Med mindre du er en blekksprut, trenger du et ekstra par hender for å hjelpe deg med å organisere et vellykket event. Et godt eventteam er en uvurderlig ressurs for deg som er eventplanlegger.
Men hvordan vet du hvor godt teamet ditt presterer? Ved å utarbeide en måte å evaluere ytelsen på, slik vil du vite hva som fungerer og hva som ikke gjør det.
Les videre for å lære om hvordan du definerer kriterier for suksess for events og å måle teamets prestasjon mot dem.
1. Definer kriteriene for et eventteams suskess
Før du kan evaluere teamet ditt, eller eventet som helhet for øvrig, må du definere hva kriteriene dine for suksess er. Ellers har du ingenting å måle ytelsen din opp mot.
Dine kriterier for suksess kan være:
- Solgte biletter
- Økte midler
- Engasjement i sosiale medier
- Tilbakemelding fra eventundersøkelse
- Evalueringsskjema for teamet
Uansett hvilke kriterier du bestemmer deg for, sørg for at du bruker de til å etablere en klar grunnlinje. På den måten vet både du og teamet ditt hva som forventes.
Tips: Les vår guide om evaluering av events for å hjelpe deg med å utarbeide dine kriterier.
2. Bruk KPIs for ditt eventteam
Hvis du organiserer et stort event som involverer et proporsjonalt stort personale, vil du kanskje vurdere å bruke KPI (key performance indicators) for å evaluere teammedlemmene dine.
Teammedlemmers KPIs kan hjelpe deg med…
- Å finne ut hvem som gjør det meste (og minste) av arbeidet
- Å forstå hvilke oppgaver medlemmene finner utfordrende
- Å skape åpenhet og innsyn i eventteamet
- Å øke alles produktivitet
Noen ledere oppfatter evaluering av teammedlemmer som bortkastet tid, mens andre sverger ved dem. Det avhenger av din tilnærming til å administrere ditt eventteam.
Her er noen av faktorene du kan bruke til å evaluere eventteamet ditt:
- Tilstedeværelse(å komme for sent, gå tidlig og sykefravær)
- Hjelpsomhet (hvilke medlemmer blir sett av de andre som mest nyttige/hjelpsomme)
- Effektivitet (hvor fortkan de utføre oppgavene sine)
- Initiativ (hvor ofte tar medlemmer eierskap og bidrar med ideer)
- Kvalitet(hvor godt utfører medlemmene sine oppgaver)
Når du vurderer hvert teammedlems prestasjon og ytelse, husk å se opp for positive eller negative uteliggere.
Positive uteliggere viser at teammedlemmet gjør noe ekstraordinært som resten av teamet også kan dra nytte av å gjøre.
Omvendt, indikerer negative uteliggere at et individuelt teammedlem sliter. Det reduserer produktiviteten til det enkelte medlemmet i beste fall, og gjør hele laget mindre effektivt i verste fall.
Tips:Bruk denne ressursen fo å hjelpe deg med å utarbeide KPIs for ditt eventteam.
3. Noter ned observasjoner under eventet
Du bør gjøre observasjoner om hva som skjer under eventet. Det vil utvilsomt være en travel dag, så det kan være nyttig å faktisk skrive ned det du observerer.
Når støvet har lagt seg igjen, kan du se gjennom notatene dine. De vil være et utmerket kvalitativt tillegg til tallene du bruker til å måle eventets suksess.
4. Be om tilbakemelding fra gjestene på dagen
Du kan også supplere evalueringsdataene dine med tilbakemeldinger på dagen. Det kan ikke skade å spørre gjestene dine om de føler at de ble godt tatt vare på av teamet ditt.
Faktisk kan du oppmuntre gjester til å vurdere eventet online og nevne eksepsjonelle teammedlemmer med navn.
5. Spør gjester i en undersøkelse etter eventet
En undersøkelse etter eventet er et utmerket verktøy for å hjelpe deg med å forbedre fremtidige events. Du kan bruke den til å måle hva gjestene tenkte om lokalet, underholdningen, maten og teamet ditt.
Du kan inkludere både åpne spørsmål og flervalgsspørsmål om teamets ytelse i undersøkelsen etter eventet.
Tips:Les vår guide til gratis eventundersøkelsesverktøy du kan bruke til å samle tilbakemeldinger.
6. Inkluder online data
Hvis teamet ditt hjelper deg med e-postkampanjer og sosiale medier, kan du også bruke suksessen til disse tiltakene for å måle teamets ytelse.
For eksempel, hvis et teammedlem har i oppgave å besvare spørsmål fra følgere på sosiale medier, kan du telle opp antall svar de har skrevet til potensielle gjester.
Tips:Les om hvilke numre du skal se etter når du måler din suksess på Internet.
7. Debrief teamet etter eventet
Det er god praksis å holde en debriefing med teamet ditt etter eventet. Det gir deg muligheten til å gjennomgå målene for eventet og se om du har oppnådd dem.
Det vil også gi deg mulighet til å ta opp eventuelle kritiske utfordringer som en gruppe. Bruk debriefing til å brainstorme eventuelle mulige løsninger på utfordringer du har opplevd før og under eventet.
Tips:Les om hvordan du debriefer ditt eventteam etter eventet.
8. Snakk med hvert medlem individuelt
Ikke alle er komfortable med å snakke foran en gruppe, spesielt hvis det gjelder personlige problemer eller kritikk av andre teammedlemmer.
Hvis du organiserer et mindre event, bør du vurdere å debriefe hvert teammedlem individuelt. Det gir deg mye mer innsikt inn i hvordan de opplevde eventet.
Tips:Kanskje du kan bruke noen av disse spørsmålene for prestasjonsevaluering for å finne inspirasjon.
9. Vurder ditt eget nivå av engasjement
Som eventarrangør og teamleder er det avgjørende at du vurderer din egen ytelse. Du er skipets kaptein. Uten deg vil det synke.
Det er mange måter man kan mislykkes som leder, selv når du har de beste hensikter.
En av dem er å bli så involvert i granulære oppgaver at du mister oversikten over det store bildet. Omvendt kan du også bli så løsrevet fra teamet ditt at du blir utilgjengelig.
Ta deg tid til å reflektere over ditt eget engasjement i teamet. Og vær ikke redd for å spørre teamet ditt om å gi deg tilbakemelding på resultatene dine som eventleder.
Tips:Les om hvordan du kan vurdere deg selv som leder.
10. Vurder eksterne faktorer
Når du vurderer ditt eventteam, bør du også faktorere inn alle tingene som er utenfor teamets kontroll.
Du kan måle hvor godt laget ditt presterer i online markedsføring for eventet, men du kan ikke forutsi virkningen av konkurrerende events som markedsføres samtidig.
På samme måte kan du måle hvor godt teamet ditt serverer gjestene på et utendørs event, men du kan ikke forutsi plutselige værendringer som påvirker jobben deres.
11. Analyser alt
Når du har sett på alle tallene, debriefed teamet, og samlet tilbakemelding fra deltakerne, er det på tide å legge alt sammen.
Nå burde du ha følgende måter å evaluere ditt teams prestasjon og ytelse på:
- Kriterier for suksess for eventet
- Eventteam KPIs
- Personlige observasjoner gjort under eventet
- Tilbakemelding på stedet fra deltagerne
- Resultater fra en undersøkelse etter eventet
- Online data
- Forslag fra team-debriefing
- Informasjon fra individuelle samtaler med teamets medlemmer
- Tilbakemeldinger på din rolle som eventleder
- Eventuelle eksterne faktorer utenfor din kontroll
Det er opp til deg om du skal gå for kvalitative eller kvantitative data når du vurderer ditt teams ytelse. Hvis du er i tvil, bruk en blanding av begge for å få et mer detaljert bilde.
Planlegg neste event
Nå som du har evaluert eventteamet ditt, er det på tide å planlegge neste event. Forhåpentligvis har du mye ny og verdifull innsikt som kan hjelpe deg med forberedelsene.
Lykke til, og ikke nøl med å dele dine forslag med oss i kommentarene nedenfor.
