by Som eventarrangør eller planlegger, vil du ofte trenge å vite hvordan du kan finne frivillige til et event. Spesielt hvis du arrangerer et veldedighetsevent.
Denne guden vil hjelpe deg med å…
- Definere hva du trenger frivillige til
- Lage roller for dine frivillige
- Gi insentiv for å bli frivillig
- Finne potensielle kandidater
- Rekruttere de riktige frivillige for ditt event
Når vi når slutten vil du vite akkurat hvordan du skal definere dine frivilliges roller og hvordan du skal finne riktige folk til å fylle dem.
Billetto er en billettplattform som hjelper deg med å styre, promotere og holde eventer. Opprett en event-side og selg billetter på 5 minutter.
OPPRETT EVENT >>
1. Definer kravene for ditt event
Det første trinnet på stigen i rekrutteringsprosessen for frivillige til ditt event er å avgjøre hvorfor du trenger dem. Under planleggingsstadiet for eventet bør du skrive en liste over oppgaver som må gjøres.
Når du vet hva som må gjøres, vil du ha fått en ide om hvilke ferdigheter som kreves for de bestemte oppgavene. Med det i tankene vil du være i bedre stand til å finne frivillige med akkurat den typen erfaring du trenger.
Eventfrivillige kan hjelpe deg med mange ting, inkludert …
- Planlegge selve eventet
- Promotering og markedsføring
- Ta billetter og ønske velkommen
- Gi veibeskrivelser under eventet
- Servering av mat og drikke
- Ta seg av underholdere eller forelesere
- Rengjøring etter eventet
Men, praktiske ferdigheter er kanskje ikke alt du trenger. Kanskje ditt event krever spesifikke personlighetstrekk, for eksempel munterhet eller å ha en god sans for humor.
Det kan også være at du vil trenge frivillige med bestemte fysiske egenskaper. Dersom de skal løfte tunge esker, vil du se etter noen som har den nødvendige styrken og som har litt utholdenhet.
Lag en liste over ønskelige personlighetstrekk du vil at dine eventfrivillige skal ha.
Tips:Les våre guider om hvordan du planlegger et event og hva som skal gjøres på dagen for å sette opp en liste over oppgaver og krav.
2. Rådfør deg med eventets interessenter
Det er en god ide å rekruttere frivillige til ditt event, men det er viktig at alle som er involvert er på samme side. Fortell teamet ditt om potensielle strategier for rekruttering av frivillige.
Dersom du ikke planlegger eventet alene, vil du kanskje rådføre deg med andre interessenter som er involvert i eventet (for eksempel sponsorer) før du rekrutterer frivillige.
Tips:Les om hvordan du forhandler med interessenter dersom du forventer motstand for ideen om å rekruttere eventfrivillige.
3. Lag roller for dine eventfrivillige
Når du har en liste over oppgaver som må gjøres, relatert til eventet, er det på tide å utarbeide noen roller for dine potensielle eventfrivillige.
Se over hvilke oppgaver som kan grupperes sammen, slik at du vet hvilke frivillige som kan være ansvarlige for hvilke oppgaver. Tenk deg at du oppretter avdelinger for et selskap (noe du egentlig gjør).
Her er en liste over mulige event-avdelinger du kan opprette:
- Rengjøring
- Konsesjoner
- Ordensvakt («Crowd control»)
- Kundeservice
- Logistikk
- Markedsføring
- Merchandise
- Billettsystem
- Trafikk
Når du har en liste over avdelinger som håndterer spesifikke oppgaver, kan du begynne å segmentere disse avdelingene inn i individuelle roller.
Din markedsføringsavdeling kan, for eksempel, bestå av en person med ansvar for sosiale medier, en for flygeblad og en for eventkalendere.
Når du har definert de enkelte rollene i hver avdeling, kan du begynne å skrive en stillingsbeskrivelse for hver av dem.
Stillingsbeskrivelsen din burde inkludere, men ikke være begrenset til, følgende:
- Arbeidsoppgaver eller ansvar
- Frister
- Mål
- Ferdigheter
- Erfaring
- Kunnskap
- Fysiske egenskaper
- Personlighetstrekk
Forsøk å gjøre stillingsbeskrivelsen så detaljert som mulig. På den måten vil du unngå søkere som har missforståt det du leter etter.
Tips:Les om hvordan du skriver en flott stillingsbeskrivelse for frivillige.
4. Gi insentiv for å bli frivillig
Frivillig betyr som oftest å jobbe ubetalt, noe som betyr at du må komme opp med andre former for insentiv for å gjøre det til et attraktivt forslag. Du må tenke frem kreative måter du kan bruke til å rekruttere frivillige.
Her er en liste over mulige insentiver du kan gi dine frivillige:
- Fri tilgang til eventet
- Backstage-pass
- Mat og drikke
- Rabatter på produkter eler tjenester
- Arbeidserfaring
- Anbefalingsbrev
Det du bruker som Insentiv bør ikke bare være noe som er lett for deg å leve uten. Det burde ha en reell verdi for de potensielle frivillige.
Tenk på det som en form for lønn. Du ville ikke gjort jobben gratis, så hvorfor skal de? Det du bruker som insentiv bør være verdt like mye som eller mer enn tiden og arbeidet de legger i sitt frivillige arbeid.
Tips:Sjekk ut dissefantastiske insentivene for eventfrivillige for å hjelpe deg med å bestemme deg.
5. Finn potensielle eventfrivillige
Du vet hva som må gjøres, hvem som kan gjøre det, og hvadu vil tilby i gjengjeld. Så langt, så vel. Nå må du finne de faktiske frivillige for ditt event.
Bruk dine eksisterende kanaler
Det første du kan gjøre er å bruke dine eksisterene kanaler for å annonsere mulighetene for å være frivillig. Publiser på sosiale medier, send ut varsel gjennom epostlisten din og spør ditt personlige nettverk.
Tips:Les om hvordan du markedsfører dine roller for frivillige på nettet.
Spør andre organisasjoner
En god kilde til å finne frivillige er å spørre andre organisasjoner som også bruker de i sitt arbeid. Det er store sjanser for at de vil ha gode kandidater allerede i sine systemer de kan dele med deg.
Tips:Veldedighetsorganisasjoner som Cancer Research UK og British Heart Foundation bruker frivillige for sine events
Søk etter frivillige i dedikerte databaser
Du kan også søke i eksisterende databaser, for å finne personer som allerede har meldt seg opp som frivillige. De leter bare etter den rette muligheten.
Tips:Se på databaser for frivillige som SignUp.com for å finne kandidater til ditt event.
La de finne deg
Du kan også føre opp organisasjonen eller eventet ditt på sider og forum som hjelper frivillige å finne ulike muligheter. Bare sørg for at ditt event eller din sak er verdig (se 4).
Tips: Oppgi din mulighet på Do-it.orgfor å bli lagt merke til.
6. Rekruttering av eventfrivillige
Når du har funnet en kilde til potensielle kandidater for rollene du skal fylle, er det på tide å forhåndskvalifisere, intervjue og deretter rekruttere de beste.
Forhåndskvalifisere
Dersom du mottar mange applikasjoner eller søknader, kan du skille ut kandidater som ikke vil være passende ved hjelp av et spørreskjema.
Bruk spørreskjemaet til å spørre dem om deres ferdigheter, interesser og grunner for å drive frivillig arbeid. Dette kan også hjelpe deg med å tildele bestemte roller før du tar de inn til ett intervju.
Intervju
Hvis eventet ditt er relativt lite, bør du ta deg tid til å intervjue hver frivillige personlig. Alternativt kan du sette opp et Skype-anrop med dem hvis de ikke oppholder seg i nærheten.
Et intervju annsikt til annsikt vil gi deg en mye bedre ide om hvem de er som person, og om du vil ha de på ditt eventfrivillige team.
Rekruttere
Når du har shortlistet de beste kandidatene, er det på tide å rekruttere dem. Les om rekrutteringsprosessen for frivillige for å hjelpe deg med å fullføre ditt søk.
https://www.youtube.com/watch?v=9z_z60pnDx4
Billetto er en billettplattform som hjelper deg med å styre, promotere og holde eventer. Opprett en event-side og selg billetter på 5 minutter.
OPPRETT EVENT >>
Fant du noen frivillige?
Forhåpentligvis har denne guiden hjulpet deg i innsatsen med å finne og rekruttere frivillige. Du bør nå ha et utmerket team som er klare til å hjelpe deg med ditt event.
Nå må du bare vite hvordan du skal lede et team med frivillige, noe vi snart også vil dekke her på bloggen.
Hold deg oppdatert for mer!
Legg igjen en kommentar