Billetto Blog

Go out more.

arrangementsuhell

by on Legg igjen en kommentar

5 grunner til hvorfor events mislykkes (og hvordan du kan unngå det)

Events skal være hyggelige affærer.

Hvordan kan du forsikre deg om at alle har det gøy og at penger renner inn? Eller at de riktige folkene dukker opp?

Dersom du vil inn på veien til suksess, er det fem eventplanleggingsfeil du må unngå.

1. Å ikke kjenne ditt publikum

Å ikke kjenne ditt publikum er som å ta et skudd i blinde.

La oss forestille oss et scenario som kan føre til et mislykket event. Du har planlagt et flott forretningsevent for å hjelpe deg med å lansere din nye platform for prosjektledelse.

På den store dagen er konferansesalen fylt med forretningsstudenter og junior forvaltere. Det er bare en håndfull markedsførere: de store beslutningstakerne. Du kommer ikke til å tjene mye på salg. Du er i trøbbel.

Hva gikk galt?

Du lanserte et event uten en klar målgruppe i tankene og markedsførte det til feil mennesker. Du bør starte med et klart publikum for å gi dine events en god sjanse for suksess.

Feil publikum kan føre til at et event mislykkes
Dårlig forståelse av publikum og målgrupper gjør at folk føler seg fortapt

Hvordan identifiserer du målgruppen din?

Her er noen raske tips:

Opprett en kundepersona
Opprettelsen av en levende og detaljert kundepersona er utbredt i markedsføring. En persona er en semi-fiktiv representasjon av personen du forventer å se på eventet. Begynn med å identifisere deres:

  • Alder
    Er de fra generasjon X, fra millenniumsgenerasjonen eller fra en eldre gruppe?
  • Kjønn
    Er det mest sannsynlig at dine deltagere er menn eller kvinner?
  • Inntektsnivå eller stillingsbeskrivelse
    Dette vil blant annet påvirke eksklusivitetsnivået du bør ta sikte på .

Andre viktige variabler kan inkludere plassering, hobbyer og interesser.

Tips: For å lære mer om hvordan du utvikler en kundepersona ta en titt på denne guiden.

Forskning

Lær mer om din personas vaner gjennom forskning. Du kan gjøre dette med:

  1. Spørreundersøkelser
    Send ut spørreundersøkelser via web-baserte tjenester som SurveyMonkey eller spørreskjemaer på papir.
  2. Intervjuer
    Finn et område med høy trafikk der det er sannsynlig at din persona vil være. Varemesser eller industrimesser, for eksempel, kan være gode steder. Still de et par spørsmål om deres forventninger til events av din type.
  3. Fokus grupper
    Finn en liten gruppe mennesker som passer din ideelle persona. Engasjer dem i gruppediskusjoner og Q&A-økter. (Q=Spørsmål & A=Svar)
  4. Se på tidligere data
    Verktøy som gov.uk kan hjelpe til med å identifisere viktige demografier eller gjennomgå tidligere event-klareringsskjema.

Tips: For flere detaljer, sjekk ut guiden vår for de 6 beste måtene å identifisere din målgruppe for et event.

2. Å ikke vite hvorfor de deltar på events

Så du har nå innsikt om målgruppen din i sikte. Det neste spørsmålet er, «Hvilken verdi gir ditt event til deltagerne?» Vet du hvorfor de ønsker å delta på eventet ditt?

Som en eventplanlegger er dette det ultimate spørsmålet. Vi lever i en tidsalder der folk ønsker personlige erfaringer. De er også svært selektive når det kommer til events de vil bruke tiden sin på.

Studien «Decision to Attend Study” med 8,992 respondenter indikerer at:

  • 92% delta på eventsfor å lære
  • 78% leter etter det rette event lokalet
  • 76% vil ha muligheter til å utvide sitt nettverk og skape forbindelser

 

Statestikk om event-deltagelse

Vei denne informasjonen mot din målgruppe for å lage din verdi proposisjon. Er deres viktigste behov læring, reise, nettverk eller investeringsmuligheter? Finn ulike måter du kan møte deres forventninger.

Tips: Trenger du mer hjelp til å skape en fantastisk verdi prop? Sjekk ut denne guiden.

3. Dårlig gjennomtenkt markedsføring på sosiale mediier

Sosiale medieplattformer er eventplanleggeres ideelle verktøy for eventmarkedsføring. Millenniumsgenerasjonen er aldersgruppen som det er mest sannsynlig at vil delta på et event. Hele 67% av «millennials» er veldig optimistiske for events (like bak kommer 66% av generasjon X).

Den enkleste måten å treffe disse to gruppene er via sosiale medier og online-interaksjoner. SproutSocial sier at 75% av alle mennesker sannsynligvis vil betale for den aktuelle billetten hvis de ser den på sosiale medier.

Ikke undervurder betydningen av eventmarkedsføring.

Bare se på dette tilfellet: En Google for entreprenører markedsfører på Campus London satt opp etevent om hacking og online sikkerhet. Man skulle tro at det gode innholet, et godt merkenavn, og stor støtte fra en bedrift ville være nok til å trekke inn masse folk.

Vel, ikke egentlig.

Eventet hadde kun 18 deltagere, som kunne nyte fantastiske presentasjoner i et hav av tomme seter. Det ble ikke gjort mye for å markedføre dette eventet, og kampanjer eller annonser på sosiale medier ville ha utgjort en stor forskjell.

Vær dog forsiktig. Dårlig gjennomtenkt markedsføring på sosiale medier kan være siste spiker i kista for ditt event.

Husker du Starbucks «Spread the Cheer» fiasko?

En automatisert #spreadthecheer-kampanje som streamer alle meldingene direkte til en stor skjerm høres kult ut. Å forlate feeden ubemannet var derimot en utrolig dårlig idé.

Hva med H&Ms flaue «Coolest Monkey in the Jungle» annose i sosiale medier?

Tips for eventmarkedsføring i sosiale medier

Ikke vær for pågående
Å være påtrengende med eventet og å ikke ha en forbindelse med målgruppen din, vil skyve de unna. Del, interager og engasjer i stedet.

Forstå hvordan sosiale medier fungerer
Emneknagger, for eksempel, kan enkelt kapres. Verktøy som Everwallkan gi deg moderator-rettigheter. Ikke spam publikum. Sørg for at du alltid publiserer eviggrønnt, engasjerende og relevant innhold. Bufferkan hjelpe deg med planlegging på sosiale medier .

Tips: Sørg for at du r på toppen av din eventmarkedsføring med disse «11 utprøvde trinnene til en solid strategi for eventmarkedsføring.»

4. Manglende originalitet

Originale og kreative ideer er vanskelig å fremmane. Men de er nøkkelen til suksess. Konkurranse i event-verdenen er intens. Et originalt event kan også være et som presenterer gamle ideer på en ny måte.

De unike egenskapene ved ditt event bør ikke knyttes til ideen selv. Planleggingen og presentasjonen betyr også mye.

Events mislykkes på grunn av manglende originalitet
Ikke gulp opp de samme ideene om igjen å forvent at folk ikke vil legge merke til det.

Et originalt event bør imponere og forbløffe deltagerne dine. Verdens største kaffe morgen— et vellykket initiativ til pengeinnsamling for kreft av Macmillan Cancer Support—setter en god vri på ideen om veldedighet. De samler inn penger ved å spørre og gjøre det mulig for folk å være vertskap for en kaffe-morgen med venner, kolleger eller familie.

På den andre enden av spekteret ligger utrydningstruede ferie-camp musikkfestivaler som Safe as Milk eller Down to the Woods Festival. De har blitt kansellert på grunn av lavt billettsalg. Deres repetitive line-ups synes ikke å fange folkemengdens engasjement lenger.

Hvis du vil være mer original …

… her er noen måter du kan gjøre ditt event unikt:

Kom opp med et originalt tema
Hva med å piffe opp eventets atmosfære litt? Gi frie tøyler til fantasien og fisk for inspirasjon. Besøk likesinnede forum og blogger som Event Manager Blog.

Tips: For å få hjelp til å komme opp med et tema til ditt event, sjekk ut Hvordan du velger et eventtema (og hva som skal inkluderes)

Bruk teknologi for å stimulere deltagerne på dagen for eventet
Bruk virtuell og forbedret virkelighets-teknologi for å holde deltagerne engasjerte og aktive under eventet. Inviter dem til avstemninger på smarttelefonene sine under øktene. Vis resultatene i sanntid på store skjermer ved hjelp av diagrammer for å gi mer interesse.

Tips: For inspirasjon om bruk av VR-teknologi for ditt event, ta en titt på denne artikkelen.

5. Å ignorere Murphys lov

Fyre-festivalen er et utmerket eksempel på et velfinansiert event som mislyktes, mye på grunn av manglende eventplanleggings kompetanse.

Betyr dette at alle velplanlagte events går som planlagt? Nei.

Men gode planleggere forstår Murphys lov. Merkelige og hårete øyeblikk er svært vanlige eventplanleggings verden. Å holde det gående er bare en del av jobben.

Utfør alltid en risikovurdering og sørg for at alle beredskapsplaner blir skrevet ned på papir.

Potensielle problemer i siste øyeblikk og hvordan du kan fikse dem

Noen avde vanligste event-katastrofene inkluderer …

1. Dårlig vær
Lag en «våt værplan» som kommuniseres til alle deltagere. Hvis det er en innendørs beredskap, gi dem beskjed. Del detaljer om kanselleringer, refusjoner og endringer i tidspunkter på forhånd. Du kan alltid bruke en plattform for online billettsalg. Dette kan hjelpe deg med å unngå å tape annsikt og prosessere refusjoner forårsaket av forstyrrelser i siste øyeblikk.

2. For store mengder deltagre
Overvåk registreringene dine skikkelig Begrens billettene og sett opp en venteliste. Eller vurder å flytte til et større lokale.

3. Ingen dukker opp
Dette scenariet er utbredt blant dårlig markedsførte og gratis events. Ta i bruk plattformer for billettsalg i sanntidfor å holde oversikten over tallene dine.

Tips: Se vår liste over De beste gratis online verktøyene for eventplanlegging for å hjelpe deg med å holde deg oppdatert.

Få ditt event ti å skinne

Det er vondt å se på et ellers lovende event som feiler på grunn av de ovennevnte feilene.

Forhåpentligvis vet du nå hva du skal passe på og hvordan du unngår de største event fiaskoene.

På tide å arrangere noen minneverdige events for deltagerne dine!

by on Legg igjen en kommentar

8 Leksjoner du kan lære fra Fyre Festivalen

Tenk deg å få billetter til den mest spennende musikkfestivalen gjennom tidene.

Det vil være tropisk vær, fantastiske band, berømte kjendiser, luksusvillaer, gourmetmat og mange øyeblikk for Instagram.

Så forestiller du deg det motsatte.

Du er strandet på en øy, sover på en våt madrass, spiser gammelt brød, har ingen mottak på telefonen, og kan kun høre lyden av sinte folkemengder.

Og forresten, så er det hai der.

De som kjøpte billetter til Fyre Festivalen ble lovet det første scenariet, men endte av en eller annen grunn opp i det andre.

Netflix og Hulu har nå gitt ut hver sin dokumentarfilm om hvordan det kunne skje.

La oss gå gjennom noe svært verdifull lærdom du kan lære som festivalarrangør.

Hva var Fyrefestivalen?

Fyre Festivalen ble markedsført som en “luksus musikkfestival” på Bahamas i april – mai 2017.

Arrangementet var co-organisert av den kjente rapperen Ja Rule og fremmet av modeller som Kendall Jenner og Bella Hadid.

Hva kunne vel gå galt? Alt.

Hovedarrangøren, Billy McFarland, klarte å slakte hvert eneste aspekt av festivalen.

Dette inkluderte research, planlegging, forberedelse, budsjettering, kommunikasjon, markedsføring, catering, overnatting, sikkerhet, artistrelasjoner og juridiske aspekter.

Det var den perfekte stormen, og McFarland mottok åtte søksmål og fikk seks års fengsel.

fyre festival 5

Hva kan festivalarrangører lære av dette?

Festivalarrangører kan lære mye av McFarland og gjengens feil.

La oss ta en titt på dem.

Leksjon # 1: Ikke lyv

Like klisje som det kan høres, er ærlighet virkelig den beste veien og gå i livet.

Den første øya McFarland booket for å arrangere festivalen på viste seg å tilhøre Pablo Escobar. Fyre Festivalen kunne holdes der på det ene strenge vilkåret, at Escobar-forbindelsen ikke ble nevnt.

McFarland bestemte seg for å bryte kontrakten ved å bruke denne forbindelsen som et salgsfremmende verktøy. Selv etter å ha sikret et annet sted å holde festivalen, så han sitt snitt til å fortsette løgnen om at den var knyttet til Escobar.

Fyre Festivalen hevdet også å samarbeide med Royal Bahamian Defense Force for sikkerheten på arrangementet. Og den kongelige bahamske forsvarsstyrken — du gjettet riktig — hadde aldri hørt om Fyre Festivalen.

Lekse lært: Ikke lyv hvis du ønsker å beholde litt troverdighet i bransjen.

Leksjon #2: Undersøk juridiske aspekter og ikke bryt loven

En ting Fyre Festival arrangørene gjorde riktig, var å velge markedsføring via influencere på sosiale medier.

De sikret seg støtte fra fremtredende influencere som Kendall Jenner, Bella Hadid og over 400 andre mediepersonligheter.

Det de ikke gjorde var å avsløre at disse influencerne ble betalt for å støtte arrangementet.

Dette skaffet dem problemer med Federal Trade Commission.

Lekse lært: Undersøk markedsføringsloven og prøv å ikke bryte den.


fyre festival 2

Leksjon #3: Lag et realistisk budsjett og ikke kast bort penger

McFarland synes å ha gjort null research på kostnadene ved å organisere en festival.

Da han snakket med investorer, ble han fortalt at arrangementet ville koste mellom 5-12 millioner dollar.

Han trodde ikke på dem.

McFarland var nær å sikre seg finansiering fra Comcast Ventures. De trakk seg da han ikke kunne bevise at hans firma ble verditaksert til 90 millioner dollar som han hevdet.

Han sløste bort 4 millioner dollar han fikk fra en moteinvestor på luksuskontorer i Tribeca, Manhattan.

McFarland klarte endelig å få finansiering fra Ezra Birnbaum … men denne måtte betales tilbake innen 16 dager – i utgangspunktet et hurtiglån med forfall første lønningsdag.

Lekse lært: Undersøk kostnadene og planlegg budsjettet ditt tilsvarende .

Leksjon #4: Lytt til folk med mer erfaring enn deg selv

En måned før festivalen ansatte McFarland veteranarrangøren Yaron Lavi.

Lavi, som var en veteranarrangør til og med, fortalte McFarland at han måtte utsette festivalen fra april til november for å unngå katastrofe.

McFarland droppet Lavis idé fordi været ville være bedre i april.

Lavi foreslo da at, med tanke på den korte tidsrammen, telt ville være en mer realistisk innkvartering enn luksusvillaer.

McFarland fikk da ideen om at festivalen skulle være både kontantløs og kortløs. I stedet ønsket han at deltakerne skulle betale så mye som 15.000 kroner på et «Fyre Band armbånd» på forhånd.

Problemet? Armbåndet krevde Wi-Fi-tilkobling for å fungere … og det var iikke Wi-Fi på festivalområdet.

Lekse lært: Lytt til mer erfarne mennesker og ta imot råd fra dem.

Leksjon #5: Kommuniser godt og administrer forventningene

På dette tidspunktet hadde Fyre Festivalen mistet overnatting, cateringfirma, medisinske tjenester, kommunikasjonstilgang og flere artister.

Lavi, fornuftens stemme, rådet McFarland å kommunisere disse endringene til gjestene.

McFarland sa han ville sende dem på epost…men selvfølgelig gjorde han ikke det.

Halvveis ut i mars begynte andre medarbeiderne også å lufte mulighetene for at en utsettelse av festivalen ville være en god ide.

Responsen? «La oss bare få den av stabelen og bli legender, bror.»

Lekse lært: Kommuniser eventuelle endringer og administrer folks forventninger.

fyre festival 3

Leksjon #6: Sørg for at alle fasiliteter og ansatte er på plass

Den første dagen av Fyre Festivalen kom til slutt, og det var der det virkelige kaoset begynte.

Nødhjelpsteltene og madrassene (aka «innkvartering») ble gjennomvåte på grunn av kraftig regn natten før.

Arrangørene laget en spontan strandfest for tidlig ankommne festivaldeltakere, mens de stresset for å finne for en løsning.

De fant ikke noen løsning.

I stedet fikk de festivaldeltakerne til å stå i kø for å registrere seg for å få et telt. Etter flere timer mistet gjestene tålmodigheten og tok bare de første og beste teltene til seg selv.

De som faktisk fikk telt var de heldige. Andre endte opp helt uten innkvartering.

På toppen av det fikk de dårlig mat, hadde ikke mottak for telefon, ingen Wi-Fi, ingen toaletter, ikke rennende vann, haier i vannet men ikke medisinsk personale tilgjengelig.

Men det er mer.

De lokale myndighetene bestemte seg for å nekte fly å lande på øya, slik at alle strandet der.

Lekse lært: Pass på at alle fasiliteter og ansatte er på plass.

Leksjon #7: Ta ansvar for feilene dine

“… dette er IKKE MIN FEIL» – Ja Rule

Alle kom seg til slutt på et fly hjem, etter at regjeringen opphevet landingsforbudet.

Det de ikke fikk, var en ekte unnskyldning fra festivalarrangørene. Hverken Ja Rule eller McFarland syntes å ha erkjent sine feil.

De fleste influencerne som var involvert på sosiale medier har heller ikke unnskyldt fadesene, (bortsett fra Hadid og noen andre som unnskyldte seg for sitt engasjement).

Bahamas Ministry of Tourism gjorde imidlertid det, og ba om unnskyldning på vegne av Bahamas.

Lekse lært: Ta alltid ansvar for dine egne feil.

fyre festival 4

Leksjon #8: Gjør research på folk før du samarbeider med dem

Alle de involverte i Fyre Festivalen kunne ha sluppet unna problemene hvis de hadde gjort litt research først.

McFarland er ikke en første gangs lovbryter når det gjelder mislykkede opplegg som dette.

Fem minutter med Googling ville ha avslørt et mønster av svindel og snyt.

Lekse lært: Undersøk omdømmet til folk før du samarbeider med dem — og se etter røde flagg.

Konklusjon

Du må virkelig anstrenge deg for å skape en slik katastrofe som Fyre Festivalen.

Det er imidlertid verdt å gjenta noe av det vi kan trekke ut fra eventyrene om Billy McFarland.

  1. Undersøk kostnader og juridiske aspekt
  2. Planlegg et overkommelig budsjett
  3. Ikke lyv til folk
  4. Lytt til ekspertene (spesielt hvis du har ansatt dem)
  5. Kommuniser eventuelle endringer i planen
  6. Research folk før du samarbeider med dem eller jobber for dem
  7. Ta ansvar for feilene dine (for du kan ikke løpe fra dem)

Lykke til med festivalen din — og ikke arranger den i nærheten av hai.