Dagen for veldedighetseventet ditt er endelig her. Men vet du hvordan være vert for en veldedighetsinnsamling?
Hvis ikke, vil denne guiden forklare hvordan du skal…
- Kommunisere med ditt team
- Klargjøre stedet
- Finne ut av logistikk
- Klargjøre scenen og utstyret
- Hilse på gjestene
- Dekke eventet
- Rydde opp og se hvordan det gikk
Det er på tide til å innsamle penger, så la oss starte.
Billetto er en billettplattform som hjelper deg med å styre, promotere og holde eventer. Opprett en event-side og selg billetter på 5 minutter.
OPPRETT EVENT >>
1. Kommunisere med ditt team
Ditt frivillig team er ryggraden til ditt veldedighetsevent. Det er viktig at du bruker litt tid til å fokusere på dine felles mål for å bygge lagånd.
Det er viktig at alle er på samme side før alt er sett i gang. Sørg for at du har et teammøte og gå over hva hvert medlem gjør.
Her er noen emner som skal diskuteres under møtet:
- Hvordan hilse og registrere gjester
- Sosiale medieaktiviteter (som live streaming)
- Planen for dagen
- Hva å gjøre i nødstilfeller
Du bør skrive ut et eventprogram for deg selv og ditt team. På den måten vet alle når dørene åpnes, talerne er på, og middag serveres.
Tips: Du kan enkelt lage et program med en av disse gratis maler.
2. Klargjøre stedet
Det er en god ide å klargjøre stedet før dagen for eventet. Det kan imidlertid være omstendigheter der det ikke er mulig, for eksempel at stedet brukes til en annen funksjon.
Du bør passe på å dekorere stedet, så det passer temaet. Pass på at det ikke er noen måte å miste den veldedighet du innsamler penger til.
Hvis du har noen brandingsmaterialer tilgjengelig, så bruk dem så mye som mulig. Hvis du har fått flere materialer fra sponsorer og givere, må du sørge for at du også legger dem opp.
Du må kanskje også ordne sitteplasser slik at den passer til størrelsen på eventet ditt. Hvis du gjør presentasjoner eller er vert for et live-band, må du organisere setene tilsvarende.
Hvis budsjettet tillater det, planlegg en eventdekoratør å gjøre arbeidet på morgenen for arrangementet ditt. Prøv å finne en dekoratør som spesialiserer seg på å hjelpe veldedige organisasjoner – de gir bedre pris.
Tips: Bruk denne katalogen av eventorganisatorer og funksjonsplanleggere for å hjelpe deg med å finne en dekoratør.
3. Klargjøre logistikk og sjekke med leverandører
Sjekk med alle eventuelle tredjeparter på dagen for eventet ditt. Pass på at alle talere, entertainere, cateringfirmaer og dekoratører kommer presis.
Det er også lurt å sjekke værmeldingen hvis arrangementet ditt er ute. Det kan endres raskt, så sørg for at du og leverandørene kan forberede seg tilsvarende.
Du kan også ta hensyn til forsinkelser i transport ved å sjekke Google Traffic. På den måten kan du organisere for alle å forlate huset tidligere, så de er sikker på å komme presis.
Du må også bekrefte parkering og tilgang til arenaen. Pass på at du tilordner noen teammedlemmer å møte leverandørene når de ankommer.
4. Klargjøre scenen og teknisk utstyr
Hvis eventet ditt inneholder talere eller liveunderholdning, bør du forberede scenen. Sørg for at den er hevet, synlig, og har all riktig eventbranding.
Du bør også teste alt teknisk utstyr for å unngå problemer under hendelsen. Se om du kan utføre en full teknisk testing før gjestene ankommer.
Her er noe av utstyret du bør sørge for å teste:
- Mikrofoner
- Lydsystem
- Scenebelysning
- Projektorer
- Datamaskiner
Det er også en god ide å ha ekstra kabler for alt i tilfelle feil.
Tips: Les hvordan du kan teste lyden og forberede scenebelysning for event.
5. Hilse på gjestene
Ikke alle gjestene vil ankomme på samme tid. Derfor er det smart å åpne dørene 30-60 minutter før alt kommer i gang, så de sentkommende har en liten buffer.
Det vil være gjester som kommer presis. Du bør sørge for at det er noe for dem å gjøre mens de venter på at det faktiske eventet starter.
Du kan gi dem en velkomstdrink og forberede en kort velkomsttale. Du kan bruke tiden til å takke alle for å komme og snakke om den veldedighet du støtter.
Hvis ditt veldedighetsevent er mer formell, kan du be gjester om å registrere seg. Det er også en fin måte å samle kontaktdetaljer på, slik at du kan fremme fremtidige event.
Tips: Her er en liste over velkomstdrinker du kan servere når du hilser på gjestene.
6. Ta bilder og video
Bilder og videoer fra dagen vil være en gullgruve når det gjelder å sikre flere givere for saken etter arrangementet.
Gjør ditt beste for å organisere at en fotograf eller videograf skal være på stedet. Som med eventdekorasjon, kan det lønne seg å finne en fotograf som allerede driver med veldedighetsevent.
Hvis det ikke er mulig å rekruttere en profesjonell fotograf, spør noen fra teamet ditt. Amatøropptak er bedre enn ingen opptak i det hele tatt.
Hvis du er på sosiale medier (hvorfor ville du ikke være?), kan du også live streame eventet. Bare vær oppmerksom på at noen plattformer vil ha en tidsbegrensning på 1-4 timer med streaming.
Tips: Du kan lese disse tipsene til en vellykket eventvideo for å få mest mulig ut av dekningene dine.
7. Oppfordre deling på sosiale medier
Sosiale medier bør være en integrert del av merkevarearbeidet. Inkluder linker til relevant konto på sosiale medier hvor som helst veldedigheten eller eventet er nevnt.
Det trenger ikke å være dine personlige kontoer. Hvis du vil fokusere på veldedighet du innsamler penger for, få deres tillatelse til å markedsføre deres profiler.
Det vil hjelpe dem med å øke bevisstheten, noe som betyr at flere personer vil registrere seg for å støtte dem.
Opprett en selfie-sone hvor gjestene kan ta snaps av seg selv. Du bør også oppfordre dem til å bruke din event-hashtag når de legger den på nettet.
Det er utrolig kraftig hvis du kan få deltakerne til å hjelpe deg med å markedsføre eventet på sosiale medier. Det er som å ha et ekstra digitalt gateteam.
8. Rydde opp
Når event er over, er det på tide å rydde opp. En del av eventforberedelser bør inneholde en opprydningsplan slik at alle kan komme hjem i tide.
Identifiser nærliggende avfallsbeholdere og steder du kan resirkulere papir, plast og glass. Finn ut om det finnes noen gode måter å avhende restemat på.
Tips: Bruk denne sjekklisten for å rydde opp etter store arrangementer.
9. Be om tilbakemelding på dagen
Takk dine gjester for at de har kommet, dine sponsorer og givere for deres støtte, og teamet ditt for deres innsats. Teamet ditt vil spesielt sette pris på en viss anerkjennelse for sitt harde arbeid.
Men hvorfor ikke drepe to fugler med en stein?
Bruk muligheten til å spørre alle hva de tenkte om eventet. Det trenger ikke å være en formell eller detaljert tilbakemelding, bare noen få tips.
Dette vil gjøre to ting. Først vil det gi deg en generell ide om hvordan det gikk. For det andre vil det mentalt forberede alle til å gi mer detaljert tilbakemelding når du sender dem e-post etter eventet.
Tips: Bruk denne listen med spørsmål for å få en ide om hva du skal spørre folk om dagen.
Billetto er en billettplattform som hjelper deg med å styre, promotere og holde eventer. Opprett en event-side og selg billetter på 5 minutter.
OPPRETT EVENT >>
Du klarte det!
Gratuler dem deg selv, siden du nettopp har gått gjennom ditt veldedighetsevent med suksess. Forhåpentligvis har du innsamlet mye penger og spredt litt bevissthet om en god sak.
Hvis du har fulgt denne guiden, vet du allerede hva du skal gjøre neste gang. Du vil ha mye visuelt innhold fra arrangementet du kan bruke til å spre videre bevissthet online.
Gratuler deg selv… og gjør deg klar til å følge opp med alle som deltok i arrangementet ditt.
Legg igjen en kommentar