Hvordan planlegge et event: tips på veien

Alle eventer er forskjellige, men det er noen prinsipper som kan anvendes på alle typer eventer, og som du burde ha i bakhodet når du planlegger din neste konsert, fest, konferanse, filmvisning eller annet.


Tips 1: Velg lokaler med omhu

Valg av lokaler kan være avgjørende for et suksessfullt event. Har du funnet et lokale med perfekt størrelse og stil, men det er kronglete å komme seg dit? I så fall kan du gi prøve å gjøre opp for det ved å gi fordeler til de som kommer tidlig, eller sørge for transport selv hvis budsjettet tillater det. Tenk på at lokalene skal ha plass til alle gjestene dine, ha riktig innredning og stil for det du arrangerer, og at det har alle fasilitetene og tekniske mulighetene du trenger.


Tips 2: Vær nøye med budsjettet

Ikke gjør ville gjetninger, men baser budsjettet på tall fra tidligere eventer, lignende eventer og faktiske kostnader som allerede er utredet. I begynnelsen blir du kanskje nødt til å gjette litt, f.eks. når du skal prøve å estimere hvor mange publikummere du kan få. Når du har alle kostnader på bordet blir du dog nødt til å beregne hvor mange publikummere du trenger for å ikke gå i minus, og justere budsjettet deretter. Husk på å få alle pristilbud, leieavtaler og vilkår skriftlig.


Tips 3: Bli en mester i å holde tiden

Som arrangør kommer du til å være den første som ankommer eventet og den siste som går. At du er punktlig og holder tiden er derfor essensielt for å holde programmet i rute. Ikke la gjestene dine vente, og beregn ekstra tid i tilfelle noe uventet oppstår.


Tips 4: Gjør smarte valg angående mat og drikke

Som med alle andre aspekter ved eventet ditt er det viktig å ha fokus på detaljene. Skal dere servere mat på arrangementet? Isåfall må du spørre gjestene på forhånd om eventuelle matallergier og -preferanser. Hvis du tar betalt for maten må du sørge for at gjestene føler at maten er verdt pengene.


Tips 5: Ha en solid plan og et pålitelig team

En detaljert plan er essensielt for et hvert event, og forhåpentligvis kan du få noen til å hjelpe deg med utføringen. Selv om det bare er en liten fest for vennene dine er det sikkert lurt å be noen av dem om hjelp. Husk på at når du skal holde et event er det gjestenes tid som teller. Kort ventetid og lang tid med underholdning er nøkkelen til et suksessfullt event.


Første skritt på veien i planleggingen av ditt event.


Alle store reiser virker vanskelige før man har tatt det første skrittet. Begynn i dag med å opprette ditt første event og se hvor lett det er å få en idé ut i livet når du har de riktige verktøyene.

Large et utkast og fortsett senere, motta betaling, opprett VIP-billetter, håndter gjestelister på en effektiv måte - alle tjenester som er tilgjengelige for deg til ethvert tidspunkt.

Bare tilfør din idé til blandingen.


La oss komme i gang med planleggingen av mitt neste event