Helse og sikkerhet for events: Det du trenger å vite

Vi vil starte dette innlegget med å si at det inneholder mange opplysninger og nettsteder som er spesifikke for Storbritannia, men den generelle kunnskapen vil være nyttig for en hver eventarrangør! Helse og sikkerhet for events kan ofte være den ene delen av planleggingsprosessen som arrangørene glemmer.

I dette innlegget skal vi se nærmere på hva du trenger å vite om effektiv ivaretagelse av helse og sikkerhet under events.

Viktige ting å vurdere for helse og sikkerhet på events

Når du planlegger og organiserer eventet, bør helse og sikkerhet være din første prioritet. Du vil måtte tenke over følgende ting:

Hvem er du ansvarlig for på eventet ditt?

Personene du er ansvarlig for er ikke begrenset til bare gjestene dine. Du må også vurdere de som jobber for deg: fast ansatte, entreprenører eller frivillige.

Hvor stor er risikoen?

Hvis det er økt risiko for skader eller ulykker på eventet ditt, må du planlegge ekstra tiltak for å minimere den.

Skulle noe gå galt mens du er ansvarlig, må du ha skikkelige prosedyrer på plass for å håndtere det som det oppstår. Hvis du ikke gjør det, og du finner deg selv i å bryte helse- og sikkerhetsforskrifter, kan du oppleve å måtte betale store bøter på opptil 220 000 kr (£ 20.000).

I verste fall kan du også bli tiltalt for kriminelle handlinger. Planlegging og forberedelse er helt avgjørende for at du har de rette helse- og sikkerhetsprosedyrene på plass.

Vær forberedt

Som eventarrangør er du ansvarlig for å utarbeide en risikovurdering, en beredskapsplan og en sikkerhetsplan for eventet.

1. Risikovurdering

Uansett hvilken type event du skal holde, må du utføre en risikovurdering i de tidligste planleggingsstadiene.

Denne risikovurderingen vil fremheve eventuelle farer som kan påvirke eventet.

En risikovurdering bør inkludere ting som:

• Vil lyden være på et akseptabelt nivå?
• Er det fare for at elektriske ledninger blir skadet?
• Hva er risikoen for brann?
• Kan strobelyset jeg vil bruke utløse anfall?
• Er mine midlertidige strukturer sikre nok til å holde vekten av gjestene?
• Er det et passende antall toaletter i forhold til antall gjester?
• Har jeg tilgang til rent vann?
• Vil avfallog bli håndtert riktig?

Å være forberedt på enhver situasjon, vil bidra til at gjestene dine er trygge og at alle vet hva de skal gjøre hvis ting går galt.

Last ned denne malen og lag en kopi for hvert event du skal organisere. Ta deg tid til å fylle den inn og gå over den med eventteamet ditt.

Det er også verdt å se på denne brannsikkerhets risikovurderingen.

Tips: Ta en titt på denne grundige guiden for hvordan du utfører en risikovurdering, den inkluderer praktiske eksempler for å fylle ut malen.

2. Beredskapsplan

Ingen eventarrangør ønsker å måtte bruke sin beredskapsplan, men det er viktig å ha en i tilfelle ting går galt.

En nødsituasjon kan være alt fra en brann til en flom til en bombetrussel. Hvordan vil du takle denne typen ting? Hvordan får du tilgang til støtte fra politi, brannvesen og ambulanser dersom du trenger dem?

Alle ansatte må kjenne til og være oppmerksomme på beredskapsplanen. På den måten kan de bistå med å implementere den dersom det oppstår problemer.

Du bør utarbeide beredskapsplanen din etter å ha utført risikovurderingen først. Da vil du vite mer om de potensielle problemene som kan oppstå, og hva du kan gjøre for å forberede deg på dem.

Tips: Her er en guide om å planlegge for krisesituasjoner på events.

3. Sikkerhetsplan for eventet

En sikkerhetsplan for eventet er enda et dokument du må fullføre, og det vil vanligvis inkludere risikovurderingen og beredskapsplanen. Det viser at du har tenkt på alle viktige helse- og sikkerhetsaspekter knyttet til eventet ditt.

Avhengig av type event, vil lokalet og lokale myndigheter ønske å se denne sikkerhetsplanen mens du er i planleggingsstadiene av eventet. De vil ønske å vite at du er forberedt på enhver situasjon som kan oppstå.

Du vil også trenge dette dokumentet dersom noe skjer under eventet, og du befinner deg i en rettstvist.

Din sikkerhetsplan bør inneholde:

• Detaljer om eventet ditt: hvor, når, hva, detaljerte tidspunkter, planer for lokalet, og så videre.
• Hvem er ansvarlig og andre viktige kontakter?
• Lisenser og tillatelser du har skaffet
• Risikovurdering
• Beredskapsplan
• Hvordan eventets ansatte vil kommunisere med hverandre
• Kontroll og tilførsel av elektrisitet
• Detaljer om toaletter, drikkevann og avfallshåndtering
• Fasiliteter og tilgang for funksjonshemmede
• Støynivåer og kontroll
• Hvordan du planlegger å styre trafikk og folkemengder
• Førstehjelp og sikkerhetsdetaljer
• Informasjon om midlertidige strukturer, utstyr og attraksjoner
• Mat og drikke tjenester: hvem er de, hva gjør de, og hvilke lisenser har de?
• Hvor mange ansatte i alt, og hva er deres oppgaver/plikter?

Tips: Ikke sikker på hvor du skal begynne? «Hvordan skrive en effektiv sikkerhetsplan» vil hjelpe deg med å komme i gang.

Helse- og sikkerhetsregler for events

Health and Safety Executive (HSE) i Storbritannia er den beste ressursen du kan finne for å ha et trygt event.

HMS-nettsiden har all den informasjon du trenger om detaljer som:

• «Crowd control»
• Transport
• Brannsikkerhet
• Lyd og støy
• Ansattes velferd
• Bruke av barrierer
• Håndtering av avfall
• Spesialeffekter
• Design av lokaler
• Fall fra høyder
• Bruk av midlertidige strukturer

For hver av disse punktene vil du:

• Lære om dine ansvarsområder som arrangør.
• Finne ut de viktigste tingene du bør vite.
• Få lenker til flere ressurser som du kanskje trenger.

Enten du holder et event for første eller tiende gang, er det en god idé å se nøye på HMS-nettsiden.

Tips: Selv om den er siktet mot musikk events tilbyr den abonnementsbaserte «The Purple Guide» mye relevant informasjon om helse og sikkerhet for events, inkludert case-studier og praktiske eksempler.

Er alle helse- og sikkerhetsaspekter relevante for meg?

Alle eventarrangører må vurdere helse og sikkerhet for sine events. Imidlertid vil enkelte aspekter være forskjellige, avhengig av typen event du holder..

For eksempel vil en liten kunstutstilling på et lokalt galleri se veldig annerledes ut enn en arena med fem tusen gjester. Du trenger ikke å bekymre deg for midlertidige strukturer, leie nok toaletter eller avfallshåndtering. Du vil bare lage en helse- og sikkerhetsplan som passer til detaljene for ditt event.

På samme måte vil events som involverer alkohol eller utendørsaktiviteter være mer utsatt for helse- og sikkerhetsproblemer.

Tips: En god start er å søke etter «helse og sikkerhet for [din type event]» for å se om det allerede finnes informasjon om emnet.

Hvor kan du få hjelp?

Alt dette kan virke ganske skremmende, spesielt hvis det er første gang du vurderer helse og sikkerhet for events. Men, Ikke vær redd: det er mange ressurser som vil hjelpe og veilede deg underveis.

HSE’s «Getting started» artikkel er ekstremt nyttig for første gangs eventplanleggere. Du har også følgende alternativer.

Hjelp fra lokaler

Mange lokaler/arenaer vil allerede ha informasjon på sine nettsider rettet direkte mot eventarrangører. Denne informasjonen er tilgjengelig for å sikre at alt er dekket for eventet ditt, inkludert helse- og sikkerhetstiltak.

Hvis du ikke finner noe på deres nettside, spør om de har eksisterende informasjon eller sjekklister som kan hjelpe. Tross alt er det i deres beste interesse å sikre at eventet går så smidig som mulig. De kan til og med ha tidligere erfaring med din type event.

Hjelp fra lokale råd

Regionalrådssider som PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk og Yorkshiredales.org.uk tilbyr detaljert informasjon og sjekklister relatert til helse og sikkerhet for events. Det er verdt å sjekke nettstedene til dine lokale råd eller få kontakt med deres representanter for å se hvilke opplysninger de kan gi.

Hjelp fra konsulenter som spesialiserer seg på helse og sikkerhet for events

Du kan også finne selskaper som spesialiserer seg på å hjelpe eventarrangører med helse- og sikkerhetsaspekter. Her er noen av de:

• Event Safety Plan gir sikkerhetsstøtte til eventplanleggere. Selskapet tilbyr kurs, konsulenttjenester og elektroniske verktøy for å veilede deg i å møte helse- og sikkerhetskrav.
• Stagesafe er helse- og sikkerhetsrådgivning for primært musikk events og liveproduksjoner. De kan bistå med all helse- og sikkerhetsdokumentasjon, samt inspeksjoner, beredskapsplaner og ulykkesundersøkelser.
• The Event Safety Advisors har jobbet med mange kjente merker for å skape skreddersydde hendelser. Du kan sjekke ut noen interessante case-studier på deres hjemmeside.

Det er mange lignende konsulentfirmaer, så du bør kunne finne noen som er nær deg.

Spesielle hensyn for store events

Hvis du holder et storstilt event og er opptatt av crowd management, sjekk ut Crowd Safety for råd og hjelp til planlegging.

På grunn av den uheldige risikoen for terrorisme ved store events, bør du også vurdere regjeringens «Crowded places guidance».

Tips: Denne sjekklisten for helse og sikkerhet fra Northumbria University er et godt eksempel på spesifikke detaljer du bør vurdere.

Ikke slurv med helse- og sikkerhetsplanen din

Selv om helse og sikkerhet for events kan virke som en kjedelig oppgave i begynnelsen, er det utrolig viktig å ha de riktige planene på plass.

Konsekvensene av dårlige helse- og sikkerhetsprosedyrer kan være katastrofale for deg som arrangør. Det er ditt ansvar å forsikre deg om at du følger relevante retningslinjer og har en beredskapsplan på plass.

Ved å gjennomføre en risikovurdering og opprette en sikkerhetsplan for hendelsen, ivaretar du sikkerheten til både dine ansatte og gjester. I tillegg vil du være forberedt dersom noe skulle skje under eventet ditt.