Den ultimate guiden til et vellykket veldedighetsevent

Hvis du organiserer et event for å samle inn penger for en god sak, har du nettopp funnet en gullgruve. Vi har pakket alt vi vet om emnet inn i denne ultimate guiden til et vellykket veldedighetsevent.

I denne guiden vil du lære om:

• Hvordan du får mest mulig ut av planleggingsfasen
• Måter du kan fremme ditt veldedighetsevent på, helt gratis
• Hva du som vert bør gjøre på selve dagen for eventet
• Hvordan du gjør gjester til donorer under oppfølgingen

1. Planleggingen av ditt veldedighetsevent

Veldedighetsevents er blant noen av de vanskeligste eventene å planlegge. Ikke bare må du vurdere alt som er inkludert i andre events, men du må også støtte en god sak.

Her er en kort oppsummering av alle aspektene du må dekke under planleggingsfasen:

Tema

Sørg for at temaet for eventet ditt passer sammen med den veldedige saken du vil samle inn penger til.

Mål

Sett et realistisk mål for hvor mye penger du vil samle inn eller hvor mange donorer du ønsker at skal registrere seg.

Budsjett

Sett opp et budsjett som tar i betraktning underholdning, lokalet, catering, personale, markedsføring og sikkerhet for eventet ditt.

Frivillige

Rekrutter frivillige til å hjelpe deg med å organisere eventet og å sørge for at det går jevnt på selve dagen.

Sponsorer

Kontakt potensielle sponsorer som kan hjelpe med å dekke kostnadene for eventet i bytte mot eksponering av merkevarer.

Donasjoner

Finn en måte å godta donasjoner på, for eksempel gjennom billettsalg og salg av varer.

Leverandører

Undersøk event leverandører, som cateringfirmaer, fotografer, leie av utstyr og medieplanleggere.

Rekruttering av frivillige kan ofte være det aller første steget. Det vil gjøre det mulig for deg å delegere noen av de mange andre tingene du har på oppgavelisten din.

Neste steg

Vi har satt sammen en omfattende artikkel som beskriver hvordan du skal gå om hvert av punktene som er skissert ovenfor. Vi har også en liste over ideer til fundraising som du kan hente inspirasjon fra. Les begge for å sikre at du har sjekket av alle boksene.

Videre lesing: Slik planlegger du et veldedighetsevent: 10 viktige trinn og 61 Unike ideer til fundraising events for veldedighet.

2. Markedsføring av ditt veldedighetsevent

Veldedighetsevents må markedsføres som alle andre former for events. Men når det gjelder å støtte en god sak, må man være mye mer forsiktig med hvor pengene går.

Her er noen poeng verdt å vurdere når du markedsfører ditt veldedighetsevent:

Budsjett

Vær forsiktig med hvor mye penger du investerer i promotering og hvilke kanaler du markedsfører gjennom.

Merkevarebygging

Vær selektiv i hvor du annonserer eventet, og sørg for at markedsføringen din stemmer overens med veldedighetens merke og stemme.

Gateteam

Be dine frivillige om å fungere som et gateteam og hjelpe deg med å spre ordet både online og offline.

Budskap

Ta med kjernebudskapet til veldedighetseventet ditt i alt reklamemateriale for å understreke den gode saken du samler penger til.

Sosiale medier

Bruk sosiale medier for litt gratis markedsføring for å maksimere eksponeringen av eventet ditt.

Influensere

Se om du kan få influensere på sosiale medier som har sympati for din sak til å hjelpe deg med å promotere eventet.

Billettsystem

Finn en billettpartner som tilbyr deg en rabatt for å holde et veldedighetsevent.

Radio og aviser

Spør lokale radiostasjoner og aviser om de vil presentere eventet ditt gratis eller med en rabatt.

Fordelen veldedighetsevents har over andre events, er at mange mennesker og institusjoner vil være glade over å kunne hjelpe. Ikke vær redd for å be om tjenester og rabatter!

Neste steg

Vi vet at det kan være vanskelig å markedsføre med et minimalt budsjett, så vi har satt sammen en omfattende guide for deg. Klikk på linken nedenfor for å lære hvordan du markedsfører en fundraiser.

Videre lesing: 20 måter å markedsføre et veldedighetsevent.

3. Å være vert for et veldedighetsevent

Som vert, er jobben din for å sikre at alle har det bra: både gjestene og dine frivillige. Men du bør også være i promo-modus på dagen for eventet.

Her er noen gjøremål for oppgavelisten din som vert for et veldedighetsevent :

Briefing

Fortelt dine frivillige om hvordan man skal hilse velkommen og registrerer gjester, forbered dem på planen for dagen, og hva som skal gjøres i nødstilfeller.

Lokalet

Klargjør lokalet ved å ordne sitteplasser, sette opp merkevrene og sette opp retnings skilting for gjestene.

Logistikk

Forbered logistikk ved å sjekke om det er noen endringer i trafikken og været som kan forårsake forsinkelser.

Teknisk utstyr

Still opp scenen og teknisk utstyr, som mikrofoner, lydsystemer, scenelys, projektorer og datamaskiner.

Hilsener

Hils gjestene velkommen når de ankommer, gi dem noe å tygge på og vurder å gi en kort velkomsttale.

Sosiale medier

Spør dine frivillige om å hjelpe deg med å ta bilder og video av eventet, og oppfordr gjestene til å dele bildene sine på sosiale medier.

Opprydning

Når festlighetene er over, er det på tide å rydde opp og si farvel til gjestene.

Du bør også bruke denne muligheten til å spørre dine frivillige om hvordan de følte eventet gikk. På den måten får du litt innsikt mens minnet deres fremdeles er friskt.

Neste steg

Vi har satt sammen en trinnvis guide om hvordan du arrangerer et veldedighetsevent, slik at du får de beste resultatene. Lenken nedenfor tar deg direkte til artikkelen.

Videre lesing: Hvordan være vert for et veldedighetsevent (i 9 trinn).

4. Oppfølging etter ditt veldedighetsevent

Nå som eventet er over, har du forhåpentligvis møtt målet du satte deg for pengeinnsamlingen. Du bør imidlertid følge opp med gjestene for å se om du fortsatt kan konvertere noen flere til å bli donorer.

Her er noen ting du bør se på i oppfølgingsfasen av ditt veldedighetsevent:

Tall

Se på hvor mange penger du har klart å samle inn, og analyser andre eventuelle tall, som engasjement på sosiale medier.

Budsjett

Når du vet hvor mye du har samlet inn i donasjoner, er det på tide å lukke bøkene og beregne det endelige beløpet du har.

Innhold

Donorer, sponsorer og frivillige vil alle like å se høydepunkter fra veldedighetseventet. Sett sammen en video med innholdet du har.

Takk og bukk

En stor takk til alle som deltok er på sin plass. Et personlig preg går langt for å få frivillige, sponsorer og givere til å føle seg verdsatte.

Del resultaterne

I tillegg til takknemligheten, vil også personer som er involvert i eventet være interessert i resultatene av det.

Tilbakemelding

Når du sender ut takkemeldinger og deler resultatene, bruk også muligheten til å samle inn tilbakemeldinger.

Debrief teamet ditt

Til slutt er det nyttig å debriefe frivillig-teamet ditt for å se om du har oppnådd målet ditt og avgjøre hva som kan forbedres framover.

Neste steg

Hvis du vil sørge for at du gjør gjestene til donorer, bør du lese guiden nedenfor om hvordan du gjør det.

Videre lesing: 8 ideer for donorutvikling i oppfølgningen etter et veldedighetsevent.

Avslutte

Veldedighetsevents kan være vanskelig å få til på grunn av begrensningene på budsjett og ofte merkevarebygging. Men nå er du mye bedre rustet til å takle disse utfordringene.

Nøkkelpunkter

Her er hovedpoengene du bør ta med deg fra denne guiden:

• Pass på at alt du planlegger for eventet passer med den veldedige saken.
• Rekrutter frivillige tidlig i planleggingen for å hjelpe deg med alle oppgavene som må gjøres.
• Bruk så mange gratis markedsføringskanaler (som sosiale medier) du kan.
• Følg opp med gjestene for å se om du kan konvertere flere av dem til donorer.

Og det er essensen av det! Har du noe du vil legge til i denne guiden? Slipp forslagene dine i kommentarene nedenfor.