Slik skriver du en forretningsplan for events (+Sjekkliste)

En forretningsplan for events er et praktisk dokument som hjelper deg med å holde fokus som eventarrangør. Men det er også et godt verktøy for å selge event ideen din til potensielle investorer.

Les denne guiden for å lære om alle de forskjellige seksjonene du bør ta med i forretningsplanen din, slik at den blir funksjonell og overbevisende.

1. Bedriftsstruktur

Strukturen til ditt eventfirma og team vil gå en lang vei for å overtale investorer. Det spiller ingen rolle hvor fantastisk eventforslaget ditt er hvis det ikke finnes et team som kan gjøre det til virkelighet.

Dette er ting du bør ta med i beskrivelsen av bedriftsstrukturen din:

• Deg og din rolle som eventarrangør
• Eventteamet du har rekruttert (pluss deres titler og stillingsbeskrivelser)
• Hva slags bedrift du driver (Enkeltpersonforetak , partnerskap eller aksjeselskap)
• Hvilke leverandører og firmaer du har tenkt å samarbeide med
• Din bedrifts historie og eventuelle tidligere prestasjoner

Tips:Hvis bedriftsstrukturen din er mer kompleks, bruk denne guiden til å hjelpe deg med å skrive en beskrivelse.

2. Eventbeskrivelse

Eventbeskrivelsen er det saftige kjøttet på beina av forretningsplanen din. Det er her du virkelig vil prøve å selge konseptet ditt til potensielle investorer. Vær nøye med å inkludere så mange detaljer som mulig.

Dette er det du trenger å adressere i eventbeskrivelsen:

• Eksistenserklæring: beskriv det overordnede målet for eventet og hva du håper å oppnå før, under og etter eventet.
• Mål og tidslinje: skisser oppgavene som må gjøres, når de må gjøres, hvem som skal gjøre dem, og hvordan de planlegger å gjøre dem for å oppnå det overordnede målet for eventet.
• Eventprogram: beskriv programmet for eventet i detalj og gi en oversikt over hva slags innhold du har tenkt å presentere for deltagerne.
• Målgruppe: fortell investorene hvilken demografiske gruppe du ænsker å nå (inkluder din kundepersona), hvorfor eventet ditt vil appellere til dem, og hvordan du planlegger å markedsføre det.
• Interessenter: inkluder alle viktige interessenter i eventet, hva deres nivå av involvering er og hvordan eventet vil komme dem til gode.

Du kan også inkludere litt historie om eventet hvis du har organisert et lignende event tidligere. Ikke vær sjenert, ta med alle positive resultater, så vel som planene dine for å utvide dem i fremtiden.

3. Utviklingsplan

Eventbeskrivelsen skal drive potensielle investorer til å støtte det aktuelle eventet. Utvid den med en utviklingsplan for fremtiden, og de vil få skinnende dollartegn i øynene.

• Fremtidsvisjon: vis det store bildet ved å beskrive visjonen din for eventet fremover. Blir det enda større neste år? Vil du utvide det til å inkludere andre land?

• Strategisk utvikling: skisser hvordan du planlegger å få fremtidsvisjonen til å bli virkelighet, hvordan tidslinjen vil se ut, og hvem som vil være involvert i utviklingen.
• SWOT analyse: vis investorene at du har tenkt gjennom og vurdert alt ved å gi dem en analyse av styrkene og svakhetene i visjonen din.

Tips:Hvis du ikke har tidligere erfaring med det, kan du lære hvordan du utfører en SWOT-analyse for events her.

4. Krav til eventet

Bruk kravene for eventet til å skissere hva du trenger for å få eventet til å bli virkelighet. Det vil gi investorene et inntrykk av hvor mange ressurser du trenger. Det vil samtidig vise dem at du har vært grundig i forberedelsene dine.

Her er noen få av de mange tingene du trenger for eventet ditt:

• Fasiliteter: oppgi lokalet, cateringfirma, reise, overnatting, parkering, strøm og WiFi.
• Utstyr: inkluderer lyd, belysning og sceneutstyr for alle underholdere eller forelesere.
• Bemanning: beskriv eventuelle event, service, sikkerhet, underholdning og medisinsk personell du trenger.
• Jurudisk: skisser alle de ulike lisensene og forsikringene du trenger for eventet.
• Budsjett: ta med noen omtrentlige tall for hvor mye alt det ovennevnte vil koste.

Tips: Les vår guide om hvilke eventforsikringer du trenger.

5. Plan for markedsføring

Potensielle investorer er ikke de eneste du trenger å selge eventet til. Målgruppen din må også vite om det. Derfor er det naturlig å anta at investorene dine vil vite hvordan du planlegger å få ordet ut.

Her er noen ting du bør ta i betraktning når du formulerer planen din for markedsføring:

• Posisjonering: definer dine unike salgspoeng, og hvordan du vil possisjonere eventet i forhold til konkurrentene dine.
• Billettsystem: nevn hvor mye billettene dine vil koste, og hvordan du planlegger å distribuere dem.
• Promotering: spesifiser hvilke kanaler (for eksempel e-post, direktemelding, SEM og sosiale medier) du vil bruke for å markedsføre eventet og nå ut til publikum.
• PR: identifiser de ulike mediekanalene du vil nå ut til, og hvordan du vil overtale dem til å engasjere seg i ditt event.
• Budsjett: estimer hvor mye det vil koste å markedsføre eventet som helhet.

Tips:Du kan laste ned denne malen for markedsføring av events for å skissere planen din.

6. Økonomisk plan

Det koster penger å tjene penger, men alle som investerer deres i ditt event vil ønske å vite om du kan håndtere det. Skriv opp en økonomisk plan for hvordan du skal administrere eventbudsjettet.

Skisser alle de mulige inntektskildene fra eventet:

• Billetter
• Merchandise
• Salg av utstillingsplasser
• Finansiering
• Bevilgninger
• Donasjoner
• Sponsorer

Deretter lister du også alle forventede utgifter:

• Leien av lokalet
• Leie av utstyr
• Markedsføring
• Forelesere og underholdere
• Catering
• Fotografi
• Skilting og dekorasjon
• Bemanning
• Apper og programvare

Tips: Les vår guide om hvordan du planlegger et eventudsjett for å hjelpe deg med å estimere kostnadene for eventet ditt.

7. Avslutning

Nå som du har dekket alle de viktige seksjonene i forretningsplanen din, er det på tide å pakke den inn og få den til å se fin ut.

Her er seksjonene du bør ta med før og etter seksjonene vi nettopp har dekket:

• Forsiden: inkluderer navnet på eventet og logoen, tittelen på forretningsplanen og kontaktinformasjon.
• Innhold: lag en innholdsfortegnelse som skisserer alle de forskjellige delene av forretningsplanen din.
• Sammendrag: skriv hele forretningsplanen i et kondensert format som dekker alle viktige detaljer, men som det kun tar noen få minutter å lese gjennom.
• Vedlegg: ta med vedlegg på baksiden hvis du har tilleggsnotater, rapporter eller forskning som vil komplimentere forretningsplanen din.

Tips: Du kan lese denne guiden om hvordan du formaterer en forretningsplan for å gi deg et rammeverk.

Sjekkliste for forretningsplanen din

Bare for å oppsumere, her er de seksjonene du trenger å ta med i forretningsplanen for eventet:

• Forside: tittel, event navn, og logo.
• Innholdsfortegnelse: sidetall for hver seksjon.
• Sammendrag: en kondensert versjon av forretningsplanen din.
• Bedriftsstruktur: type bedrift og personaldetaljer.
• Eventbeskrivelse: mål, program og målgruppe.
• Utviklingsplan: fremtidsvisjon, strategi og SWOT-analyse.
• Krav for eventet : fasiliteter, utstyr, bemanning og juridisk.
• Markedsførings plan: posisjonering, billett salg, promotering, PR og budsjett.
• Økonomisk plan: inntekter og utgifter.
• Vedlegg: tilleggsforskning, grafer og notater.

Konklusjon

Det vil ta litt tid å formulere forretningsplanen din, men du vil være glad for at du gjorde det når den er klar. Den vil ikke bare være nyttig for potensielle investorer, men også for deg og ditt eventteam.

Husk at forretningsplanen din bør være et levende dokument. Oppdater den hver gang det er nye utviklinger.

Hvis du fremdeles er sulten på mer, kan du se på denne videoen om hvordan du skriver opp en forretningsplan: