Den ultimate guiden til et vellykket privat event

Har du fått ansvaret for å organisere et bryllup, bursdag eller familiegjenforening? Eller kanskje du vil planlegge en hyggelig fest for kollegaene dine fra jobben?

Du har kommet til rett sted. Dette er vår ultimate guide til et vellykket privat event. Selv om det kan være lite og privat, er det fremdeles mange ting å vurdere for å få det til å gå på skinner.

I denne guiden vil du lære om:

• Hvordan planlegge mat, underholdning og lokalet (og hvordan sikre privatliv).
• Hvor og hvordan du kan markedsføre ditt private event, selv om det er lite.
• Hva du skal gjøre som vert på dagen for eventet ditt.
• De ulike måtene du kan følge opp etter festen er over.

1. Planlegg ditt private event

Det første steget mot å planlegge ditt private event er å vurdere tema, formål og målgruppe. Når du har den informasjonen, kan du begynne å lage et realistisk budsjett og en tidslinje.

Her er noen av de viktigste spørsmålene du må vurdere når du planlegger et privat event:

Lokalet

Er lokalet passende for eventets tema?

Privatliv

Tilbyr lokalet det ønskede nivået av privatliv?

Meny

Hva står på menyen, og hvordan blir det servert?

Underholdning

Planlegger du å tale eller vil du ansette en underholder?

Budsjett og tidslinje

Hvor mye penger og tid har du å jobbe med?

Fordi private events er så varierte, bør du alltid planlegge med konseptet til eventet i bakhode.

Neste steg

Vår detaljerte guide vil ta opp hvert av disse spørsmålene og hjelpe deg med å lage en solid plan for ditt private event.

Videre lesing:Hvordan planlegge et privat event: 11 ting du bør tenke på.

2. Markedsføring av ditt private event

Markedsføringen av et private event vil ofte fokusere på eksklusivitet. Enten det er et bryllup eller en kjendismiddag, vil folk sette pris på at det ikke er for alle.

Her er noen av de mange måtene du kan markedsføre ditt private event:

Timing

Vurder timingen for eventet ditt og promoter i god tid på forhånd.

Målgruppe

Fokuser på markedsføringskanalene som brukes av publikummet du vil nå.

Merke ambassadører

Benytt deg av tidligere deltagere for å hjelpe deg med å promotere det kommende eventet.

Eksklusivitet

Legg vekt på arrangementets eksklusivitet for å skape interesse.

Influensere

Inviter influensere til eventet og bruk navnet deres til å promotere det.

Konkurranser

Sett opp en konkurranse for billetter, så folk deler eventet.

Billettsystem

Bruk en billettplattform for å selge billetter og få datainnsikt.

Ikke alle disse metodene vil gjelde for ditt event. Ikke inviter en influenser til bryllupet ditt eller til familiegjenforeningen… med mindre du kjenner dem.

Neste steg

Uansett hva slags privat event du arrangerer, er sjansen stor for at du finner litt inspirasjon i vår dyptgående guide for hvordan du kan markedsføre det.

Videre lesing:12 måter å markedsføre et privat event.

3. Vertskap for ditt private event

Som vert for ditt private event er opplevelsen til dine gjester i dine hender. Hvis du organiserer bursdag eller bryllup, er det desto viktigere at du er forberedt.

Forsøk å planlegge så mange av disse tingene på forhånd, slik at du minimerer stress på selve dagen:

Adgang

Forsikr deg om at det er ordentlig tilgang til lokalet og veibeskrivelser til viktige områder.

Sitteplasser

Organiser bord og sitteplasser slik at alle vet hvor de skal være.

Atmosfære

Sett stemningen med musikk og belysning for å skape en hyggelig atmosfære.

Underholdning

Vær imøtekommende mot eventuelle underholdere eller forelesere og gi dem plass til å slappe av og forberede seg.

Teknisk utstyr

Sjekk alt teknisk utstyr, mikrofoner, lydanlegg, projektor, belysning og IT-systemer, for eksempel.

Drinker og snacks

Forbered velkomstdrinker og kanapeer til gjestene ankommer.

Sosiale medier

Ta bilder, ta opp videoer og oppmuntre til deling på sosiale medier.

Hvis du ikke har tid til å forberede alt dette før dagen har kommet, må du gi deg selv nok tid på dagen før gjestene kommer.

Neste steg

Hvis du synes det høres ut som mye å håndtere på en gang, så ikke bekymre deg. Vi har satt sammen en detaljert guide som vil lede deg gjennom trinnene for å være vert for ditt private event.

Videre lesing: Guide for å være vert for et privat event (i 9 trinn).

4. Oppfølging etter ditt private event

Hvordan du følger opp etter et privat event avhenger i stor grad av typen av event. Etter en familiegjenforening kan du finne de på nytt på Facebook. Etter forretningsmøter kan det være LinkedIn. Her er noen av de viktigste oppgavene du må gjøre i oppfølgingsfasen av et privat event:

Takk alle sammen

Takk gjestene for at de kom, ikke glem å takke teamet ditt og lokalet også. Du bør også takke sponsorer, leverandører og influensere som hjalp deg.

Gå gjennom målene

Se om du nådde målene for eventet. Var det for å møte en klient? Eller kanskje bare å ha det moro med familie og venner?

Tilbakemelding

Få tilbakemeldinger fra alle om hvor bra du gjorde det slik at du kan forbedre fremtidige events.

Knyt bånd på nett

Du bør styrke forbindelsene du har opprettet eller gjenopprettet ved å finne de og legge de til på nettet.

Budsjett

Regn sammen inntektene og utgiftene dine for å se om du er i det svarte eller det røde. Bruk billettplattformen for å gjøre det (hvis du har en).

Markedsfør neste event

Forbered og engasjer gjestene dine til neste private event du vil holde. Du kan gjøre dem til merke talsmenn ved å tilby dem noen insentiver som rabatter på billetter.

Høydepunkter

Saml alle bildene og videoene fra eventet, og del dem med gjestene dine, slik at de kan gjenoppleve de fine øyeblikkene dere laget sammen.

Bruk skjønn når du følger opp. Å dele selfies fra eventet med din nye klient er kanskje ikke helt passende. Eller kanskje er det nøyaktig det de vil se fra deg!

Neste steg

Vi har gått gjennom hver av disse ideene i vår guide for hvordan du kan styrke forbindelsene dine etter eventet. Les guiden ved å klikke på lenken rett nedenfor.

Videre lesing: Forsterk forbindelsene dine: oppfølging etter et privat event.

Avslutte

Det var en liten gjennomgang av alt du trenger å vite om du vil planlegge og gjennomføre et vellykket privat event. Forhåpentligvis vil du dra nytte av den nye kunnskapen din når det gjelder ditt eget event.

Nøkkelpunkter

Her er noen av de viktigste punktene du må huske på når du begynner å planlegge:

• Vurder nivået av privatliv som lokalet tilbyr før du bestiller det.
• Fokuser på eksklusivitet når du markedsfører eventet til potensielle gjester.
• Forsikre deg om at det er tilstrekkelig tilgang til lokalet og skap en hyggelig atmosfære.
• Forsterk forbindelsene dine ved å nå ut til folk etter eventet.

Er tanken på å organisere ditt eget private event litt mindre stressende nå? La oss få høre hva du tenker i kommentarfeltet nedenfor!