Hvordan organisere hemmelige arrangementer (+ hvilke verktøy du skal bruke)

Hvorfor i all verden vil du organisere et hemmelig arrangement? Er ikke hele poenget med et arrangement faktisk å få folk sammen?

Både ja og nei.

Vi lever i en demystifisert verden hvor alt blir delt på sosiale medier med alle. TMI (too much information) er en del av vår daglige rutine, noe som betyr at vi mangler litt av «det ukjente».

Det er noe magisk om å utforske ukjent territorium og ikke være sikker på hva du kan forvente. Vi har tidligere skrevet om hvordan eksklusive arrangementer kan få folk til å føle seg spesielle.

Knapphet gjør underverk for billettsalg.

Men hva kunne egentlig være mer eksklusiv enn et hemmelig event som bare noen få mennesker vet om?

Hemmelige hendelser er ikke bare en fin måte å bygge hype på. Det kan være mange grunner til at du vil være vert for et arrangement for en bestemt gruppe mennesker.

Kanskje det er spesielt eksplisitt(Eyes Wide Shut, folkens?) eller bare en samling for din nærmeste sirkel.

Vi har alle hørt om hendelser som har gått viral på sosiale medier og så fikk hele nabolagene delta på dem.

Så la oss snakke om hemmelige arrangementer. I denne artikkelen vil vi dekke:

• Hvorfor være vert for et hemmelig arrangement
• Hvilken del av det å holde hemmelig
• Hvilke detaljer å lekke og når
• Hvordan tenke på kommunikasjon
• Hvor finne det riktige sted
• Hvordan la folk få tilgang til stedet
• Hvordan bruke influencere for å hjelpe deg med kampanjen
• Selge billetter for hemmelige arrangementer
• Følge opp etter arrangementet

Som du kan se, er det litt mer til det enn bare å ikke fortelle noen.

Så la oss starte!

1. Hvorfor være vert for et hemmelig arrangement?

Noen gang lurt på hvordan iskrembarer holder seg i business i løpet av de kalde vintermånedene?

De selger varm sjokolade.

En vanlig virksomhet vil oppleve sesongmessige oppturer og nedturer. Nøkkelen til å minimere nedturen er å revurdere din tilnærming til organisering av hendelser.

Hemmelige hendelser vil hjelpe deg med å krydre opp ting og opprettholde relevans i sesongmessige nedturer. Det vil også introdusere litt mysterium og eksklusivitet til ditt sted eller virksomhet.

2. Hva er hemmeligheten?

Det hemmelige element i arrangementet er noe du burde tenke lenge og hardt om. Du vil beholde deler av det et mysterium.

Men du trenger også at folk kjenner nok til å bli fascinert. Du vil at de skal begynne å snakke om det og skape litt hype.

Secret Sessions er en sanger-låtskriver-gruppe i London som er vert for månedlige live arrangementer. Billettene og beliggenhet er kun tilgjengelige for medlemmer av gruppen. Ingen vet hvem som skal utføre — men det er alltid en suksess.

Dans Le Noir er en restaurantkjede hvor gjestene spiser i mørket og serveres av blinde servitører. Bortsett fra noen få generelle alternativer, vet gjestene ikke nøyaktig hva de blir servert.

Både Secret Sessions og Dans Le Noir er perfekte eksempler på hemmelige arrangementer. Tenk på hva du kan holde hemmelig for å vekke interessen til dine gjester.

3. Dryppmate med detaljene

En del av markedsføringen kan være å sakte lekke detaljer før arrangementet.

Start med en generell beliggenhet eller et overordnet tema. Deretter gi mer informasjon etter hvert som tiden går.

Planlegg en tidslinje for hva du vil avsløre når, og se fascinasjonen utfolde seg på nettet. Det vil få folk til å se frem til neste stykke av puslespillet.

4. Finne det riktige sted

Stedet for ditt hemmelige arrangement trenger ikke å være en hemmelighet selv.

De nevnte Secret Sessions holdes på et kjent sted (som vi ikke vil avsløre her) og Dans Le Noir er en internasjonal restaurantkjede.

Likevel gir det et ekstra element av mysterium hvis du velger en av de hemmelige underground stedene rundt byen.

Men din prioritet bør alltid være å velge et sted som passer til temaet for arrangementet. Viktigst av alt: Sørg for at lokaler ikke lekker noen hemmeligheter!

5. Gjør kunnskap til et inntakskrav

Du kjenner dette konseptet hvis du noen gang har vært på en av de mange speakeasy-er i storbyene.

Først må du høre om lokalet fra noen som allerede vet om det. Deretter må du gå nedover en bakgate, gjemme seg i en søppelbøtte, og vente på at den skal samles inn.

Eller det kan være enklere: Velg riktig bok fra en bokhylle på en pub og avslør en skjult dør som fører til det hemmelige stedet.

Alternativene er bare begrenset av din kreativitet. Legg til en liten utfordring for dine gjester. De vil sette pris på det.

6. Revurder kommunikasjon

Siden hendelsen din er hemmelig, må du være smart om hvordan du kommuniserer. Du kan slippe tips på sosiale medier og i e-postlisten din.

Men du trenger en egen kommunikasjonskanal for folk som faktisk registrerer seg for å delta.

Du har flere alternativer å velge mellom:

• Tekstmeldinger
• WhatsApp-gruppe
• Telefon-hotline
• En separat e-postliste
• Faktiske billetter
• En lukket Facebook-gruppe
• Direkte post (brevpost)
• En tilpasset mobilapp

Du vil ikke være 100% i stand til å forhindre at deltakerne deler den hemmelige informasjon. Men det er i deres egen interesse å beholde hemmeligheten, slik at deres venner kan være sjalu senere.

7. Utnytte influencere (og journalister)

Hvis du har tilgang til relevante influencere på sosiale medier, så prøv å rekruttere dem for kampanjen.

La dem slippe tips til sine etterfølgere sammen med andre markedsføringen din. De vil være en stor ressurs for kampanjen din, da de fyller rollen som «betrodd rådgiver» til sine fans.

Du kan også bruke journalister eller bloggere til å gjøre det samme med leserne deres. Bare vær sikker på at ingen avslører noen detaljer du ennå ikke har avslørt på dine egne kanaler.

8. Hvordan selge billetter for et hemmelig arrangement?

Enkelte billettsystemer gir deg muligheten til å opprette et privat (eller hemmelig) arrangement.

Det betyr at eventlisten din ikke blir vist på forsiden… eller til og med dukker opp i søk.

Billetto gir deg muligheten til å gjøre nettopp det. Du vil også kunne skjule bestemte billetter bak tilgangskoder.

Hvorfor ikke gjøre tilgangskoden til en del av kampanjestrategien din?

9. Etter arrangementet

Du vil at folk skal fortsette å snakke etter arrangementet, akkurat som med noen ikke-hemmelig sammenkomst.

Dine gjester vil være ivrige i å fortelle alle hva hemmeligheten var, så nå er det på tide å bli kreativ. Hvis du vil være vert for et lignende event i fremtiden, må du komme opp med en ny hemmelighet.

Det kan være forskjellige artister, et annet sted eller et helt nytt konsept. Den viktige delen er at selv folk som deltok på den tidligere hendelsen, vet ikke hva de skal forvente.

For å oppsummere…

Det er mange fordeler ved å organisere hemmelige arrangementer. Det vil bidra til å skape buzz under sesongmessige nedturer og legge til et mye trengte mysterium for nattelivet.

Her er punktene du bør vurdere for ditt hemmelige arrangement:

• Finne ut hva hemmeligheten skal være
• Kjønne hvilke detaljer å lekke og når
• Tenke på hvordan du kommuniserer med deltakere
• Finne riktig sted som samsvarer med temaet ditt
• Gjøre det å gå inn i lokalet en del av mysteriet
• Bruke influencere og journalister til å slippe tips
• Finne en billettplatform som Billetto som letter private arrangementer
• Følge opp etter arrangementet for å opprettholde buzz

Alle elsker en hemmelighet, så du har all grunn til å komme inn på handlingen. Lykke til!