Du har planlagt eventet ditt i en stund nå, og kan endelig se lyset i enden av tunnelen. Nå er et godt tidspunkt for å tenke på å sende ut en invitasjon til gjestene dine.
Les denne guiden for å lære hvorfor event-invitasjoner er viktige, hvordan du skriver dem og når du bør sende dem ut.
1. Hva er en event-invitasjon?
Svaret kan virke åpenbart, men det er mer bak en event-invitasjon enn du skulle tro. Det som teller som en invitasjon til et lite event, vil ikke holde for et mer formelt event.
Så, hva er passende?
Skal du ta tak i en fyllepenn og skrive en personlig invitasjon på håndlaget brevpapir? Eller er det nok å bare tagge folk på Facebook?
Invitasjonen din bør gjenspeile temaet for eventet. Den bør gjøre mer enn å bare informere folk om de praktiske detaljene. Den bør være en del av selve eventet, ved å bygge spenning i forkant.
Så uansett om du velger å sende de i posten eller via en rask elektronisk melding, må den samsvare med det generelle temaet for eventet.
2. De ulike typene event-invitasjoner
Formatet på event-invitasjonene er viktig fordi det kan påvirke mottakernes svarprosent, så vel som deres inntrykk av eventet ditt. La oss se på de tre typene av event-invitasjoner
1. Håndskrevet
Det blir tradisjonelt gitt ut skriftlige invitasjoner til veldig eksklusive events, for eksempel bryllup, gallaer og formelle middager.
De krever tid, penger og krefter fra eventplanleggerens side. Dette gjør dem upraktiske for store samlinger med hundrevis eller tusenvis av deltagere.
På grunn av eksklusiviteten og innsatsen knyttet til skriftlige invitasjoner, er det mer sannsynlig at mottakerne vil svare. En dobbel konvolutt med adressen din på vil forbedre svarprosentene ytterligere.
Tips: Les denne guiden for hvordan du mestrer håndskrevne invitasjoner for mer informasjon.
2. Trykte
Skriftlige invitasjoner ser fine ut, men trykte event-invitasjoner gir deg flere alternativer. Hvis du går sammen med en god grafisk designer eller bruker en online mal, kan du være skikkelig kreativ.
Trykte invitasjoner er billigere å produsere enn håndskrevne, men er fremdeles dyrere enn elektroniske invitasjoner. De er også mindre eksklusive enn skriftlige invitasjoner, men mer eksklusive enn elektroniske.
For å få trykte invitasjoner til å se eksklusive ut (og for å be mottakerne til RSVP), kan du inkludere en dobbel konvolutt med navnet ditt på når du sender ut event-invitasjonene.
Tips: Finn en kommersiell trykker som kan skrive ut invitasjonen til eventet ditt.
3. Elektronisk
Elektroniske eller digitale event-invitasjoner, uansett hvilken form de tar, er uten tvil det billigste og raskeste alternativet. Du kan skrive en e-post og sende den til alle deltagerne samtidig med bare ett klikk.
En enda raskere måte er å lage et Facebook-event og invitere folk via plattformen. Du kan merke de digitale invitasjonene dine med eventlogoen din for å gjøre dem mer detaljerte.
Elektroniske invitasjoner er mindre formelle, mindre eksklusive og derfor mindre minneverdige og presserende. Men på den andre siden kan du kan sende påminnelser, og enkelt holde styr på svar og engasjement.
Tips: Se eksempler på e-post-invitasjoner og invitasjoner sendt via sosiale medier for mer inspirasjon.
3. Hvilke detaljer du bør inkludere i event-invitasjonen
Event-invitasjonen din må svare på alle relevante spørsmål deltagerne vil ha. Disse inkluderer hva, hvorfor, hvem, når og hvor for eventet ditt.
De fleste event-invitasjoner vil inneholde følgende detaljer:
- Navnet på den inviterte personen
- Tittel og beskrivelse av eventet
- Navn på verter og arrangører
- Tid og dato for når eventet vil finne sted
- Lokalet, beliggenhet og hvordan du kommer deg dit
- Kleskode
- Svarfrist
Avhengig av hva slags event du planlegger, kan det være lurt å inkludere informasjon om parkering, barn, omgjestene kan ta med seg noen, matalternativer og spesielle kostholdskrav.
4. Hvordan ordlegge event-invitasjon
Valget ditt av språk bør gjenspeile formaliteten til eventet. Skriv på en formell måte for formelle events og bruk mer hverdagslig ordlyd for mindre events.
Formelle event-invitasjoner vil vanligvis bruke språk som «Du er hjertelig invitert til …» og «Vi har gleden av å invitere …»
Her er noen typer events som vanligvis krever formell formulering:
- Akademiske seminarer
- Jubileumsfester
- Prisutdelinger
- Forretningslunsjer
- Konferanser
- Offisielle seremonier
- Åpne hus
- Pensjonsfester
- Industrimesser
- Bryllup
Det er selvfølgelig unntak fra regelen. En forretningslunsj kan være avslappet og en prisutdeling kan være utfordrende. Bare sørg for at språket stemmer overens med temaet.
Invitasjoner til ufrmelle events bruker mer oversiktlig språk, for eksempel «Bli med oss neste måned …» og «Ikke gå glipp av dette …»
Her er noen eksempler på events der hverdagslig ordlyd vanligvis er passende:
- Uformelle middager
- Høytidsfeiringer
- Små sammenkomster
- Overraskelsesfester
- Arbeidsfester
Tips: Se på disse ekseplene av tekst for event-nvitasjoner for å hjelpe deg med å skrive dine egne.
5. Bør du alltid sende ut event-invitasjoner?
Ikke alle events krever en invitasjon, så det er verdt å vurdere om du i det hele tatt burde bruke tid på en. Mange av leserne våre arrangerer klasser for eksempel, som vanligvis ikke krever en invitasjon.
Så er det offentlige events, for eksempel parader og samfunnsmesser, som er åpne for alle og bare annonserer de praktiske detaljene på plakater rundt om i byen og på nett.
Her er noen eksempler på events som ikke krever mye når det gjelder event-invitasjoner:
- Uformelle fester
- Klasser
- Komedieshow
- Fellesskapsevents
- Konserter
- Rebusløp
- Sportsevents
- Teambuilding aktiviteter
- Velvære-events
- Workshops
6. Når er det beste tidspunktet for å sende ut event-invitasjoner?
Det er ingen harde og raske regler for når du bør sende ut de offisielle invitasjonene, men det er et par ting du må vurdere når du gjør det.
Jo lenger tid i forveien du inviterer folk til et event, desto mindre sannsynlig er det at de vil være opptatt. Imidlertid er det også mer sannsynlig at de vil glemme det før eventet finner sted.
Motsatt vil eventet din være ferskere i folks tanker, jo nærmere du er datoen. Men det er også mer sannsynlig at de allerede har lagt planer for den dagen.
Her er noen faktorer som vil påvirke tidspunktet for når du sender ut event-invitasjonen din:
- Dato – send invitasjoner tidligere hvis eventet ditt foregår i en travel tid, for eksempel en høytidsperiode.
- Sted– gi folk tid til å bestille fly og overnatting hvis du planlegger et event i utlandet.
- Størrelse– kunngjør store events, som konferanser og festivaler, lang tid på forhånd slik at folk kan holde timeplanene sine åpne.
- Billetter– billetterte events med alternativer for forhåndsbestillinger eller et begrenset tilbud bør kunngjøres tidlig for å gi folk en sjanse til å sikre seg billetten sin.
7. Ideer for event-invitasjoner til inspirasjon
Hvis du vil se hvordan andre eventplanleggere har satt sammen event-invitasjonene sine, er du heldig. Vi har gravd frem noen fantastiske og inspirerende ideer du kan bruke.
Ta en titt på disse ideene for event-invitasjoner:
8. Maler for event-invitasjoner
Hvis du føler deg klar til å gå i gang med å lage invitasjoner til eventet ditt, frykt ikke. Du trenger ikke å være en grafisk designer. Du kan bare bruke en av de mange gratis malene som finnes online.
Her er noen gratis invitasjonsmaler du kan bruke:
Klar til å sende ut invitasjonene?
Du har nå alle ressursene du trenger for å lage og sende ut en flott event-invitasjon. Det eneste spørsmålet nå er, hvem vil du invitere? Og til hva?