Det er slutt! Du klarte det! Showet er slutt, og du er utmattet. Det er endelig på tide til å slappe av.
Eller er det?
Du har lest vår blogg om hvordan du planlegger et show, hvordan du markedsfører det og hva du skal gjøre på dagen. Det kan visst ikke være mer?
Likevel er det mer. Og det er viktig.
Det er på tide til å finne ut hvordan du følger opp riktig etter et show.
1. Si takk til alle
Når showet er slutt, det første du bør gjøre er å takke alle involverte. Det ville ikke være noe show uten gjestene og eventteamet, så sørg for at de føler seg verdsatt.
Gjestene
Forhåpentligvis har du hatt et stort publikum på showet ditt. Så stort at det ville ta deg hele året å takke dem individuelt.
Det er et par måter du kan gå på for å takke alle deltakerne. Du kan sende dem en «takk» e-post eller legge inn en melding på sosiale medier.
Det er best hvis du gjør begge deler. Skriv en generell melding på dine sosiale medier, og send deretter en e-post med litt mer informasjon.
Du bør inkludere linker til bilder og video fra forrige natten i e-posten din, samt en eventundersøkelse (mer om det senere).
På den måten takker du ikke bare dem, men også påminner dem hvor god natt det var. Og du samler verdifull tilbakemelding.
Talerne og underholderne
Du bør også takke folk som gjestene kom for å se. Uten dem ville det bare være et tomt sted hvor folk stirrer på hverandre i stillhet i noen timer.
Siden underholderne ikke vil være like mange som deltakerne, bør du sende dem en personlig «takk»-melding.
Oppfordre dem til å dele noen av showets høydepunkter på deres sosiale medieprofiler. Det vil være god markedsføring for både deg som en eventplanlegger og dem som utøvere.
Spillestedet og leverandørene
Spillestedetsadministrasjon, personale og alle leverandører vil også ha spilt en stor rolle for å gjøre showet til en suksess.
Send dem også en personlig melding for å fortelle dem hvor godt de gjorde det. De vil sette pris på det, og det vil gjøre mye når det gjelder å bygge langsiktige relasjoner.
Sponsorene og giverne.
Hvis du klarte å sikre bedriftssponsorer, bør de også takkes. Det samme gjelder for eventuelle givere hvis showet var for en god sak.
Sponsorer og givere kan være spesielt interessert i noen av dataene du har samlet. Du er velkommen til å dele tallene om oppmøtet samt eventuelle sosiale medieinnsikt fra showet.
Ditt event team
Sist men ikke minst, bør du takke ditt event team. Eventplanlegging er hektisk, og et godt team hjelper deg å holde deg tilregnelig lang nok til å klare alt.
Hvis budsjettet ditt er i svart, hvorfor ikke invitere dem til middag eller drikke? Vis dem kjærlighet og feire suksessen til showet som et team.
Tips: Se på disse oppfølgings e-postmalene for å finne inspirasjon får dine egne.
2. Be om tilbakemelding
Ditt show har uten tvil vært bra, men ingenting og ingen er perfekt. Det er bra fordi det gir rom for forbedring og læring av nye ting.
Be alle involverte om tilbakemelding. Du kan enkelt gjøre det samtidig som du sender dem din «takk»-melding.
Du kan be folk om å rangere showet på en skala fra en til fem, men det forteller deg ikke mye. Det er bedre å stille bestemte spørsmål som kan hjelpe deg med å forbedre.
Her er noen tilbakemeldingsspørsmål du kan stille:
- Hva likte du mest med showet?
- Hva likte du minst med showet?
- Vil du delta i et lignende show i fremtiden?
- Vil du ta med en venn til neste show?
Tips: Du er velkommen til å kombinere et tilbakemeldingssystem med bestemte spørsmål. Bruk et nettsted som SurveyMonkey for raskt å generere tilbakemeldingskjemaer.
3. Analyser data
Nå som du har samlet tilbakemelding fra alle, er det på tide å se på dataene. Du bør også ha en rekke andre datasett.
Her er noen av tingene du bør se på:
- Bilettsalg
- Sosial medieengasjement
- Tilbakemelding fra deltakerne
- Medieomtaler
- Showbudsjett (mer om det senere)
Tips: Du kan lese vår guide om hvordan du evaluerer event for å få en bedre ide om hva du skal se etter.
4. Rydd opp showbudsjettet ditt
Da showet er slutt og ferdig med, er det på tide å se på bøkene. Du må beregne inntekter og utgifter — og betale alle involverte.
Her er noen ting du bør gjøre for å finne ut av økonomien:
- Beregn hvor mye du har tjent fra billettsalg (og noe mat, drikke og merchandise).
- Betal underholdere, spillestedsadmisnistrasjon, tech-team, eventteam og eventuelle leverandører.
- Sammenlign de endelige tallene til ditt opprinnelige showbudsjett.
- Del detaljene med eventuelle donorer eller sponsorer som støttet showet.
Nå som du har oversikt over hvor pengene gikk, vet du hva du skal gjøre neste gang. Kanskje du brukte for mye på mat og for lite på markedsføring.
5. Hold et informasjonsmøte
Du har nå takket alle, bedt om tilbakemelding, sett på dataene, og lukket bøkene. Det er på tide å vurdere showet som helhet med teamet ditt.
Opprett et teammøte og opplys alle. Les opp den generelle tilbakemeldingen du har mottatt, og be dem om ytterligere innspill.
Poenget med møtet skal være å identifisere hva som fungerte og hva som ikke fungerte. Deretter må du arbeide på praktiske løsninger for å forbedre neste show.
Det er også en god tid å vurdere målene for showet. Finn ut om de var realistiske eller ikke. Det vil sette deg i en god posisjon til å planlegge ditt neste show.
Tips: Her er noen gode forslag til effektiv eventdebriefing.
6. Organiser dine markedsføringsmaterialer
Hvis du har fulgt med vår blogg, vil du nå ha mye potensielt markedsføringsmateriale. For eksempel, hvis du har livestreamet showet, har du over 1-times verdi av videoopptak.
Du bør også ha mange stillbilder tatt av fotografen du har ansatt. Alt dette materialet er absolutt gull når det gjelder å fremme ditt neste show.
Bruk råmaterialet til å lage et høydepunkt på showet. Opprett separate korte videoer, memes, GIFs, bloopers og alt annet du kan legge inn på sosiale medier.
Målet her er å opprettholde hypen rundt showet ditt og få folk til å delta på det neste.
For å oppsummere
Showet stopper ikke bare fordi lysene er ute og gjestene har gått hjem. Som en showplanlegger er ytelsen din 365 dager lang.
Poenget med å følge opp etter et show er å…
- Vise verdsettelse
- Samle tilbakemelding
- Bygge langsiktige relasjoner
- Opprette hype for det neste show
Forhåpentligvis vil ditt neste show bli enda mer legendarisk enn dette!