Hvordan forberede seg til et arrangement (med eventplanleggingsmal)

Det kan være lett å miste seg selv i prosessen med å planlegge et arrangement. Det er masse ting du trenger å huske og holde styr på samtidig.

That’s why it’s good to have a framework to help keep you focused. Med en oversikt over hva som må gjøres, har du alltid noe å returnere til hvis du går deg vill.

Se det som ditt kart i planleggingsvillmarken.

Vi har satt sammen en eventplanleggingsmal du kan bruke hvis du mister veien. Hvert arrangement er forskjellig så denne malen vil ikke bli akkurat tilpasset dine behov.

Likevel har alle arrangementer felles elementer. Og disse komponentene har en tendens til å være de viktigste.

Følg denne planleggingsmalen for å sikre at du ikke går glipp av noen trinn.

Tidlig forberedelse til arrangementet

Du bør begynne å planlegge arrangementet ditt så snart som mulig. Det er ikke noe slikt som å ha for mye tid til å forberede.

Store arrangementer planlegges et år (eller flere) på forhånd. Små eller mellomstore arrangementer kan fortsatt dra nytte av en god seks måneders oppstart.

1. Velg et tema

Med mindre du lager en fest bare for moro skyld, blir det et tema. Det kan være en fancy dress-up fest eller en politisk konferanse. Begynn med grunnen til å opprette arrangementet.

2.Definere publikumet

Når du er krystallklar om hvorfor du organiserer arrangementet, bør du definere publikumet ditt. Hvem vil bli interessert i denne typen arrangement? Hvorfor skulle de delta? Hvor bor de online?

3. Velg dato og tid

Velg dato og tid for arrangementet forsiktig. Pass på at det ikke kolliderer med helligdager, sesongferier eller populære ferietider Vær også oppmerksom på lignende hendelser, så du ikke konkurrerer om det samme publikum.

4. Undersøk spillesteder

Du kjenner nå publikumet og omtrentlig dato for arrangementet. Nå er det på tide å finne et spillested. Hvis arrangementet vil finne sted utendørs, må du skaffe de riktige tillatelsene. Hvis det er innendørs, er det på tide å kartlegge noen plasser og bli kjent med priser.

5. Undersøk catering

Nå er det også en god tid å tenke på menyen for arrangementet. Er det en utendørs piknik hvor folk tar med seg sin egen mat? Eller er maten den sentrale delen av middagsfesten din? Begynn å kartlegge noen lokale cateringfirmaer og bli kjent med priser for budsjettet ditt.

6. Rekrutter et arrangementsteam

Hvis du bare organiserer en liten begivenhet, kan du kanskje gjøre det på egen hånd. Ellers er det en god ide å se om du kan rekruttere et team. Skriv en gjøremålsliste over oppgaver du vil gjøre, og start deretter delegering.

7. Opprett et budsjett

Du vil også ha alt som gjelder penger ute av veien. Hvor mye koster det å leie spillestedet? Hva med maten? Blir teamet ditt betalt? Budsjettet ditt vil også avhenge av om du belaster på inngangen eller prøver å tjene penger.

Noen få måneder før arrangementet

Du kan begynne å ta mer vare på bestemte sider av arrangementet en måned eller to før det starter.

1. Skisser et program

Det er en god ide å ha et program, uansett om du organiserer en fest eller en forretningskonferanse. Vær klar for at gjestene ankommer 30 – 60 minutter for sent. Men sørg for at det er underholdning for de som kommer presis. Sett sammen en grov tidsplan for hele arrangementet.

2. Velg et spillested

Du har allerede gjort noen undersøkelser, listet steder og samlet priser. Nå er tiden inne for å velge et av dem. Gjør bestillingen og signer kontrakten. Sørg for at du blir kjent med hva som er inkludert i prisen.

3. Sikre mat og drikke

Som med å sikre lokalet, må du bestemme hva slags mat og drikke du bestiller. Gjør du det selv? Vil du ansette en caterer? Husk å forhandle om levering av maten, samt tilleggsdekorasjoner.

4. Leie utstyr

Hvis du planlegger å ha underholdning, trenger du utstyr. Utforsk og bestill lydsystemer, mikrofoner, projektorer, og alt annet du trenger.

5. Opprett en eventside

Opprett en side eller et nettsted for arrangementet ditt og lag profiler på sosiale medier. Inkluder en nedtellingstimer for datoen for arrangementet også.

6. Send invitasjoner

Hvis ditt arrangement er privat (eller du har en gjesteliste), bør du også begynne å sende personlig tilpassede invitasjoner.

7. Begynn eventmarkedsføring

Nå er det også på tide å begynne med kampanjen. Sett opp annonser på sosiale medier, skriv ut flygeblad og start en e-postkampanje.

8. Sett opp billettsystem

Hvis arrangementet ditt er billettert, trenger du et sted å selge billetter fra. Finn en billettplatform som integrerers med eventnettside og sosiale medier.

Noen få uker før arrangementet

Med noen uker igjen før arrangementet, må du kontrollere at alt er i orden.

1. Bekreft deltakere

Hvis du har sendt personlig tilpassede invitasjoner, bekreft deres deltakelse. Det vil hjelpe deg med å planlegge logistikk til arrangementet.

2. Planlegg logistikken

Tenk på hvor folk skal parkere og hvilken vei de skal komme inn på. Hvor skal de legge fra jakkene sine da de kommer inn? Passer seteordningen oppsettet på scenen? Er scenen til og med satt opp?

3. Sjekk helse og sikkerhet

Avhengig av sted, må du kanskje utføre helse- og sikkerhetssjekk selv. Sørg for at det ikke er noen brannfare eller andre helsefarer.

4. Bekreft catering og utstyr

Bekreft at catering, AV-utstyr og andre leverandører du jobber med, er i orden.

5. Gjør siste minutt-kjøp

Er det noen ting og tang du ikke har vært i stand til å få tak i før nå? Så sørg for at du kjøper dem et par uker på forhånd.

Et par dager før arrangementet

De siste dagene før arrangementet vil være de travleste. Få mest mulig ut av det og gjør noen siste minutt-kontroller.

1. Sett opp spillestedet

Dekorer både interiøret og eksteriøret av spillestedet. Ordne sitteplasser og sett opp en selfie-vegg hvis du trenger den.

2. Test utstyret

Pass på at all lyd, belysning og bilder fungerer som de skal. Sjekk om WiFi-tilkoblingen er god.

3. Gjør en gjennomgang

Få ut arrangementprogrammet ditt og gå gjennom alt som skal skje. Ta hensyn til forsinkelser og planlegg hva du skal gjøre hvis og når det skjer.

La festen begynne

Det er det! Du har nå gått gjennom alle trinnene som kreves for å planlegge ditt arrangement med suksess. Men arbeidet er langt fra over…

Nå må du utføre arrangementet. Planleggingsstadiet tar mye innsats, men alt kan skje når gjestene ankommer.

Forhåpentligvis har denne eventplanleggingsmalen hjulpet deg med å forberede deg på et hvilket som helst scenario.

Lykke til!