Hvordan finne riktig programvare for eventledelse som passer dine behov

Å finne riktig programvare for eventledelse kan være vanskelig med så mange tilgjengelige alternativer.

Vi har gode nyheter: Du trenger ikke å bruke timer på å lete gjennom Google-søk.. Vi har satt sammen denne enkle guiden om hvordan du finner den rette applikasjonen for dine behov.

Spørsmål du bør stille deg selv

Før du i det hele tatt begynner å se på de forskjellige tilgjengelige alternativene, bør du stille deg selv disse spørsmålene:

1. Hva ønsker du at programvaren for eventledelse skal gjøre?

Det er 2019, så det er absolutt ingen mangel på kule eventledelses verktøy der ute.

Å ha en klar idé om hva du vil at programvaren skal gjøre før du begynner å lete, vil hjelpe deg med å begrense mulighetene dine.

Her er noen ideer for å komme i gang:

• Billettsalg: Ønsker du å selge billetter på nett og å se en oppdatert salgsanalyse?
• Prosjektledelse: Noen programvarer tilbyr en ende-til-ende løsning for å administrere alle aspekter av eventet ditt i ett verktøy.
• Online event registrering: Deltagerne kan registrere seg på nettet, med informasjon registrert direkte i databasen.
• Databasebehandling: Trenger du et CRM-system (Kunderelasjonshåndtering) som gir deg detaljert oversikt over deltagere og lar deg kommunisere med dem?
• Markedsførings verktøy: Opprett landingssider for elektronisk registrering og gjennomføring markedsføring på e-post og sosiale medier.
• Team eller personal koordinasjon: Spor hvem som gjør hva.
• Rapportering: Kjør analyse på ting som billettsalgs demografi, mest effektive markedsføringskanaler og utgifter.
• Undersøkelser: spør kunder for å finne ut hva de likte og ikke likte med eventet, for å hjelpe deg med fremtidig planlegging.
• Budsjettadministrasjon: Spor alle pengene dine og hold et øye på utgifter Få en nøyaktig avkastning i gjennom hele eventet.

Du vil kanskje lage en liste over dine behov og ønsker: Hva er det absolutt nødvendig at programvaren kan gjøre (obligatoriske funksjoner) og hva er det som ville vært hyggelig å ha. Dette vil hjelpe deg med å prioritere programvare for eventledelse i henhold til dine spesifikke behov.

Hvis du ikke er helt sikker på dette ennå, trenger du ikke bekymre deg.

Når du begynner å utforske forskjellige applikasjoner, vil du få en idé om de ulike funksjonene som er tilgjengelige. Kanskje du finner noe du ikke engang visste eksisterte.

2. Hvor mye vil du betale?

Det er ikke noe konsistent svar når det gjelder «riktig» pris på programvare for eventledelse. Det er en god idé å finne ut hvor mye du er villig til å betale før du begynner å se på alternativene dine.

Noen programvare verktøy for eventledelse er abonnementsbasert, mens andre bruker en betal-per-registrering modell. Prisene for disse kan variere kraftig. De dyrere verktøyene tilbyr generelt mer når det gjelder funksjoner og brukervennlighet.

Hvis du bare leter etter gratis programvare for eventledelse, er det mange verktøy som vil holde deg opptatt. Disse kan hjelpe deg med å håndtere ting før du er klar til å bytte over til en betalt modell.

Tips: Her er en detaljert oversikt over de ulike betalingsalternativene.

3. Hvor mange personer kommer til å bruke programvaren?

Hvis du er en enkeltperson eller et lite firma, kan det hende at det ikke er fornuftig å bruke programvare som henvender seg til en stor bedrift med mange bevegelige deler.

På samme måte, hvis programvaren skal inkludere klientregistreringer eller billettsalg, må den kunne håndtere den riktige mengden av mennesker.

Tips: Her er en fantastisk guide som går gjennom de viktigste spørsmålene å stille når du skal velge riktig verktøy for eventledelse.

Slik oppdager du raskt programvare for eventledelse

Internett er en fantastisk ting, er du ikke enig?

Men, for nå kan du glemme å søke i timesvis på Google.

Gå rett til «Event Management» -siden på SoftwareAdvice. Her finner du en omfattende liste over haugevis av programvare for eventledelse. Vær så god!

For hvert verktøy kan du finne ut følgende informasjon uten å måtte klikke videre:

• Et kort utdrag om programvaren
• En idé om prisen (vist i dollar)
• Plattformene den er kompatibel med
• Hvilken størrelse av bedrift den passer for (liten / medium / stor)
• Stjerneklassifisering med en lenke til anmeldelser

Herfra kan du gjøre en av to ting:

1. Les gjennom alle de forskjellige oppføringene og noter ned det som skiller seg ut. (Det var 75 oppføringer på tidspunktet for skriving, så det kan ta litt tid å gå gjennom dem alle.)
2. Bruk de praktiske filtrene øverst for å kutte ut all programvare for eventledelse som definitivt ikke passer dine behov. Du kan filtrere etter pris, vurdering, størrelse og bransje.

Selvfølgelig er ikke SoftwareAdvice det eneste stedet å finne en søkbar liste over programvare for eventledelse. Her er noen andre du kan prøve:

• Capterra
• EventMB
• GetApp
• G2 Crowd

Alle disse tilbyr en god måte å oppdage, sortere og filtrere gjennom relevant programvare.

Hvordan evaluere programvare for eventledelse

Til slutt vil du ende opp med en liste over programvare som passer til dine grunnleggende krav. Men hvordan begrenser du dette videre? Ved å se på:

Funksjoner og egenskaper

Programvare for eventledelse kan variere drastisk når et gelder hvilke funksjoner den tilbyr. Gratis programvare for eventledelse vil trolig ha mer begrensede funksjoner enn noe du faktisk betaler en god del penger for.

Du burde ha «må ha» listen din lett tilgjengelig for å objektivt kunne bestemme hvilken programvare som passer best. Trenger du egentlig de prangende tilleggene som tilbys?

Selv om et stykke programvare kan høres veldig kult ut, er det ikke noe poeng i å betale for funksjoner du sannsynligvis ikke kommer til å bruke.

Tips: Ta en titt på denne guiden for å hjelpe deg med å vurdere hvilke funksjoner som kan være nyttige.

Rykte

Du ville ikke laget reservasjoner med et hotell uten å lese noen anmeldelser først. Det samme gjelder når du skal kjøpe programvare for eventledelse.

Bare fordi noe ser bra ut på papiret, betyr det ikke nødvendigvis at det er sant. Finn ut hvilke erfaringer andre eventarrangører har hatt.

Brukervennlighet

Det er ikke noe poeng i å investere penger i noe som kommer til å være vanskelig, irriterende, eller rett og slett umulig å bruke.

Du vil at programvaren skal være enkel å forstå for alle i teamet ditt. Dette betyr at din valgte programvare burde:

• Være enkel å lære
• Være lett å navigere
• Lastes inn raskt (for eksempel når du skifter mellom menyer)
• Presentere data og statistikk i en lett fordøyelig format
• … og så videre

Å lese noen av erfaringene andre brukere har hatt (se «Rykte») vil ofte gi deg et klart bilde av hvor enkel programvaren er å bruke.

Heldigvis er det mange anmeldelser og vurderinger der ute, som gjør livet litt enklere (eller i hvert fall valget om programvare).

Tips: Sjekk ut denne flotte sammenligningen av de 10 beste verktøyene for eventledelse.

Er det en gratis prøveversjon?

Noen selskaper som Cvent og EventMobi gir deg en gratis prøveversjon, slik at du kan teste ut deres online programvare for eventledelse før du forplikter deg.

Dette er et flott alternativ, spesielt hvis du har problemer med å velge mellom et par ulike verktøy. En prøveperiode varer vanligvis bare 2-4 uker, så sørg for at du får mest mulig ut av det.

Tips: Lær mer om nøkkelfaktorene du bør holde øye med.

Fant du det du lette etter?

Forhåpentligvis har denne guiden gitt deg en hjelpende hånd når det gjelder å lete etter riktig programvare for eventledelse.

Det kan ta litt tid, og både prøving og feiling før du finner det perfekte programmet. Men når du endelig finner det, blir det å holde events mye enklere og langt morsommere.

Lykke til!