Hvordan planlegge et musikkevent: 5 trinn til en vellykket konsert

Musikkeventer er noen av de mest spennende hendelsene å være en del av. Det er lett å anta at det er alt «rock and roll» og skjer organisk, men det å vite hvordan du planlegger et musikkevent er nøkkelen. Mye organisering og planlegging er faktisk det som driver kreativiteten og moro.

Vi har satt sammen noen få viktige skritt for å hjelpe deg med å planlegge et musikkevent. Vi har også inkludert spesifikke tips og ressurser du kan bruke.

Disse trinnene er ikke spesielt glamorøse. Men spør en musikkpromotor: De forteller deg at alt som sparer tid og akselerer prosessen, er velkommen.

1. Opprett budsjettet

Det er grunnen til at budsjettering er det første tipset på denne listen. Pengene du må bruke vil diktere de fleste av de avgjørelsene du tar. Hvis du ikke oppretter et budsjett, vil du nesten sikkert bruke for mye.

Du trenger ikke bruke for mye. Flere legendariske konserter har blitt satt på baksiden av puber med band som de fleste publikum ikke har hørt om.

Det viktigste er å finne ut hvor mye penger du har til rådighet. På den måten vil du ikke bruke for mye. En vellykket begivenhet vil til og med ende opp med å tjene penger (eller i det minste være på nullpunktet).

Budsjettet for hver konsert vil variere litt. Tenk på hvor mange folk du håper å komme til arrangementet. Hva er en realistisk pris for billetter? Budsjettet ditt bør aldri overstige det du planlegger å gjøre på døren. Ellers vil du ende opp med å tape penger.

2. Finn riktig sted

Spillestedet er en stor del av konserten. Det legger til atmosfæren. Noen mennesker besøker religiøst samme arenaer og er fans av rommet så mye som bandet.

Google er definitivt nyttig for å finne spillesteder, men det finnes jo andre metoder.

Nettsteder som Venuefinder er nyttige: De har allerede samlet viktige detaljer som tilgang for funksjonshemmede og kontaktinformasjon. Det er også mange ikke-musikksteder der. Sørg for at lokalet passer for konserter, ellers vil du kaste bort tid på å ta kontakt med dem.

En annen god metode er å «reverse engineer» konsertlister. Se på lignende konserter i området. Sjekk stedet som er listet. Herfra kan du finne de relevante kontaktene på arenaen. Bands in Town er et nettsted hvor tusenvis av arrangementer kan søkes og utforskes etter område.

Selvfølgelig må et spillested ha alle nødvendige fasiliteter. Men det må også ha den lille atmosfæren du kanskje ikke trenger for – for eksempel – en konferanse. Vurder ikke bare kapasitet, fasiliteter og plassering av lokalet, men omdømmet de har for musikk.

3. Registrere bands og artister

Dette trinnet kan byttes ut med det å finne et spillested. Du planlegger sikkert et musikkevent fordi du allerede har bands og artister i tankene. Hvis ikke, vær forberedt på den vanskelige (men spennende) oppgaven med å finne og bestille musikerne dine.

Omfanget av musikkeventet er noe du må ta nøye hensyn til. Bands som nettopp starter, vil sannsynligvis være glade for å spille på puber og klubber. De små konsertene i begynnelsen av en karriere er en overgangsrite for musikere.

Ikke bruk en formue på å registrere artister som er dyre hvis du starter smått.

På den annen side, tenk på bandet eller bandene som tiltrekker fans. Minst ett av bandene på din oppstilling bør ta med mange egne fans. Å ansette tre ukjente band for et sted med en kapasitet på 1000 personer er en oppskrift på katastrofe.

Å finne bands krever litt grovarbeid. Dette gjelder spesielt hvis du ikke har noe i bakhodet.

Et søk på Google vil gi resultater som funksjon og bryllup-bands. Disse koster mye og vil spille omslagsversjoner av sanger. Det er sannsynligvis ikke det du har i tankene for musikkeventet ditt.

Den beste metoden er å gå til hvor musikere tilbringer tid, både online og offline.

Offline

Sjekk konsertlister for hvilke band som gjør ‘kretsen’ lokalt. Lokale treningsrom og spillesteder er et bra sted å finne navn og sjangre på enkelte band i person. Spør vennene dine, spesielt de som betrakter seg selv som musikkelskere.

Online

Twitter, Soundcloud, og Facebook er nyttige steder å søke. Reverb Nation har en funksjon som lar deg søke etter beliggenhet. Dette er en livredder hvis du leter etter lokale band. Send en melding til utøvere å spørre hvordan å bestille dem og sjekke deres tilgjengelighet.

Bands in Town er flott for å finne spillesteder, og det har også masse konsertlister. Dette kan gi deg en liste over bands å utforske for ditt eget arrangement.

The unsigned guide er en musikk katalog som er en svært detaljert og nyttig ressurs for alle som jobber i musikkbransjen. De har en liste over over 70 bookingagenter og kontaktdetaljer for alle av dem. Det er ikke gratis å få tilgang til, men hvis du er seriøs om å finne nye talenter, er det verdt den £4,99 månedlige avgiften.

Pass på å bestille band som er i lignende sjangre for ikke å destabilisere hele gruppen. Det er jo tidkrevende, men å finne utøvere er også morsomt.

4. Planlegg utstyr og teknologi

Det finnes god sjanse for at du ikke trenger å håndtere utstyr og lydingeniører når du bestiller en konsert, men det er best å sjekke.

Mens mange spillesteder har sitt eget PA-system og de ansatte som skal håndtere det, må du sørge for at du spør. Se om du trenger å leie eller kjøpe noe ekstra.

Du bør alltid spørre utøverne for en liste over noe spesifikt utstyr de trenger (som de ikke har tenkt å ta med seg). Etabler hvem som setter opp utstyret og hvem som kjører miksebordet om natten. Kommunikasjon er nøkkelen her.

Heat on the Street har opprettet en sjekkliste for eventer som hjelper deg med å holde oversikt over alle produksjonskostnader og vurderinger.

5. Ta hensyn til eventlogistikk

Logistikk er et ganske bredt tema. Hvis du er den kreative typen, vil bare ordet selv sannsynligvis gjøre huden din til å krype.

Visse ting må alltid diskuteres og vurderes i god tid før konserten. Følgende liste viser noen av de logistiske aspektene du må tenke på for å sikre at alt går jevnt. Sørg for at du:

• Bestiller spillestedet på en dato som passer for alle parter, inkludert artister.
• Konfigurer markedsføringskanaler som eventsider, invitasjoner og plakater.
• Opprett en tidslinje for konsertens dag, inkludert når artister og ansatte må ankomme.
• Planlegg sikkerhets- og dørpersonale for å håndtere den daglige billettsalget. (Spør spillestedet om du forventes å ansette personalet.)
• Følg helse- og sikkerhetsprotokollen. Spillestedet vil kunne hjelpe med dette, men du bør varsle utøvere, ansatte og deltakere. Denne artikkelen har noen gode tips om helse og sikkerhet for eventer.
• Sorter dine priser og billettsalg. Billettsalg gjøres mye lettere ved å bruke en plattform som Billetto. Du kan opprette flere billettkategorier og angi maksimal kapasitet, slik at du ikke trenger å bekymre deg for overselging.
• Sjekk om det er noen portforbud eller lisensproblemer. Sett en fast tid da du må bli ferdig. Opprett en løpende rekkefølge. Utøvere kan bli fristet til å overskride tidsplanen, så advar dem om at dette ikke er mulig. Fortell dem at PA-systemet kunne bli kuttet.

Gjør det grunnleggende riktig og så kommer du til å trives

Som du får erfaring med å planlegge et musikkevent, vil du se at det er mye å vurdere. Ovennevnte tips er et flott utgangspunkt for å sørge for at du få vite om det grunnleggende.

Da eventet nærmer seg, må du vurdere alt fra markedsføring til artistene. Hold deg oppdatert for mer detaljerte innlegg om å markedsføre og organisere musikkeventer her på bloggen.