Hvordan planlegge et show i 9 enkle trinn

Live opptredener ser ofte så uanstrengt ut at det er lett å glemme hvor mye arbeid som kreves.

Det kan bare være en musiker, taler eller komiker på scenen, men det står en hel maskin bak dem.

I denne artikkelen lærer du hvordan du skal olje denne maskinen slik at ingenting går galt under showet. Fordi det ikke er noe underholdende om et dårlig utført show.

Bortsett fra Komedien hvor alt går galt.

I dette stykket dekker vi…

• Fordeler og ulemper ved å bruke et bestillingsbyrå (og gå direkte)
• Hvilke regler som skal dekkes på forhånd
• Hvordan planlegge et budsjett
• Hvem du trenger på laget ditt
• Hvordan å ta hensyn til forsinkelser
• Finne riktig sted (og forberede det)
• Hvordan sjekke lyd og belysning

Uten videre om og men, la showet begynne!

1. Bestillingsbyrå vs. direkte

Du bør bestemme hvilken rute du skal gå når du bestiller utøveren. Du har to alternativer: gå gjennom et bestillingsbyrå eller bestille dem direkte.

Begge alternativene kommer med sine egne fordeler og ulemper, som vi vil gå over nå.

Fordeler med å bruke et bestillingsbyrå

Et bestillingsbyrå er et godt alternativ hvis du ikke er sikker på hva du leter etter.

Bestillingsbyrå…

• Kan hjelpe deg med å finne riktig handling for arrangementet ditt
• Kan finne en erstatningshandling i tilfelle avbestillinger
• Vil ha et markedsføringsteam for å hjelpe med kampanjen
• Vil ha en ordentlig ansettelsesprosedyre og kontrakt

Med andre ord, et bestillingsbyrå er mer profesjonelt (mesteparten av tiden).

Ulemper med å bruke et bestillingsbyrå

Et bestillingsbyrå involverer flere personer, noe som betyr høyere kostnader.

Bestillingsbyrå…

• Vil legge sitt eget gebyr på toppen av utøverens lønn
• Kan sende en erstatningshendelse med svært kort varsel
• Fungerer som mellommann, noe som kan forsinke kommunikasjon

Flere mennesker, flere problemer, som de sier.

Tips: The Unsigned Guide er en av de mest omfattende katalogene for usignerte handlinger i Storbritannia.

Fordeler med å gå direkte

Hvis bestillingsbyrå synes for byråkratisk for din stil, kan du alltid gå direkte.

Gå direkte…

• Vil gi deg den eksakte utøveren du vil ha
• Kan være billigere fordi det ikke er noen mellommann
• Lar deg kommunisere tydelig før showet

Med andre ord sparer du deg bryet av å måtte forholde seg med «kontoadministratorer».

Ulemper med å gå direkte

Det er også noen ulemper med å ikke gå gjennom et bestillingsbyrå når du bestiller en utøver.

Gå direkte…

• Kan forlate deg uten backup-plan i tilfelle at utøveren kansellerer
• Vil gjøre deg ansvarlig for alle kontraktsmessige saker

Med andre ord, å gå direkte er mer risikofylt. Men det kan lønne seg hvis du gjør leksene dine godt.

2. Få regelboken ut (eller skriv en)

Det er godt å ha regler på plass, uansett om du går gjennom et byrå eller bestiller direkte.

Noen av reglene du bør diskutere med utøveren eller bestillingsbyrået er…

• Hvor mye forberedelse du trenger (hvis noen)
• Varigheten av opptredenen (inkludert forberedelse)
• Eventuelle begrensninger på språket som brukes eller temaet som diskuteres
• Betaling (flat gebyr eller prosentandel fra døren eller baren)
• Offentlig ansvarsforsikring

Det er alltid bedre å feire på sikkerhetssiden når det gjelder regler. På den måten møtes alles forventninger før showet.

Merknad:Last ned dette juksearket for hva du skal diskutere når du bestiller en utøver.

3. Planlegg budsjettet

Aldri beregn gjetningsvis. Aldri bruk ordet «gjetningsvis».

Prøv å være så spesifikk (og realistisk) som mulig når du planlegger budsjettet for showet ditt. Bruk lignende show for å veilede dine prediksjoner.

Du bør ringe og sende e-post til artister, spillesteder, cateringfirmaer, og alle andre du trenger for arrangementet. Få så mange spesifikke sitater som mulig.

Deretter sammenlign priser og lag budsjettet. Og forvent uventede utgifter. De vil dukke opp underveis.

Det er også en god ide å få et saksbehandlingsystem som rapporterer til deg i sanntid (mer om det senere). På den måten kan du justere budsjettet ditt ettersom billettene er solgt.

4. Rekrutter et solid team

Mange hender kreves for å sikre at et live show går greit. Og mange hoder fungerer bedre enn ett, uansett hvor smart ditt eget er.

Du trenger noen til å…

• Ta kontakt med mediene
• Fremme hendelsene på sosiale medier
• Administrere forhåndsbillettsalg
• Håndtere de tekniske aspektene
• Sitte på døren om natten

Du kan gå tilbake til dette punktet når du har lagt ut spilleplanen til showet (se #5).

5. Ta hensyn til mulige forsinkelser

Som med budsjettet, bør du forvente det uventede når det gjelder tidsbesparelse. Mange faktorer er ute av hendene dine.

Utøveren kan bli sittende fast i trafikken på vei til spillestedet. For ikke å snakke om cateringfirmaet og andre mennesker du ikke kan leve uten.

Den eneste faktoren som ikke er ute av hendene, er forberedelse. Tenk om en beredskapsplan slik at gjestene ikke kjeder seg mens de venter på at ting skal skje.

6. Velg riktig spillested

Spillestedet for showet bør generelt matche den type opptreden du planlegger. Men det kan også gå til fordel for deg å være litt ukonvensjonell hvis det passer temaet.

Bu bør sørge for at spillestedet er…

• Tilgjengelig og nær offentlig transport
• I stand til å holde antallet personer du forventer å delta
• Gir litt troverdighet til arrangementet ditt
• Har alle fasiliteter du trenger for showet
• Passer budsjettet

Men det er ikke alt. Du må også forberede lokalet og sceneområdet for de utøverne.

Tips:The Gig Guide har en god liste over live opptreden spillesteder i Storbritannia.

7. Forbered spillestedet

Plasseringen av publikumet kan ha stor påvirkning på hvor god showet går.

En rockekonsert vil hindre all samtale. Ei komedienatt, på den andre side, kan kreve noe interaksjon med publikumet.

To vanlige stiler med ordning av sitteplass for show er kabaret (med bord) og teater (i rader). Den første er nyttig hvis du ikke planlegger å selge ut showet, fordi det vil se mer fullt ut.

Et skittent tricks for å få gjestene til å sitte nærmere scenen er å markere bakre rader som reservert. Du kan fjerne de reserverte skiltene på kvelden når de fremste radene er fylt ut.

Til slutt bør du sørge for at gjestene har god plass til å bevege seg rundt. Det betyr ingen lange rader med seter uten midtgangen.

Scenen vil være midtpunktet på kvelden, så du bør sørge for at den er hevet over setene. Det eneste unntaket til dette burde være et amfiteater.

Hvis stedet du har valgt ikke har en faktisk scene, bør du prøve å skaffe en. En provisorisk scene er billig å leie og tar ti minutter å sette opp.

8. Ordne belysning på scenen

Akkurat som scenen legger vekt på utøveren, så vil også belysningen. Igjen er det unntak, for eksempel en svakt opplyst jazzkveld.

Men la oss anta at opptreden er det sentrale punktet i kveld, og ikke bare bakgrunnsstøy. Du trenger spotlights pekte mot scenen.

Ta kontakt med spillestedet eller det tekniske teamet for å sikre at scenen er godt opplyst. Det bør ikke være noen steder hvor utøveren er usynlig hvis de beveger seg rundt.

Du bør også kunne dempe hovedlysene på spillestedet rett før opptredenen. Det vil signalere til publikumet at showet skal begynne.

Tips:The Stage har en god oversikt over scenebelysningsleverandører i Storbritannia.

9. Sjekk lyden

Lyden er like viktig som belysningen under opptreden. Hvis spillestedet ikke har et eget lydsystem, må du forberede ditt eget på forhånd.

Valget av mikrofoner avhenger av opptreden. Musikere har en tendens til å foretrekke trådløse mikrofoner med boomstativ. Komikere som kablede mikrofoner med et rett stativ. Skuespillere eller ttalere vil kanskje ha mikrofonen festet til dem slik at de kan bevege seg rundt.

Lydsystemet skal inneholde en høyttaler på hver side av scenen og skjermer vendte mot utøveren. Høyttalere bak publikum er valgfrie, men kan være nødvendige for større show.

Pass på at du har et ekstra av alt. Både mikrofoner og ledninger kan gi ut på verst tenkelige øyeblikk.

Tips:The Stage har en god oversikt over scenelydleverandører i Storbritannia.

Klar til å selge noen billetter til showet?

Du har fått utøveren og spillestedet sortert. Sitteområdet har vært pent organisert. Belysningen og lyden er forberedt.

Nå er det på tide å fylle setene.

Få showet ditt oppført på et hendelsesppføringssted som Billetto og promoter det fra hustakene!

Lykke til!