Finn riktig spillested for ditt arrangement: Tips for å finne det perfekte stedet

Å finne det riktige stedet er sjelden enkelt. Hvert arrangement har sine egne krav.

Å velge et spillested som er stort nok (og er tilgjengelig) kan være utfordrende. Tenk deg om noen av spørsmålene du må spørre deg selv som en eventarrangør, og du vil se hvor tøff prosessen kan være.

Har spillestedet det rette teknologiske oppsettet? Er det lett å få tilgang til? Er det bemannet? Må jeg ta med noe utstyr? Det er enkelt å sende deg selv til panikktilstand med alt du trenger å tenke på. Våre tips er laget for å gjøre livet ditt enklere.

Det er to aspekter å vurdere:

1. Hva prosessen med å finne et spillested ser ut.
2. Hvordan evaluere spillesteder for egnethet.

Prosessen med å finne et arrangementsted

Hvilke skritt bør du ta for å finne riktig spillested? Hvor starter og slutter prosessen? Ta oss ta en titt.

1. Start tidlig

Dette kan ikke understrekes nok. Et populært arrangementsted kan bestilles i flere måneder eller til og med år på forhånd. Dessuten er booking av talere, leverandører eller utøvere enklere når du starter tidlig.

Jo mer tid du har, desto høyere er sjansen for å få det rette spillestedet… og jo mindre stressende blir prosessen.

2. Arbeid til et sett med kriterier

Tenk deg å gå til en bilforhandler uten å vurdere hva slags MPG (Miles Per Gallon) eller til og med hvor mange seter du trenger. Det ville være tåpelig. Du bør være så forberedt som mulig.

Det gjelder også for å lete etter et spillested. Du må opprette en liste over kriterier. Dette bør dekke alt fra kapasitet til helse og sikkerhet, avstand fra offentlig transport og bemanning.

For å fortsette metaforen, sørg for at du ikke forlater forhandleren med en sportsbil når du faktisk trengte en funksjonell familiebil.

Tips: For en god liste over ting å tenke på, ta en titt på «13 Important Things to Consider When Choosing Your Event Venue«

3. Opprett et budsjett

Å ha et budsjett er et fornuftig råd i alt du gjør i både nærings- og privat liv. Dette er en del av dine kriterier, men fortjener sin egen seksjon. Ikke bare bør du ta hensyn til budsjettet for bestilling av spillestedet selv, men også for eventuelle sikkerhetshensyn, bemanning og lisensiering.

Tips: Her er et flott verktøy for å hjelpe deg med å opprette et budsjett for ditt neste arrangement (inkludert spillestedet).

4. Shortlist og nå ut

Det kan være veldig fristende å bare finne et sted som synes passende og skaffe det. Det vil bety færre timers diskusjon og evaluering, men det kan også bety å få en rå avtale og ikke legge merke til det.

Å finne bare ett sted er tøft, men oppgaven ved hånden er faktisk å finne flere arrangementer og hakke dem til den beste.

Når du har valgt noen få steder som passer dine kriterier, nå ut til dem for diskusjoner.

De burde ønske din virksomhet. Av den grunnen kan spillestedet være villig til å hjelpe med bemanning og markedsføring. Diskusjoner er også en mulighet til å sjekke ting som utstyr og hva annet de kan tilby.

Et spillested som forstår dine behov og kan hjelpe deg med tilleggene, sparer deg mye stress.

Tips: Sjekk ut denne artikkelen for tips om forhandlinger med spillesteder.

5. Besøk

Det er en slags gyllen regel: Ikke bestill et sted uten å besøke det først. Et besøk kan enkelt endre avgjørelsen din på en eller annen måte. Å dukke opp og finne det er ingen parkering eller tilgang, uhøflige ansatte og ødelagt utstyr? Det er best å holde seg unna.

Besøk kan være tidskrevende, men de har den ekstra fordelen av å vise deg hvorvidt spillestedet føles riktig for arrangementet ditt. Din magefølelse er viktig.

Verktøy for å undersøke spillesteder (og hvordan du bruker dem)

Det er mange verktøy som kan hjelpe deg med å finne spillesteder. Noen er mer åpenbare enn andre. Verktøyene under skal i det minste utgjøre en del av arsenalen din.

1. Tagvenue

Tagvenue er et utmerket verktøy for alle slags arrangementer. De har en britisk og australsk database og lar deg søke over 5000 steder.

Deres søkeverktøy lar deg legge inn eventstypen, antall gjester og ønsket sted, og det vil gi deg passende resultater. For eksempel, hvis du planlegger en live musikk konsert for 200 gjester i Manchester, skriv inn disse kriteriene for en ferdig liste.

Du kan også filtrere resultatene du får. Sammenlign disse filtene med din liste over kriterier. Du kan søke etter spesifikke A/V-utstyr, alkohollisenser, sikkerhet og mer.

Alternatively, Venue Scanner er et annet nettsted med svært lik funksjonalitet. Hvis du sliter med å finne resultater i ditt område, kan du prøve deres database også.

2. Eventlisting-nettsteder

Eventlisting-nettsteder er steder du kan finne mange eksisterende arrangementer. Det er ingenting galt med å få inspirasjon fra hendelser som ligner ditt arrangement.

For å reversere lister, bla gjennom lignende hendelser i det aktuelle området. (Alle eventlisting-nettsteder lar deg filtrere resultater.)

Du vil raskt se hvilke steder som brukes til lignende arrangementer. Deretter kan du lage en liste over spillesteder for utforskning.

Denne teknikken krever at du gjør en god del grovarbeidet. Men det garanterer at du finner spillesteder som er aktive og i bruk i din bransje.

Tips: Det er hundrevis av arrangementslisting-nettsteder der ute. For 10 av de beste i Storbritannia, sjekk ut denne guiden.

3. Søkemotorer

Rådene her er ikke begrenset til Google, men la oss innse det: Google er det du tenkte på.

Eventplanleggere har et elsk/hat-forhold med Google. Dette er helt forståelig.

Det er fortsatt den beste metoden for å søke etter nesten alt. Spillestedene er ikke annerledes. Du kan få massevis av resultater med bare noen få søkeordssøk, men dette kan skape mer arbeid.

Et søk etter «musikksted Birmingham» eller «konferansesenter Southampton» vil bringe mange sider med matcher for å sile gjennom.

Dessverre vil ikke spillestedene som vises i resultatene ha blitt filtrert. Du må gjøre noe graving for å finne ut om de passer.

Google garanterer heller ikke at et sted som vises på søket ditt, er aktivt. Du kan bli frustrert for å finne et sted som har blitt stengt i flere måneder.

Tips: For å forbedre ditt Google-spill, sjekk disse «Google Search Hacks That’ll Make Your Life Easier«

Ytterligere betraktninger

Nå kjenner du prosessen med å kartlegge spillesteder og hvor du skal lete etter potensielle eventsteder. Her er noen andre betraktninger.

1. Målgruppe

Et spillested kan virke perfekt på papir, men ikke ha den rette følelsen for målgruppen din. Opprette et metallkonsert? Ikke bestill den på et klassisk musikksted. Bestilling av et arrangement for business høy klasse? Gå til den velstående delen av markedet. Vurder hva målmarkedet ditt forventer.

2. Fyll rommet

Hvis du forventer 100 deltakere og finner et 500-personers kapasitetssted innenfor budsjettet, bør du vurdere et mindre sted. Det kan se motstridende ut (og å ha litt rom er greit), men et stort sted vil gjøre det virke som om du har færre gjester som går rundt i arrangementet.

3. Fasiliteter, leverandører og andre tjenester

Trenger du at mat serveres på arrangementet ditt? Vil du ha bord og stoler eller er det en stående hendelse? Kan sikkerhet bli gitt av spillestedet? Opprett hva som tilbys tidlig for å unngå hodepine på et senere tidspunkt.

Tips: Add to event er et utmerket nettsted for å finne leverandører hvis du trenger å levere dine egne.

Begynn spillestedsjakt i dag

Bevæpnet med disse tipsene, kan du opprette en sterk liste over alternativer og begynne å sette følehorn ut. Å være smart om det og å etablere dine behov tidlig, vil spare mye tid og stress.

Når du har funnet det rette stedet, gå gjennom disse eventplanleggingstipsene for å sørge for at du organiserer en knallsuksess. God spillestedsjakt!