8 ideer for donorutvikling i oppfølging av veldedighetsevent

Du har innsamlet penger til en veldedighet og dratt nytte av et fantastisk event. Forhåpentligvis hadde alle det bra og gikk hjem mer informert om en god sak.

Festen er kanskje slutt, men arbeidet ditt er det ikke.

Ved å følge opp etter veldedighetseventet, går du hovedsakelig inn i en bonusrunde med innsamling. Det er på tide å gjøre noen av dine eventsdeltakere om til givere.

Denne guiden will dekke…

• Å se på resultatene dine
• Håndtering av eventbudsjettet
• Oppretting innhold fra eventopptaket
• Å si takk til alle og dele resultatene dine
• Samling av tilbakemelding og kommunikasjon med teamet ditt

På slutten av det, vil du være i et mye bedre sted å konvertere dine eventsdeltakere til givere.

1. Forbered deg for å følge opp

Oppfølgingen etter arrangementet skal være en del av eventplanlegging. Du kan utarbeide et «takk»-notat på forhånd, og fylle ut feltene etter eventet.

Tips: Bruk en mal for e-postoppfølging for å hjelpe deg med å skissere hvordan din egen skal se ut.

2. Se på tallene

Før du sender ut e-posten for oppfølging, bør du se på tallene. Oppnådde du målene du satte for eventet?

Enten du har planlagt å innsamle penger eller spre bevissthet, bør du analysere noen av dataene du har samlet.

Du kan måle din suksess basert på…

• Hvor mange billetter du solgte
• Hvor mange personer deltok (hvis det var et gratis event)
• Sosiale medier og pressemeldinger
• Hvor mange givere du registrerte
• Hvor mye penger har du innsamlet totalt

Det som alle ønsker å se, er hvordan de bidro til en god sak. Gi dem tall og fakta slik at de får en følelse av endringen de har gjort.

Det vil oppfordre dem til å støtte deg videre.

Tips: Bruk disse innsamlings suksessstatistikkene for å hjelpe deg med å spore resultatene dine.

3. Håndter budsjettet ditt

Når festen er over, er det på tide å lukke bøkene. Veldedighetsorganisasjonene er under sterk kontroll når det gjelder budsjettering siden pengene skal støtte en god sak.

Hvis du har klart å holde fast i budsjettet, vil det imidlertid være en ganske enkel oppgave.

Noen av tallene du må legge til er…

• Hvor mange billetter du solgte
• Eventuelle mat og drikker du har solgt
• Merchandise og swag-salg
• Bedriftssponsing
• Donasjoner fått på dagen

Og deretter trekk alle utgiftene som…

• Bestilling av lokalet
• Cateringutgifter
• Taleres og underholderes avgifter
• Markedsføringskostnader

Sammenlign de endelige tallene for å hjelpe deg med å avgjøre hvorvidt du møtte den opprinnelige budsjettplanen eller ikke. Det vil være nyttig for budsjettering for fremtidige veldedighetsevent.

Videre er det også en god måte å vise potensielle givere at du administrerer pengene på en ansvarlig måte.

Tips: Bruk denne guiden for å hjelpe deg med å beregne inntekter og utgifter for veldedighetseventet.

4. Opprett innhold fra eventet

Du hadde en fotograf som dokumentert veldedighetseventet du har netopp organisert… ikke sant? Nå bør du ha en mengde bilder og videoer på harddisken.

Hvis du har live streamet eventet, bør du allerede ha videoen på dine sosiale medier. Men du kan fortsatt bli kreativ med den.

En av de beste måtene å bruke dette materialet er å skape et event som fremhever video. Du kan kombinere opptak og stillbilder, samt opptak relatert til veldedigheten du støtter.

Du bør også legge inn stillbilder med talers sitater fra eventet på sosiale medier. Det vil oppfordre dem til å dele det med sine følgere, noe som betyr mer eksponering for deg.

Visuelt innhold er en spesielt god måte å nå nye givere for saken. Ikke alle blir imponert av fakta og tall – noen foretrekker å se mer konkrete resultater.

Tips: Hvis du ikke vet hvordan du kan redigere videoer, kan du finne en frivillig video editor online.

5. Takk alle sammen for deres bidrag

Du bør poengtere av å takke alle for at de har gjort eventet til en suksess. Dette vil legge til et personlig preg, og øke sannsynligheten for å gjøre deltakerne om til fremtidige givere.

Pass på å sende en stor «takk» til…

• Eventdeltakere
• Talere and underholdere
• Lokal og leverandører
• Sponsorer og donorer
• Eventteam

Du trenger ikke å sende ut hundrevis av håndskrevne notater. Men det er hyggelig å takke bestemte nøkkelpersoner, som dine store givere, personlig.

Tips: Se på disse innsamlingens «takk»-sitater for å finne litt inspirasjon for e-posten din.

6. Del dine resultater (og fortell en historie)

Alle vil være interessert i hva veldedighetseventet ditt har oppnådd. Din oppfølgings e-post bør inkludere så mye relevant informasjon som mulig.

Ikke bombarder mennesker med kompliserte statistikker og tall, men gi dem en bred oversikt over tallene. Vis dem hvor mye forskjell deres støtte har gjort.

Her er noen av resultatene du kan dele etter eventet:

• Hvor mye penger og bevissthet du har økt
• Presseklipp og mediereferanser
• Engasjementer og delinger på sosiale medier

Den viktigste delen er at du fremhever hva alle disse resultatene betyr for saken. Hva kan de gjøre med alle de ekstra midlene og oppmerksomheten?

Fortell en historie relatert til veldedigheten og hvordan støtten har hjulpet. Bruk den til å vise hvilken tilleggsfinansiering fra givere som kan hjelpe for å fremme saken.

Tips: Les om hvordan du kan måle innsamlingssuksess og inkludere noen ekstra resultater.

7. Samle tilbakemelding fra alle

En av de mest avgjørende delene av eventoppfølging er å be om tilbakemelding. Alle involverte vil kunne gi deg verdifull innsikt du kan bruke til fremtidige hendelser.

Å be om tilbakemelding vil ikke bare hjelpe deg, men det vil også gjøre både gjester og sponsorer føle at de er en mer integrert del av eventet.

Du kan sende et tilbakemeldingsskjema og be deltakere til å rangere eventet på en skala fra en til fem. Men du bør også inkludere en kommentarboks der de kan gi deg mer detaljert tilbakemelding.

Hvis du vil bli mer spesifikk, så spør dine deltakere…

• Hva de likte om eventet
• Hvordan kan du forbedre det neste event
• Hvis de ville være interessert i lignende arrangementer
• Hvis de ville vurdere å donere til veldedigheten

Tips: Bruk et nettsted som SurveyMonkey til å lage ditt eget tilpassede tilbakemeldingsskjema.

8. Kommuniser med ditt team

Den siste men ikke minste delen av eventoppfølging er å holde et debrief-møte. Du bør allerede ha en generell ide om hva som fungerte og hva som ikke fungerte.

Hvis du ikke gjør det, så er det nå på tide å spørre…

• Oppnådde du målet ditt?
• What went right?
• Hva gikk galt?
• Hvordan kan du forbedre?

Nå er det på tide å gå mer i dybden med teamet ditt og sette tilbakemeldingen til god bruk. Se om du kan øke fordelene og redusere ulempene til ditt neste arrangement.

Bruk muligheten til å gjenta resultatene fra eventet som nettopp har funnet sted. Du bør få eventteamet ditt pumpet og spent for neste veldedighets pengeinnsamling.

Tips: Les denne guiden om hvordan du skal riktig debriefe ditt veldedighets eventteam.

For å oppsummere

Du har nå oppfulgte veldedighetseventet ditt. Forhåpentligvis har det resultert i glade donorer, sponsorer og eventteammedlemmer.

Viktigst av alt, har du forhåpentligvis gjort et betydelig bidrag til en god sak. Og tilbakemeldingen du har mottatt, skal gi deg en ide for neste arrangement.

Når du snakker om neste event, prøv å slå mens jernet er varmt. Du har hjulpet eventdeltakerne å ta det første skrittet mot å bli en donor.

Det neste skrittet er opp til deg!