Guide for evaluering av arrangementer: 10 trinn for å måle din suksess

Hvorfor trenger du en guide for evaluering av arrangementer?

Det er viktig at du vurderer suksessen til arrangementet ditt hvis du planlegger å organisere fremtidige hendelser.

Grundig evaluering av arrangementet ditt vil hjelpe deg forstå:

• Hva som fungerte og hva som ikke fungerte
• Om du møtte forventningene til dine gjester
• Hvor godt markedsføringstiltak fungerte
• Om budsjettet og tidslinjen var realistiske
• Hva du bør være ekstra forsiktig med neste gang

Med andre ord, du vil forbedre som en eventplanlegger hvis du kritisk vurderer din egen ytelse. Dette vil hjelpe deg føle deg tryggere og perfeksjonere kunsten til eventplanlegging.

Trinn 1: Bruk SMARTe mål

SMARTe mål er en populær metode for å måle din suksess. Målene dine bør være spesifikke, målbare, tildelbare, realistiske og tidsrelaterte (SMART – Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Time-related).

Spesifikt

Jo mer spesifikk du kan bli, jo mer nøyaktig vil du kunne evaluere ditt event. Et spesifikt mål er også lettere å formidle til ditt team.

Målbart

Det er veldig nyttig hvis du kan kvantifisere suksess og sette et nummer på det. Det nummeret kan være billettsalg, innsamlede penger, eller engasjement på sosiale medier.

Tildelbart

Hvert mål skal tilordnes en person eller et team. På den måten vil du vite hvem som er ansvarlig for å oppnå det spesifikke målet.

Realistisk

Noe som kanskje er viktigst, er at målene dine må være realistiske. Unnlatelse av å sette realistiske mål vil bare resultere i svikt i arrangementet som en helhet.

Tidsrelatert

Til slutt bør du angi tidsrammen der du skal oppnå målene dine. Det kan være måneder, uker eller dager, avhengig av størrelsen på arrangementet.

Trinn 2: Sammenlign arrangementet ditt til konkurrentene

Nå som du har etablert SMARTe mål, kan du begynne å se på konkurrerende arrangementer. Resultatene deres vil gi deg en indikasjon på hvor godt det gikk for deg i sammenligning.

Det er viktig å se på hendelser som ligner ditt arrangement så mye som mulig. Ikke sammenlign epler med appelsiner. Hvis arrangementet ditt er en liten lokal musikkfestival, må du ikke sammenligne den med Glastonbury.

Trinn 3: Gjør observasjoner under arrangementet

En av dine hovedoppgaver under selve arrangementet er å bare se og lytte. Gjør observasjoner om hvor bra det går. Koser gjestene seg? Strever ditt team?

Bruk telefonen eller en notatblokk til å skrive ned observasjoner på dagen. Dette vil hjelpe deg å huske hva som skjedde mer nøyaktig.

Hvis det skjer en dårlig ting på dagen, kan du glemme alle de positive tingene som skjedde før dette… eller omvendt.

Trinn 4: Spør gjestene om tilbakemelding på stedet

Ikke vær redd for å spørre dine gjester hva de tenker på dagen for arrangementet. Du kan spørre dem direkte og notere deres tilbakemelding.

Men en mer morsom måte å få tilbakemelding på dagen, er å gjøre det til en del av arrangementet. Du kan for eksempel tilby gjester en swag bag hvis de gir tilbakemelding på eventappen.

Du kan også gjøre det interaktivt ved å sette opp to søppeldunker ved utgangen. Be dine gjester kaste søppel i en av dem hvis de likte arrangementet eller i den andre hvis de ikke likte det.

Trinn 5: Send spørreundersøkelser for tilbakemelding etter arrangementet

Det er viktig å samle så mye tilbakemelding som mulig. Derfor anbefaler vi at du ikke bare samler tilbakemelding på dagen, men også etterpå.

Det finnes en rekke elektroniske undersøkelsesverktøy (som Survey Monkey) du kan bruke til det formålet. De vil gjøre det raskt og enkelt å lage et tilbakemeldingsskjema.

Alternativt kan du også lage ditt eget tilbakemeldingsskjema og sende det til dine gjester. Si takk for deres deltakelse og forklar hvorfor deres tilbakemelding er viktig for deg.

Spør deretter dine gjester om å rangere hver del av arrangementet fra 1 til 5 eller fra 1 til 10:

• Arrangementet som en helhet
• Sted og fasiliteter
• Mat og drikke
• Talere and underholdere
• Hvor sannsynlig de er å anbefale arrangementet

Du bør også legge igjen plass til gjestene for å skrive ytterligere kommentarer.

Tips: For eksempler på tilbakemeldingsspørsmål for et arrangement, ta en titt på denne guiden.

Trinn 6: Samle presseklipp og media mentions

Hvis du har gjort en riktig medieoppsøking, kan du forvente mentions i pressen.

En god måte å følge med på media mentions er å sette opp en Google Alert med navnet på ditt arrangement.

Du bør også holde styr på mentions på sosiale medier, da disse er sannsynlig å være tallrike.

Trinn 7: Se på engasjement på sosiale medier

Hver plattform på sosiale medier vil ha et innsiktsverktøy som gir deg verdifulle data.

Du kan bruke disse verktøyene til å beregne dine:

• Likerklikk
• Kommentarer
• Shares
• Mentions
• Følgere

Men sannsynligheten er at du kommer til å være på flere forskjellige plattformer. Heldigvis kan du bruke et sosialt mediaovervåkingsverktøy som Hootsuite for å samle alle dataene.

Tallene vil selvfølgelig bare fortelle en del av historien.

Du kan være interessert i de spesifikke tingene folk sier om arrangementet ditt på sosiale medier. Til det formålet bør du bruke et verktøy som Spezify.

Trinn 8: Tell hvor mange mennesker som deltok

Mentions på sosiale medier er ok, men virkelige hoder på arrangementet ditt er bedre. Du bør ha et billettsystem som lar deg telle deltakere.

En god billettplatform vil også fortelle deg:

• Hvordan dine gjester fant ut om arrangementet ditt
• Den foretrukne betalingsmåten til dine gjester
• Hvordan og når de sjekket inn

Det skal også kunne fortelle deg hvor mange som registrerte men ikke deltok. På den måten kan du følge opp med personer som ikke deltok individuelt.

Trinn 9: Se på ditt eventbudsjett

Det handler om pengene. I det minste, i de fleste tilfeller.

Du har allerede opprettet et budsjett før arrangementet. Nå er det på tide å se hvor godt du overholdte det (og om du har fortjeneste).

Tell alle dine utgifter knyttet til lokalet, utstyret, catering, og så videre. Deretter beregner du hvor mye penger du har tjent fra billettsalget.

Trekk utgifter fra inntekter… og voila!

Du bør også notere eventuelle spesielle avtaler du har med leverandørene. Hvis du ikke har gjort det, så se om det er noe du kan gjøre for å lage en avtale for neste arrangement.

Trinn 10: Hold en debriefing med ditt eventteam

Dine gjesters og eventsponsorers meninger er ikke de eneste meningene du bør bry deg om. Husk å lytte på ditt eventteam også.

Det er alltid en god ide å holde et debrief-møte etter at alt er slutt. Spør alle hva de følte gikk bra og hva som kunne gå jevnere neste gang.

Du bør også få noen uttalelser fra noen talere eller underholdere som utførte på arrangementet. De kan bli gode uttalelser på sosiale medier.

For å oppsummere

Nå vet du hvorfor du trenger en guide for å evaluere arrangementer. Det er mye å tenke på!

For å oppsummere, her er hva du trenger å gjøre:

• Bruke SMARTe mål
• Sammenligne arrangementet ditt med relevante konkurrenter
• Gjøre observasjoner under arrangementet
• Be om tilbakemelding fra dine gjester på dagen
• Følge opp med en spørreundersøkelse for tilbakemelding
• Se etter for media mentions
• Analysere data på sosiale medier
• Beregne hvor mange som deltok
• Telle tallene på eventbudsjettet
• Få tilbakemelding fra ditt team

Merk alle disse boksene, og du vil få en detaljert analyse av hvor godt arrangementet ditt gikk.

Lykke til med arrangementsevalueringen!