Så be dem om å hjelpe med markedsføringen ved å spre ordet om arrangementet ditt.

2. Bruk gratis onlineverktøy

Ikke alle apper koster penger. Et svimlende antall nyttige apper er gratis. Faktisk skrev vi en hel artikkel om gratis eventplanleggingsverktøy.

3. Bruk frilansere eller frivillige

Du kan kutte ned på bemanningskostnader ved å utkontraktere bestemte oppgaver til frivillige og frilansere.

4. Hold en reserve

Det er alltid godt å spare penger for en regnfull dag. Hold 10% av budsjettet ditt i et nødfond hvis ting plutselig går sør.

Tips: Du kan lese denne artikkelen for å finne ut mer om å kutte ned på eventutgifter uten at det gå på bekostning av kvalitet.

Eventbudsjettmal

Den raskeste måten å opprette et eventbudsjett på er å bruke Google Sheets. Det er gratis å bruke, og du får et regneark med formler for å gjøre beregninger.

Tips: Ikke bekymre deg hvis du ikke føler deg komfortabel med å lage en budsjettmal selv. Det er mange gratis maler du kan laste ned på nettet.

Begynn å forberede budsjettet ditt

Som vi har dekket i andre steder på denne bloggen, er det viktig å starte med makroen og deretter gå mikro. Lag et stort bildeplan først, og vurder deretter hver detalj separat.

Denne tilnærmingen vil hjelpe deg med å formulere en eventbudsjetteringsstrategi. Da du får det, handler det bare om å undersøke priser og forhandle.

Lykke til med eventbudsjettet, og ikke glem nødfonden!