Opplæring og ledelse av eventfrivillige: 10 viktige punkter

Hvis du leser dette, har du lykkes med å rekruttere noen frivillige til eventet ditt!

Nå er det på tide å lære hvordan du trener og leder dine eventfrivillige.

Denne guiden vil gå gjennom hvordan du skal …

• Innføre og trene dine frivillige
• Kommunisere tydelig og effektivt
• Danne underavdelinger og utnevne teamledere
• Holde deg på riktig side av loven
• Opprette reserveplaner for nødsituasjoner eller kriser

Klar til å ta på deg rollen som leder for eventfrivillige?

1. Innføring for dine eventfrivillige

Enten du har klart å rekruttere erfarne frivillige eller helt ferske nybegynnere, bør du gi de en skikkelig innføring.

Innføringsprosessen består blant annet av å …

• Takke de for å være frivillige
• Gi litt bakgrunnsinformasjon om deg (og din organisasjon)
• Gå gjennom de spesifikke målene for eventet
• Forklare hvordan deres rolle er relatert til målene for eventet.
• Beskrive prosedyrene for god kommunikasjon
• Forklare forventningene dine

En god innføringsprosess vil gjøre frivillige glade for at de jobber på eventet ditt. Gjør et godt inntrykk på dem, og de vil prøve å imponere deg i retur.

Tips: Les mer om de beste innføringsprosessene for frivillige.

2. Opprett et orienteringsprogram for eventet

Når du har ønsket velkommen til de frivillige, bør du opprette et orienteringsprogram for eventet som forbereder de i god tid før eventet går av stabelen.

Ting å ta med i ditt events orienteringsprogram:

• Oppførselskode (code of conduct)
• Hva de kan forvente på dagen for eventet
• Hvilke antrekk de kan ha på seg
• Hvor de kan møte teamet
• Når de skal rapportere til lederen sin
• Hvordan holde styr på arbeidstimer
• Hvem de skal kontakte hvis det oppstår et problem
• Hvordan få refusjon for eventuelle utgifter

Du kan gjennomføre dette programmet personlig eller få frivillige til å gå gjennom det på nettet hvis du har et stort antall av dem.

Tips: Les mer om å lage et godt orienteringsprogram for frivillige.

3. Opplæring av dine eventfrivillige

Opplæring er svært viktig når det gjelder å lede dine eventfrivillige. Deres ytelse er sterkt knyttet til kvaliteten på opplæringen du har gitt dem.

Hold et møte (personlig eller på nett) der du går gjennom alle de viktigste detaljene. Oppfordre dine frivillige til å stille så mange spørsmål som nødvendig, på den måten vil det være mindre risiko for forvirring..

Et annet viktig poeng er å sikre at de frivillige blir kjent med hverandre. Det vil få dem til å jobbe mer effektivt som et team på dagen for eventet.

En omfattende opplæringsøkt for frivillige vil inkludere:

• Tidsplanen for eventet
• Tildelte oppgaver (og tidsfrister)
• Hvordan de bruker verktøy du gir dem
• Beredskapsplaner dersom noe går galt
• Hvordan de skal kommunisere med deltagere, leverandører, utøvere og sponsorer
• Hvordan få tilgang til lokalet (inkludert parkering)
• Hvor de får mat til lunsj
• Når de skal ta pauser (og hvor ofte)

Tips:Lær hvordan du skal gi god opplæring til eventfrivillige.

4. Hvordan distribuere dine eventfrivillige

Under screening, intervju, innføring eller opplæringsøkter, bør du ha snust ut hvilke frivillige som vil utføre bestemte oppgaver best.

Noen av dine frivillige kan være innadvendte og omhyggelige. Andre kan være veldig utadvente, men uorganiserte. Fokuser på styrken til hver frivillig, slik at de utfører sine tildelte arbeidsoppgaver godt.

Hvis du er i tvil om hvor du skal plassere bestemte frivillige, gi dem en liten oppgave å begynne med. Deretter kan du vurdere hvor godt de utførte oppgaven og om de bør fortsette eller plasseres et annet sted.

5. Utnevne teamleder(e)

Du bør utnevne en teamleder, uansett om du jobber med et lite lag med ti frivillige eller hundrevis av dem.

Du vil sannsynligvis ha mye på tallerkenen din på dagen for eventet, så det er en god idé å gi de frivillige et annet kontaktpunkt dersom du er for opptatt til å hjelpe dem.

Hvis du har delt dine eventfrivillige i grupper (for eksempel for markedsføring, service, rengjøring osv.), Kan du utnevne en teamleder fra hver avdeling.

Tips: Du bør opprette en egen stillingsbeskrivelse for teamlederen. Se på dette eksemplet fra en musikkfestival for å få en idé om hvordan den skal se ut.

6. Lag et rapporteringssystem

Hvis du organiserer et stort event, for eksempel en konferanse eller en festival, bør du vurdere å opprette et rapporteringssystem for å hjelpe deg med å administrere dine frivillige.

Et godt rapporteringssystem kan hjelpe deg med å organisere tidsplanen for frivillige, oppmøte, oppgavelister og andre faktorer du vil bruke til å evaluere dine frivillige etter eventet.

Tips:Disse gratis administrasjonsverktøyene for frivillige, kan hjelpe deg med å opprette et rapporteringssystem.

7. Kommuniser effektivt

Kommunikasjon er nøkkelen i alle team. Du bør gjøre et poeng ut av å kommunisere med dine eventfrivillige på en klar og hyppig måte.

Det vil sørge for at de frivillige alltid er oppdatert på de seneste utviklingene for eventet. Når du holder kontakten med teamet ditt, vil du også legge merke til om noen sutter å svare.

Bruk noen av disse gratis verktøyene til å kommunisere effektivt med dine eventfrivillige:

• Facebook Messenger (for mindre team)
• Facebook grupper (for større team)
• WhatsApp gruppe-chatter
• Slack
• E-postlister
• Skype gruppe-chatter
• GoToMeeting

Hvis du administrerer et stort team med underavdelinger, bør du oppmuntre dem til å lage egne private grupper. På den måten vil ikke hovedkanalen oversvømmes med kommentarer.

8. Undersøk lover og forskrifter

Det er noen juridiske saker du må lese deg opp i når du leder et team av eventfrivillige.

Selv om frivillige er ubetalte, er det fortsatt lover angående deres rettigheter, sikkerhet, opplæring, forsikring, utgifter og tilsyn.

Du må sørge for at du vet hvor mange timer de kan jobbe, hvor mange pauser de skal få, og så videre.

Tips:Nasjonalt råd for frivillige organisasjoner (NCVO) beskriver alt du trenger å vite.

9. Ha reserve planer

Du kan ikke forutsi alt, men det er nyttig å ha noen reserve planer for potensielle problemer som du allerede er klar over.

For eksempel kan du oppleve at en frivillig register seg, men ikke møter opp til eventet. Det er fare for frafall av frivillige når som helst i prosessen.

Du bør derfor ta forholdsregler, for eksempel å gi klare instruksjoner for når og hvor de skal møte opp, samt å rekruttere ekstra frivillige i tilfelle du har noen som ikke kommer.

10. Takk skal de ha

Når eventet er over og støvet legger seg igjen, bør du sørge for å takke dine frivillige for å ha hjulpet deg. Kommuniser forskjellen de utgjorde for suksessen til eventet.

Dette gir deg også en mulighet for å be dine eventfrivillige om tilbakemelding på deres erfaring som frivillig for ditt event.

En utmerket måte å gjøre det på er å sende ut et spørreskjema etter eventet til dine frivillige. Dette vil være spesielt praktisk hvis du har et stort team.

Tips: Du kan bruke en ferdigstilt frivillig spørreundersøkelse (eller lage din egen) med SurveyMonkey.

Oppfølging etter eventet

Du bør ikke miste kontakten med dine eventfrivillige, selv etter at du har takket dem og mottatt tilbakemeldinger.

Det kan hende du vil trenge dem for fremtidige events. Så det vil være en god idé å fortsette forholdet du allerede har startet under det første eventet.

Hvem vet, kanskje du til slutt ansetter dem som betalt personal for din organisasjon.

Lykke til!