Logg inn / Registrer deg

Sjekkliste for planlegging av eventer

Enten du skal ha utkledningsfest hjemme hos deg selv eller skal holde en stor vitenskapskonferanse så kreves god planlegging for å få avviklet det hele uten problemer. Vi har satt sammen en sjekkliste som du kan bruke og tilpasse til dine behov. Hovedpoenget er det samme: planlegg god tid i forveien, så slipper du mange bekymringer på arrangementsdagen.


I god tid før eventet starter

    Dato: sørg for at datoen ikke krasjer med noen andre store eventer

    Lokaler: basert på antall gjester
    Gjester: finn ditt publikum. Hvis du har publikummet ditt klart for deg vil mange av avgjørelsene nedenfor bli enklere å ta.
    Mat og drikke: be om skriftlige pristilbud, basert på hvor mange gjester du tror dere kan forvente.
    Personale: det kan være venner av deg, frivillige eller profesjonelle.
    Roller: bestem hvem som skal gjøre hva før eventet starter, og tilpass senere hvis nødvendig.
    Innledere/artister: vær tidlig ute og sjekk om de du vil ha med har tid på datoen du har valgt.
    Sponsorer/partnere: lag en liste med potensielle partnere og gi medarbeiderne dine hver sin sponsor å kontakte.
    Markedsføring: lag en plan, deleger ansvar og roller.
    Billettpris: bestem dere for en pris og evt. om dere skal selge ekstra merchandise.


Noen uker før eventet

    Eventside: opprett en eventside.
    Billetter: sørg for at billettene dine er enkle å finne og enkle å kjøpe.
    Markedsføring: send ut e-poster, legg ut eventet i relevante grupper og be medarbeidere og venner om å dele det.
    Media: få en fotograf til å filme eller ta bilder. confirm photographer/videographer.
    Lokale: få bekreftet at alle tekniske detaljer og annet er i orden på stedet du leier.
    Logistikk: sørg for at gjester og deltakere kan finne frem til lokalet.
    Program order: sett sammen en tidsplan for programmet og sørg for at alle deltakere og personale kjenner planen.
    Briefing: ha en siste briefing med teamet ditt før eventet starter for å forsikre deg om at planen er solid.


På arrangementsdagen

    Lokaler: sjekk om det trådløse nettet virker, sjekk at all teknikken er på plass, gjør klart alt materiale og eventuelle dekorasjoner, og rigg opp alt som trengs.

    Materialer: sørg for å ha kopier av gjestelister, personalelister med ansvarsroller og bord- og stolplassering hvis det er relevant.
    Personale: ha en kort briefing på dagen for å være sikker på at alle vet hva de skal gjøre, og at alle kjenner planen for kvelden.
    Kontaktinfo: sørg for at alle har kontaktinformasjon til arrangører og ledere i tilfelle uventede problemer oppstår.
    Deltakere: ha en briefing med de som skal opptre/holde foredrag eller annet om programrekkefølgen og gi dem kontaktinformasjon for videre spørsmål.
    Media: sørg for at alle pressefolk og media-kontakter har inngangspass og kontaktinformasjonen din.
    Markedsføring: pass på at du har tid til å samle inn bilder, videoer og anbefalinger fra deltakerne slik at du kan bruke det ved senere markedsføring og for å legge ut på sosiale medier under og etter eventet.
    Gjester: informer publikum om programmet for kvelden og om fasiliteter på stedet.


Når festlighetene er over

    Økonomi: samle sammen alle kvitteringer, oppdater budsjettet og sjekk at du har fått alle innbetalinger.
    Promo: send e-poster for å takke de som bidro og for å takke til gjestene for at de kom og invitere dem til ditt neste event, last opp presentasjoner eller annet materiale fra eventet.

    Spørreundersøkelse: send ut et spørreskjema I etterkant for å få informasjon om hvordan deltakernes og publikums opplevelser.
    Analysér: se på salgstallene dine og hvor mange publikummere som kom, og bruk denne informasjonen når du planlegger og markedsfører ditt neste event.



Første skritt på veien i planleggingen av ditt event


Alle store reiser virker vanskelige før man har tatt det første skrittet. Begynn i dag med å opprette ditt første event og se hvor lett det er å få en idé ut i livet når du har de riktige verktøyene.

Large et utkast og fortsett senere, motta betaling, opprett VIP-billetter, håndter gjestelister på en effektiv måte - alle tjenester som er tilgjengelige for deg til ethvert tidspunkt.

Bare tilfør din idé til blandingen


La oss komme i gang med planleggingen av mitt neste event