Sjekkliste for planlegging av eventer
Enten du skal ha utkledningsfest hjemme hos deg selv eller skal holde en stor vitenskapskonferanse så kreves god planlegging for å få avviklet det hele uten problemer. Vi har satt sammen en sjekkliste som du kan bruke og tilpasse til dine behov. Hovedpoenget er det samme: planlegg god tid i forveien, så slipper du mange bekymringer på arrangementsdagen.
I god tid før eventet starter
- Dato: sørg for at datoen ikke krasjer med noen andre store eventer
Lokaler: basert på antall gjester
Gjester: finn ditt publikum. Hvis du har publikummet ditt klart for deg vil mange av avgjørelsene nedenfor bli enklere å ta.
Mat og drikke: be om skriftlige pristilbud, basert på hvor mange gjester du tror dere kan forvente.
Personale: det kan være venner av deg, frivillige eller profesjonelle.
Roller: bestem hvem som skal gjøre hva før eventet starter, og tilpass senere hvis nødvendig.
Innledere/artister: vær tidlig ute og sjekk om de du vil ha med har tid på datoen du har valgt.
Sponsorer/partnere: lag en liste med potensielle partnere og gi medarbeiderne dine hver sin sponsor å kontakte.
Markedsføring: lag en plan, deleger ansvar og roller.
Billettpris: bestem dere for en pris og evt. om dere skal selge ekstra merchandise.
Noen uker før eventet
- Eventside: opprett en eventside.
Billetter: sørg for at billettene dine er enkle å finne og enkle å kjøpe.
Markedsføring: send ut e-poster, legg ut eventet i relevante grupper og be medarbeidere og venner om å dele det.
Media: få en fotograf til å filme eller ta bilder. confirm photographer/videographer.
Lokale: få bekreftet at alle tekniske detaljer og annet er i orden på stedet du leier.
Logistikk: sørg for at gjester og deltakere kan finne frem til lokalet.
Program order: sett sammen en tidsplan for programmet og sørg for at alle deltakere og personale kjenner planen.
Briefing: ha en siste briefing med teamet ditt før eventet starter for å forsikre deg om at planen er solid.
På arrangementsdagen
- Lokaler: sjekk om det trådløse nettet virker, sjekk at all teknikken er på plass, gjør klart alt materiale og eventuelle dekorasjoner, og rigg opp alt som trengs.
Materialer: sørg for å ha kopier av gjestelister, personalelister med ansvarsroller og bord- og stolplassering hvis det er relevant.
Personale: ha en kort briefing på dagen for å være sikker på at alle vet hva de skal gjøre, og at alle kjenner planen for kvelden.
Kontaktinfo: sørg for at alle har kontaktinformasjon til arrangører og ledere i tilfelle uventede problemer oppstår.
Deltakere: ha en briefing med de som skal opptre/holde foredrag eller annet om programrekkefølgen og gi dem kontaktinformasjon for videre spørsmål.
Media: sørg for at alle pressefolk og media-kontakter har inngangspass og kontaktinformasjonen din.
Markedsføring: pass på at du har tid til å samle inn bilder, videoer og anbefalinger fra deltakerne slik at du kan bruke det ved senere markedsføring og for å legge ut på sosiale medier under og etter eventet.
Gjester: informer publikum om programmet for kvelden og om fasiliteter på stedet.
Når festlighetene er over
- Økonomi: samle sammen alle kvitteringer, oppdater budsjettet og sjekk at du har fått alle innbetalinger.
Promo: send e-poster for å takke de som bidro og for å takke til gjestene for at de kom og invitere dem til ditt neste event, last opp presentasjoner eller annet materiale fra eventet.
Spørreundersøkelse: send ut et spørreskjema I etterkant for å få informasjon om hvordan deltakernes og publikums opplevelser.
Analysér: se på salgstallene dine og hvor mange publikummere som kom, og bruk denne informasjonen når du planlegger og markedsfører ditt neste event.
Første skritt på veien i planleggingen av ditt event
Alle store reiser virker vanskelige før man har tatt det første skrittet. Begynn i dag med å opprette ditt første event og se hvor lett det er å få en idé ut i livet når du har de riktige verktøyene.
Large et utkast og fortsett senere, motta betaling, opprett VIP-billetter, håndter gjestelister på en effektiv måte - alle tjenester som er tilgjengelige for deg til ethvert tidspunkt.
Bare tilfør din idé til blandingen