8 gylne retningslinjer for planlegging av en fellesskapshendelse

Organiserer du et arrangement for lokalbefolkningen? Da bør du lese disse gylne retningslinjene for å planlegge en fellesskapshendelse.

I denne guiden vil vi dekke…

• Hva en fellesskapshendelse er
• Hvordan organisere et offentlig møte og få frivillige
• Betydningen av en sjekkliste for planlegging av hendelser
• Helse- og sikkerhetsprosedyrer
• Offentlig og arbeidsgiveransvarsforsikring
• Risikovurdering
• Lisenser for mat, alkohol, gambling og underholdning
• Hvordan ta kontakt med lokale medier
• Personvern og databeskyttelse

Det er mye å gå gjennom, så la oss komme rett inn i saken.

Hva er en fellesskapshendelse?

Et fellesskapshendelse er organisert av lokalbefolkningen for lokalbefolkningen. Den blir vanligvis planlagt og drevet av frivillige som ønsker å bringe lokalsamfunnet nærmere sammen.

Eksempler på fellesskapshendelser inkluderer:

• Gatefest
• Filmvisninger
• Pubquizer
• Hagearbeidsdager
• Gratisbutikker
• Tematiserte dager
• Liveopptredener
• Matfestivaler
• Bondemarkeder

Med andre ord kan det være alt fra en tombola til en veldedighetsfond. Din fellesskapshendelse er bare begrenset av fantasien din.

1. Organiser et offentlig møte

Det er vanligvis et team av frivillige som driver en fellesskapshendelse i stedet for profesjonelle arrangører. Det betyr at du må finne lokalbefolkningen som er interessert i å muliggjøre arrangementet.

En god måte å gjøre det er å først organisere et offentlig møte. Du kan være vert for det utendørs, i et samfunnshus eller i en lokal kirke.

Her er noen måter du kan publisere møtet på:

• Send flygeblad gjennom postkassene
• Sett opp plakater i lokale butikkvinduer og oppslagstavler
• Skriv et brev i en lokal avis
• Kunngjør det på lokalradio
• Lag et online event og inviter nabolaget

Når du har samlet en folkemengde, bør du holde det bredt og enkelt. Tanken er å ikke kartlegge alt på forhånd.

I stedet bør du skape spenning rundt den opprinnelige hendelsesideen. Be om forslag fra lokalbefolkningen som deltar på møtet, og ønsker å bli involvert med organisasjonen.

2. Bruk en sjekkliste for planlegging av hendelsen

Du bør skrive ned alle ideene du kommer med på det offentlige møtet. Når du har hatt tid til å gå over listen, er det på tide å drive med detaljene.

Finn ut hva som kreves for å bringe hendelsesideene dine til livet. Bestil deretter alt etter prioritet og vurder hvor mye det vil koste.

Tips: Du kan bruke vår sjekkliste for hendelsesplanlegging for å hjelpe deg med å planlegge fellesskapshendelsen din.

3. Les opp om helse- og sikkerhetsprosedyrer

Helse- og sikkerhetsprosedyrer kalles ofte den ultimate buzzkill. Men de er der for å sikre at ingen blir skadet under hendelsen.

Du må vurdere hvem som skal delta på arrangementet og hvor det foregår. Sunn fornuft går langt her: Du trenger bare å bruke litt av Murphys lov.

Her er noen spørsmål å spørre deg selv når du vurderer helse og sikkerhet:

• Involverer arrangementet potensielt farlig utstyr?
• Kan noen bli skadet fra hendelsesaktiviteter?
• Er det en sjanse for at spillestedet blir for varmt eller for kaldt?
• Er det noen potensielle brannfarer?
• Vil det være sårbare mennesker på arrangementet?
• Trenger frivillige treningen på forhånd?
• Hva skal du gjøre i tilfelle av en ulykke?

Tips: Lær mer om forenkle helse- og sikkerhetsforanstaltninger.

4. Offentlig og arbeidsgiveransvarsforsikring

Det er viktig å være forsikret dersom noe går galt til tross for din beste innsats.

Forsikringene vi vil se på nå er offentlig og arbeidsgiveransvarsforsikring.

Vær oppmerksom på at offentlig ansvarsforsikring ikke er et juridisk krav. Men hvis noe skjer, kan et krav bli innlevert mot deg. Og det blir dyrt veldig fort.

Offentlig ansvarsforsikring

Du trenger offentlig ansvarsforsikring hvis det er fare for personskade eller tap, tyveri eller skade på eiendom. Med andre ord, stort sett alle større hendelser.

Arbeidsgiveransvarsforsikring

Du trenger også en separat arbeidsgiveransvarsforsikring hvis noen av dine ansatte blir betalt. Men det er ikke et juridisk krav hvis alle er frivillige.

5. Utfør en risikovurdering

En risikovurdering er en liste over forskjellige ting som kan gå galt. Vanligvis involverer de folk eller eiendom som blir skadet.

Du bør utføre en risikovurdering for å minimere sjansene for at noe dårlig skjer. Som med helse- og sikkerhetsprosedyrer, bør du bruke sunn fornuft liberalt.

Tips: Du kan se på disse eksemplene på risikovurderinger for å få en ide om hvordan det ser ut.

6. Skaff seg de riktige lisensene

Du må sannsynligvis få en lisens eller to for fellesskapshendelsen din. Hvis arrangementet ditt innebærer gambling, alkohol og underholdning, trenger du definitivt noen få av dem.

Her er noen av aktivitetene du trenger få en lisens for:

• Tombolaer og samfunnslotterier
• Bingo, race, and kasinonetter
• Konserter
• Filmvisninger
• Alkoholservering
• Servering av mat og drikke
• Hendelser på offentlig eiendom
• Gatesamlinger
• Gatefester og parader

Og her er noen av stedene du kan lære om de forskjellige lisensene:

• Gambling Commission for informasjon on gamblinglisenser.
• PRS og PPL for informasjon om bruk av opphavsrettsbeskyttet musikk.
• BFI for informasjon om lokale filmvisninger.
• MPLC for informasjon om bruk av opphavsrettsbeskyttede filmer.
• Food Standards Agency for informasjon om matservering.
• Din lokale kommune for informasjon om liveunderholdning, gatesamlinger, gatestenginger, servering av alkohol og organisering av arrangementer på offentlig land

Det er generelt en god ide å søke om disse lisensene så langt på forhånd som mulig. Helst ikke senere enn en måned før arrangementet finner sted.

7. Ta kontakt med lokale medier

Du bør også gjøre ditt beste for å fremme fellesskapshendelsen. Sosial medier er dine venner, men det kan også være lurt å ta kontakt med lokale medier.

Skriv en pressemelding for arrangementet før du kommer i kontakt med den lokale avis.

Tips: Sjekk ut vår detaljert guide om hvordan å skrive en pressemelding for et event.

8. Personvern og databeskyttelse

Bilder og videoer fra arrangementer er gode for markedsføring og reklamekampanje. Men du bør være ekstra forsiktig når du planlegger et fellesskapshendelse.

Alle personopplysninger (inkludert bilder) er beskyttet av GDPR-reguleringer. Dette betyr at du må få tillatelse fra personen til å beholde data på filen.

Det er en god ide å kunngjøre til gjester at du har tenkt å ta bilder og filme arrangementet. Hvis du har planer om å dele den på sosiale medier, så inkluder det også.

Nå er det bare selve arrangementet

Du vet nå alt du trenger for å holde fellesskapshendelsen din på den riktige side av loven.

Nå er det bare… alt annet.

Heldigvis har vi det du trenger. Les om hvordan forberede seg for et event, og få noen gode tips for eventplanlegging her på denne bloggen.

Lykke til!