Slik planlegger du et veldedighetsarrangement: 10 viktige trinn

Hvordan planlegge et veldedighetsarrangement er noe vi får mange spørsmål om. Hva er det som gjør veldedighetsarrangement så utfordrende?

Veldedighetsarrangørene må tenke på alle de samme tingene som andre arrangører … og litt til.

Ikke bare må du tenke på budsjettbegrensninger og innsamlingsmål. Du må også sørge for at alt og alle innretter seg med hverandre.

Dessverre er det ofte ikke nok å be folk om å donere til en veldedig sak. De ønsker en opplevelse, å bli sett, og å føle seg spesielle.

I denne artikkelen lærer du hvordan du:

• Formuler arrangementets formål
• Setter ett konkret mål
• Lag et realistisk budsjett
• Finn målgruppen din
• Lag et tema som resonerer med dem
• Finn sted og leverandører som passer med temaet
• Sett sammen et team av medarbeidere og sponsorer/frivillige
• Bestem hvordan du vil ta imot donasjoner

Det er mye å huske på, så la oss hoppe rett i det!

1. Definer formålet med arrangementet ditt

Begynn med å definere ett eller flere mål. Din innsats vil bli mye mer fokusert hvis du begynner med å formulere formålet med arrangementet.

Et åpenbart mål for de fleste veldedighetsarrangement er å samle inn penger til en god sak. Men det kan også være å øke bevisstheten hod folk og nå nye mennesker.

2. Lag en oversiktlig målsetting

Når du har avgjort hva som er formålet med arrangementet må du lage en oversiktlig målsetting. Avhengig av formålet, kan dette målet være relatert til:

• Innsamlede midler
• Solgte biletter
• Nye medlemmer
• Samarbeid opprettet
• Sponsor sikret
• Opplysning og bevissthet spredt

Den viktigste er å være SMART med målsettingen din. På den måten vil du få vite om arrangementet ditt ble en suksess eller ikke.

SMART mål er:

• Spesifikt
• Målbart
• Alle kan oppnå det
• Realistisk
• Til tiden

Til slutt er det lurt å lage en tidslinje for planleggingen av arrangementet, og for å nå målene dine.

3. Lag et realistisk budsjett

Dette er den delen hvor vi legger til klichéet at «man må bruke penger for å tjene penger» — fordi det faktisk er sant!

Regnearket med budsjettet for veldedighetsarrangementet ditt vil være et levende dokument. Du bør begynne med et grovt estimat, som blir stadig mer spesifikt etter hvert som arrangementet utvikler seg.

Et budsjett vil hjelpe deg å forstå hvor mye penger du må sette av til:

• Underholdning
• Mat og drikke
• Markedsføring
• Sikkerhet
• Ansatte
• Transport
• Strøm/vann/renovasjon og kommunale avgifter
• Leverandører
• Lokale/arena

Det er viktig å ha en buffer i tilfelle uforutsette utgifter.

Les hvordan du minimerer kostnadene dine her.

4. Bestem deg for en målgruppe

Du bør bestemme deg for hvem arrangementet er rettet mot. Målgruppen for arrangementet ditt er viktig å vite fordi det vil påvirke mange andre beslutninger du gjør.

Noen av faktorene du bør ta hensyn til er alder, kjønn, bakgrunn, yrke og personlige interesser.

Når du vet hvem målgruppen din er, vet du…

• Hvilket arrangementstema vil appellere til dem
• Hvordan markedsføre hendelsen til dem
• Hvilke sponsorer som vil være en god «fit» for arrangementet
• Hva slags underholdning du bør skaffe

Henvend deg til publikum hver gang du er i tvil om noe som er relatert til arrangementet ditt.

5. Sett sammen et team

Mange hender gjøre arbeidet lett, så du bør ha et team til å hjelpe deg med logistikken. Hvis mulig, prøv å sett sammen en vertskomité av lokale kjendiser eller rike givere til å lede an.

6. Bestem deg for et arrangementstema

Temaet for veldedighetsarrangementet ditt vil være en av de viktigste faktorene som får folk til å registrere seg og delta. Bestem deg for et tema, basert på hva saken din handler om og hvilket publikum du ønsker å nå.

Tom for ideer?

Husk at et veldedighetsarrangement fortsatt er et arrangement, bare med et veldedig element. Bruk andre arrangementer for inspirasjon og se om du for eksempel kan samarbeide med dem.

Her er noen ideer som kan hjelpe deg med å komme i gang:

• Kveldsarrangement for single
• 5K løp i byen
• Kostymeparty/Karneval
• Konsert med live musikk
• Humorkveld

Temaet vil ha en innvirkning på både budsjettet ditt og valg av sted, så det krever mye tenkearbeid og planlegging.

7. Finn lokalet/stedet for arrangementet ditt

Når du har funnet tema, er det tid for å finne et sted for arrangementet. Lokalet bør være i stand til å romme antall personer du forventer skal delta, men det må også matche budsjettet.

Ikke vær redd for å bruke det faktum at du organiserer et veldedighetsarrangement når du forhandler om lokaliteter. Du vil bli overrasket over hvor mange som er villige til å gi deg et avslag i prisen — hvis ikke de rett og slett lar deg holde arrangementet gratis.

Finn ut…

• Hvor mye det vil koste
• Hva som er inkludert i prisen
• Hvor mange mennesker lokalet kan romme
• Om du kan få et avslag eller ikke

Husk at lokalet ikke behøver å være tradisjonelt, det må bare være hensiktsmessig og passende. Du kan godt holde en humorkveld i en gammel hangar på en flyplass, så lenge det finnes sitteplasser og et lydanlegg.

8. Kontakt sponsorer

Målet for veldedighetsarrangementet er jo å samle inn midler. Mesteparten vil komme fra deltakerne.

Men det er jo ingen grunn til at du ikke skal få med noen sponsorer på dette også.

Når du har et mål, et budsjett, et team, et tema og et lokale/sted, kan du nærme potensielle partnere.

Find businesses that align with your cause and who want to reach your target audience. Et godt sted å begynne er med bedrifter som allerede sponser veldedige arrangementer i lokalområdet ditt.

Les mer om hvordan du kan få sponsorer til veldedighetsarrangementet ditt her.

9. Finn ut hvordan du vil akseptere donasjoner

Det er mange måter du kan godta donasjoner på, på et veldedighetsarrangement. Du kan fokusere på å fremme en måte å donere på, eller gi folk flere alternativer å velge mellom.

Her er noen av måtene du kan ta imot donasjoner på:

• Bilettsalg
• Salg av merchandise
• «SMS for Donasjoner»
• Loddsalg/Tombola

Du bør finne ett bilettsystem som er brukervennlig og fungerer på alle enheter. Gjør det så enkelt som mulig for folk å registrere seg for arrangementet ditt.

10. Velg leverandører

Hvis du har bestemt deg for et middagsselskap eller lignende, må du finne noen leverandører. Bruk temaet for arrangement ditt og målgruppen til å veilede innsatsen din her.

Noen leverandører du kanskje trenger for arrangementet ditt kan være:

• Selskapsmat/Catering
• Fotografer
• Media planleggere
• Utleie av utstyr

Akkurat som med lokaliteter, se om du kan få rabatter eller avslag fra leverandører og samarbeidspartnere. Se om du kan sikre deg noen leverandører som tidligere har jobbet med veldedige organisasjoner.

CharityComms har en flott katalog over veldedighetsvennlige leverandører.

Og til slutt…

… må du «sy» alt sammen til et arrangement. Nå bør du ha…

• Målbare innsamlingsmål
• Et realistisk budsjett for arrangementet ditt
• Målgruppe
• Et tema for arrangementet
• Lokaler og underholdning
• Team og sponsorer
• Leverandører og billettering

Du må sørge for at alle jobber sammen og at alt går bra. Lag en planløsning av arrangementet og gå gjennom logistikken noen ganger i forveien.

Kommuniser tydelig med teamet ditt, dine sponsorer, lokalet/stedet og leverandørene. Alltid ha en plan B hvis noe går galt i siste øyeblikk. Alltid….

Lykke til med veldedighetsarrangementet ditt. Gi oss en beskjed i kommentarfeltet om du har noe å legge til i listen vår!