Sjekkliste for eventplanlegging for en travel eventplanlegger

Det er viktig å ha en sjekkliste for eventplanlegging når du organiserer et event. Det er mye å holde styr på, og du vil ikke bli sittende fast på detaljer.

Derfor er det best å først lage en makrovisjon om hva du vil at eventet skal være. Når det er etablert, kan du gå inn i granulære elementer.

De to hovedspørsmålene du bør stille deg selv er:

1. Hva vil du oppnå med eventet?
2. Hvor mange ressurser har du til rådighet?

Når du har besvart disse to spørsmålene, blir det bare et spørsmål om å fylle ut tomrommene. Og det er masse tomrommene å fylle ut.

Vi har laget denne svært konsise sjekklisten for eventplanlegging, slik at du kan opprettholde fokus på både makroen og mikroen. Det er laget bredt og generelt for å passe de fleste eventene.

Vi har delt den i seks faser av eventplanlegging:

• 6-12 måneder før eventet
• 3-6 måneder før eventet
• 1-3 måneder før eventet
• 1-2 uker før eventet
• Like før og på dagen for eventet
• Like etter eventet

Du er velkommen til å skrive ut og bære den med deg — og krysse alle boksene!

6-12 måneder før eventet

Den første fasen av eventplanlegging handler om å bestemme målene og gjøre forskning.

• Bestem suksess beregninger
  • Solgte biletter
  • Donasjoner samlet
  • Fortjeneste skaffet
  • Bevissthet økt

• Velg en tid og dato som ikke kolliderer med helligdager

• Skriv opp en tidslinje for eventforberedelse

• Velg lokalet og samle anbefalinger for utleie av lokalet
  • Pass på at det er nok plass til dine gjester

• Opprett et budsjett med omtrentlige kostnader for:
  • Utleie av lokalet
  • Utleie av utstyr
  • Gebyrer for underholdere eller talere
  • Markedsføringsmaterialer
  • Ulike utgifter

• Rekrutter et eventteam for å hjelpe deg med
  • Planlegging og logistikk
  • Tekniske problemer
  • Markedsføring og sosiale medier

• Utforsk og velg potensielle undeholdere eller talere
  • Bruk målgruppen din til å bestemme det mest hensiktsmessige valget
  • Bestem om du vil gå direkte eller gjennom et bookingbyrå

• Utforsk og velg potensielle sponsorer
  • Finn selskaper som arbeider i din nisje
  • Sjekk hvem sponser arrangementer som ligner ditt event

• Opprett en eventside eller et nettsted
  • Pass på at det gjenspeiler eventtemaet
  • Optimaliser nettstedets infrastruktur for å håndtere trafikk
  • Bruk et mobil-vennlig design

• Opprett kontoer på sosiale medier
  • Facebook
  • Instagram
  • Twitter
  • YouTube
  • LinkedIn
  • Pinterest

3-6 måneder før eventet

Den andre fasen er hvor ting begynner å ta form. Bekreft alt og begynn å markedsføre eventet.

• Organiser billettsalg til eventet ditt
  • Finn en billettplatform
  • Bestem pris per billett
  • Tilbyr rabatter for tidlig kjøp
  • Anslå gjesteoppmøte
  • Revider budsjettet ditt tilsvarende

• Gjør forberedelsesarbeid på eventstedet
  • Finn ut om du trenger noen lisenser eller tillatelser
  • Få offentlig ansvarsforsikring hvis det er aktuelt
  • Finn ut om lokalet inkluderer catering eller teknisk utstyr
  • Pass på at det er nok parkerings- og sitteplasser
  • Gå gjennom helse- og sikkerhetsprosedyrer

• Bestill talerne eller underholdningen
  • Signer en detaljert kontrakt
  • Gjøre avtale om live opptreden eller keynote-tale
  • Legg til deres bilde og biografi til eventnettstedet
  • Ordne reise og overnatting

• Sikre eventsponsing
  • Send ut eventsett
  • Få en muntlig eller skriftlig avtale

• Begynn eventmarkedsføringskampanjen
  • Legg inn markedsføringsinnhold på sosiale medier
    • Bilder
    • Videoer
    • Blogginnlegg
    • Podcaster
  • Opprett et pressesett for å sende ut til medier
    • Eventbakgrunn
    • Tid og sted
    • Prominente gjester, underholdere eller talere
  • Send ut invitasjoner til gjestelisten din
  • Legg opp event ditt på alle relevante eventkalendere
  • Bestil markedsføringsmaterialer fra et trykkeri
    • Eventprogramme
    • Plakater og bannere
    • Flygeblad og klistremerker

1-3 måneder før eventet

Den tredje fasen handler mest om å bekrefte gjester, talere og sponsorer. Det er også den delen hvor du øker markedsføring av eventet.

• Påminn de interesserte gjestene om å bekrefte sitt oppmøte

• Bekreft logistikk med talere eller underholdning
  • Gå gjennom kontraktsforpliktelsene dine
  • Dobbeltsjekk reise og overnatting

• Bekreft avtaler om sponsing av eventet
  • Sjekk om sponsorene dine fortsatt er ombord
  • Potensielt prøv å selge dem mer sponsorpakker

• Øk eventmarkedsføring
  • Legg inn nedtellingen på sosiale medier og via e-post
  • Kunngjør slutten på rabatter for tidlig kjøp
  • Send en pressemelding til medier som blogger og aviser

1-2 uker før eventet

De siste ukene før eventet er for å sikre at alle og alt kjører jevnt.

• Vurder eventprogrammet
  • Revider eventuelle deler som må endres
  • Tenk på backupplaner i tilfelle forstyrrelser i siste øyeblikk

• Bekreft eventplan med alle involverte:
  • Eventteam
  • Deltakere
  • Talere og underholdning
  • Sponsorer
  • Lokale/arena
  • Catering
  • Utstyrleverandør

• Bekreft det endelige antall deltakere

• Fullfør sitteplassordning

• Pass på at det er noen på døren for å håndtere registreringer

• Ordne for en videograf å fange spesielle øyeblikk under arrangementet

Like før og på dagen for eventet

Dagen er nesten her, og du må sørge for at ingenting blir igjen til tilfeldighet.

• Test alt teknisk utstyr

• Sjekk vær- og trafikkmeldingen

• Dobbeltsjekk at mat og drikke blir levert presis

• Pass på at lokalet er dekorert og alle skilt er på plass

• Lag kopier av viktig dokumentasjon
  • Eventplan
  • Sitteplan
  • Gjesteliste
  • Medieliste

Like etter eventet

• Rydd opp lokalet eller organiser et oppryddingsteam

• Rediger opptak fra eventet til en etter-event promo-video

• Fortsett med eventmarkedsføring
  • Legg inn bilder og videoer fra eventet på nettstedet ditt og sosiale medier
  • Ta kontakt med medier som var tilstede og be om anbefalinger
  • Pass på at alle vet hvor mye brølende suksess eventet ditt var

• Gå gjennom økonomien
  • Sjekk det totalte antallet solgte billetter
  • Samle inn alle kvitteringer for utgiftskrav
  • Oppdater budsjettet for eventet ditt

• Følg opp med alle involverte og personlig si takk til dem for deres deltakelse
  • Eventteam
  • Sponsorer
  • Mediefolk
  • Talere and underholdere
  • Gjester

• Send ut spørreundersøkelser til gjestene for å få tilbakemelding på hvordan du kan forbedre deg for neste gang

Har vi gått glipp av noe?

Hvert event er unikt, så gjerne tilpass din sjekkliste for eventplanlegging.

Hvis du føler at det er noe generelt som vi har gått glipp av, gi oss beskjed i kommentarene.

Lykke til, og husk å bruke sjekklisten for eventplanlegging!