by Det er ikke noe slikt som å vite for mange arrangementplanleggingstips. Det er ikke lett å planlegge og gjennomføre et arrangement, så du trenger så mange verktøy i ditt arsenal som mulig.
Vi har satt sammen en liste over 17 uvurderlige eventplanleggingstips her. Vi håper de vil gjøre livet som en eventplanlegger litt enklere.
Noen av de tipsene vi skal dekke i denne artikkelen, vil lære deg hvordan du kan…
- Lage en kampplan
- Bruke planleggingsprogramvare
- Samle inn og bruke data
- Administrere din tid og penger
- Finne og forberede et spillested
- Få timingen riktig
- Finn en billettpartner
- Synkronisere apper
- Automatisere oppgaver
Klar til å begynne? Det fungerer omtrent slik.
Billetto er en billettplattform som hjelper deg med å styre, promotere og holde eventer. Opprett en event-side og selg billetter på 5 minutter.
OPPRETT EVENT >>
Tips #1: Tenk stort (og deretter skaler ned)
Beskriv hva det perfekte arrangementet ville se ut om det ikke var noen begrensninger. Beskriv hvert aspekt av arrangementet.
Deretter går du tilbake med en rød penn og skriver hva du vil være fornøyd med. Du har nå et utvalg du kan jobbe innenfor og har klart dine egne forventninger.
Tips #2: Bruk eventplanleggingsprogramvare
Det finnes en rekke eventplanleggingsprogrammer tilgjengelig for deg å bruke. De vil hjelpe deg med å administrere din gjøremålsliste, budsjett og tidsfrister.
Les vår guide om The Best Free Oline Event Planning Tools for å se noen av dem.
Tips #3: Samle inn data (og bruk den)
Dataene er gode fordi de lar deg måle din suksess og forutsi utfall. Hvis du ikke har data fra tidligere arrangementer, bør du begynne å samle den nå.
Se på kjøpsmønstre og online tilstedeværelse av dine gjester. Alternativt kan du utføre undersøkelser undersøkelser og se på casestudier fra arrangementer som ligner ditt eget.
Tips #4: Administrer din tid effektivt
Siden du mest sannsynlig arbeider for seg selv, er det viktig at du strukturerer dagen din. Bruk en kalenderapp å planlegge dine oppgaver og ta hensyn til pauser.
Du bør også tillate deg en backup-plan i tilfelle uventede forsinkelser.
Tips #5: Lag et realistisk budsjett
Ingen liker regneark, men de er et nødvendig onde. Lag et budsjett basert på visjonen din (se Tips #1).
Spor deretter det med et regneark eller eventplanleggingsprogramvare (se Tips # 2) for å sikre at du overholder det.
Tips #6: Tenk om ytterligere finansiering
Planleggingsfasen i et arrangement er ikke for tidlig til å tenke på finansiering. Tross alt har du nettopp opprettet et budsjett.
Heldigvis finnes det måter du kan øke din økonomi på. Lag en liste over mulige eventsponsorer eller tenk på potensielt folkefinansiering av arrangementet ditt.
Tips #7: Undersøk spillesteder (og fasiliteter)
Ditt valg av spillested bør gjenspeile ditt eventtema og budsjett. Men det bør også ha alle fasilitetene du trenger.
Tenk på plassering, sitteplasser, WiFi, sikkerhet, catering, belysning, lyd og alt annet du måtte trenge. Sørg for at spillestedet du velgerhar alt på listen din.
Tips #8: Skriv opp detaljerte kontrakter
Ha alltid detaljerte kontrakter mellom deg, spillestedet, underholdningen og alle andre som er involvert. Søk juridisk råd om nødvendig.
Pass på at alle sitatene du får, er all inclusive. Du vil ikke ha en overraskelsesregning ved slutten av arrangementet.
Les den fine printen og sørg for at det ikke er noen misforståelser.
Tips #9: Besøk spillestedet før arrangementet
De fleste arrangementene vil ha nettsteder med flotte bilder og kanskje til og med en 360-graders virtuell tur. Men du bør gå dit personlig på forhånd.
Sett deg i skoene til dine gjester og tenk på hva som vil imponere dem. Det vil hjelpe deg med å visualisere hendelsen og opplevelsen du vil opprette.
Tips #10: Finn selfiespotter
Prøv å finne noen selfiespotter mens du er på spillestedet. Det vil bidra til å øke dine nevninger på sosiale medier, som bare kan hjelpe markedsføringen din senere.
Du kan lage en selfievegg ved å bevisst plante et bakteppe ved inngangen til spillestedet. På den måten kan dine gjester dele det på Instagram med en gang.
Tips #11: Forvent det uventede
Mange ting kan gå galt når du planlegger et arrangement. Hvis arrangementet ditt er utendørs, må du holde øye med været.
Hvis arrangementet ditt er i en storby som London, bør du ta hensyn til trafikkorkerog trafikkstreiker. Alt kan skje. Vær forberedt på det.
Tips #12: Vær oppmerksom på konkurrerende arrangementer (og helligdager)
Du må sørge for at arrangementet ikke kolliderer med en konkurrent når du planlegger datoen.
På samme måte bør du passe på helligdagersom arrangementet ditt kan kollidere med. Avhengig av publikumet ditt, bør du også planlegge utenom populære ferietider.
Tips #13: Finn en pålitelig billettpartner
Velg et billettside eller -plattform som vil gjøre livet ditt lettere. Pass på at de godtar alle former for betaling og integrerer med de andre plattformene.
Et kjent navn vil også gi troverdighet til arrangementet ditt.
Tips #14: Koble dine kontoer på sosiale medier
Selv om sosiale medier tilhører markedsfasen av arrangementet, er det nå på tide å forberede det.
Bruk en aggregator som Buffer eller Hootsuite for å koble alle kontoene dine på forhånd.
Tips #15: Automatiser, automatiser, automatiser
Finn ut hvor mange aspekter av arrangementet du kan automatisere. Planlegg e-post og sosiale medieinnlegg.
Synkroniser billettappen din med CRM eller hendelsesstyringsprogramvaren. Automatiser alt.
Tips #16: Lag en sjekkliste
Lag en sjekkliste, enten fysisk eller digital. Trello er en god app for sjekklister. Penn og papir fungerer godt også.
Bare sørg for at du alltid har en med deg. Det vil hjelpe deg med å holde oversikt over fremdriften.
Tips #17: Fortsett å lære
Det er lett å bli sittende fast i rutiner, spesielt hvis du har vært i spillet en stund. Men trender og teknologiske fremskritt hviler ikke. Du burde heller ikke.
Les e-bøker (og ekte bøker), ta korte kurs, og opprett en Google Alert for bransjenyheter.
Billetto er en billettplattform som hjelper deg med å styre, promotere og holde eventer. Opprett en event-side og selg billetter på 5 minutter.
OPPRETT EVENT >>
Har du lært noe?
Det er det for våre eventplanleggingstips… for nå. Vi er alltid på utkikk etter flere teknikker for å gjøre livet ditt som en eventarrangør enklere.
Hvis du kjenner noen tips for planlegging av arrangementer vi ikke har dekket, vi vil gjerne høre fra deg i kommentarene nedenfor. Det er snillt å dele!
Legg igjen en kommentar