Innsjekking av gjester for events: 7 smarte måter å håndtere gjesteregistrering på

Det er gode grunner til hvorfor du bør forbedre innsjekking av gjester for events du holder. Inngangen er det første kontaktpunktet med publikummet ditt. Det er din sjanse som eventarrangør å gjøre et godt førsteinntrykk på gjestene dine.

En strømlinjet innsjekking holder spenningsnivåene høye – og lengden på køen nede. Det vil også sette tonen for hva som skal komme.

Motsatt, kan et negativt inntrykk skade omdømmet ditt til og med før eventet starter. Lang ventetid kan dempe atmosfæren du har jobbet så hardt for å skape.

Som en eventarrangør er det derfor mange ting å vurdere for å sikre en smidig håndtering av køer.

Viktige aspekter ved innsjeking av gjester for events

Før vi går inn på hvordan du sjekker inn gjestene dine, er det noen forberedelser du må ta en titt på først.

1. Sett opp innganger

Det bør være mer enn en disk eller luke for innsjekking tilgjengelig for gjestene, spesielt hvis vi snakker tusenvis av deltagere.

Det krever et lokale som har flere døråpninger eller innganger. Jo tidligere publikum kan komme gjennom inngangen, jo gladere blir de.

Tips: Les vår guide om hvordan du finner det ideelle lokalet, slik at du kan sjekke dette på forhånd.

2. Ha flere innsjekkinger

Flere innsjekkingsstasjoner vil forhindre en sverm av gjester på et enkelt punkt. En lang kø får eventarrangører til å se inkompetente ut. Målet bør være å minimere køene så snart som mulig.

3. Velg de riktige folkene for jobben

Som arrangør, er en av jobbene dine å ansette de riktige folkene til å administrere gjestelisten. Noen med gode menneskeferdigheter bør håndtere registreringer som skjer ansikt-til-ansikt. Et teammedlem som er usedvanlig grundig, bør håndtere papirene. Og så videre.

4. Ha nok arbeidskraft

Hver inngang bør ha minst en person som sjekker inn gjestene. Når du håndterer store folkemengder, er det også viktig å ha mer enn én person til jobben, i tilfelle det oppstår en nødsituasjon.

5. Ha en backup-plan når du jobber med programvare

Apper og programvare har en tendens til å krasje når du minst venter det – eller trenger det mest. Hva skal du gjøre da? Ha alltid en backup-plan, uansett om det er et privat hotspot hvis WiFi-en går ned, eller å bruke et papirark for å matche de innsjekkede gjestene.

6. Velg riktig ressurs

Sørg for at du bruker den raskeste måten for å registrere deltagere, slik at du unngår forsinkelser. Papir er old school, men får likevel jobben gjort. Men det kan være lurt å merke av navn på en digital liste i en app i stedet.

Tips: Sjekk billettappen vår for å se om det er en løsning som kan fungere for ditt event.

7. Sorter og sett opp giveaways

Planlegger du å gi gjestene dine et armbånd, drikkekuponger, goodie bags, eller annet materiale når de kommer inn? Dersom det er tilfelle, sorter og sett de opp på forhånd for å holde flyten av mennesker gående og unngå køer.

8. Hold skiltingen enkel

Hater vi ikke alle køsnikere? De kan ødelegge alles humør på få sekunder. Som eventarrangør, ønsker du å forhinde dette. For å forhindre at noen sniker i køen, må du sette opp noen enkle og greie skilt.

Tips: Les vår guide til skilting av events for å få en bedre forståelse av hva som fungerer og hva som ikke gjør det.

Innsjekkingsprosessen for eventet

Innsjekkingsprosessen for events inkluderer mange oppgaver, alt fra å hilse på gjestene til å sjekke dem inn ved dørene og dele ut eventprogrammet.

Det kan virke enkelt og greit: spør gjestene om navnet deres, slå dem opp på listen eller systemet, og gi dem programmet for arrangementet.

Selv om det ser enkelt ut, er det uforutsette omstendigheter som kan bli et problem for den ellers enkle innsjekkingsprosessen.

1. Event krasjere

Forestill deg en person uten invitasjon eller billett som prøver å få tilgang til eventet. Ikke bare vil det å søke etter navnet deres på listen være en blindvei, men de vil også holde tilbake køen og kaste bort alles tid.

Tips: Du kan forberede deg på dette ved å lese mer om hvordan du holder event krasjere unna.

2. Utdeling av materialer

Hvis du planlegger å dele ut merker, armbånd eller kort ved inngangen, må du huske å sortere det på forhånd. Når du deler ut personlig materiale, sett opp et eget bord for å lede gjestene fremover.

Tips: Denne artikkelen beskriver hvordan du kan holde event materialet organisert.

3. Uventede (men velkomne) gjester

Hadde en høyt profilert gjest med seg en venn eller date? Beklaget en gjest for å ha gått glipp av RSVP-fristen? Vil han eller hun registrere seg akkurat nå?

Alle disse kan hindre prosessen med smidig innsjekking for andre gjester på ditt event. Diskuter hvordan du håndterer slike forespørsler med din event manager før eventet. Dette vil spare deg tid på selve dagen.

Ideer til innsjekking av gjester for events

Det er mange måter å sjekke inn gjester på events, fra de tradisjonelle penn-og-papir metodene til de mer avanserte metodene for teknisk-begavede eventarrangører.

1. Manuell innsjekking

Selv om det ikke blir verdsatt like mye i disse dager, er manuelle innsjekkinger fremdeles veldig praktiske og kostnadseffektive for små folkemengder. De involverer bruk av en enkel penn og en trykt gjesteliste.

2. RFID

RFID-armbånd har økt i popularitet i nyere tid. De krever et NFC-aktivert nettbrett eller smarttelefon for skanning. De bruker en deltagers informasjon og lar dem komme inn på begrensede områder. RFID-armbånd hjelper også eventarrangører med å holde rede på fottrafikken.

3. Innsjekkingskiosker

Kiosker for selvinnsjekking tillater individuelle innsjekking uten hjelp fra eventets ansatte. De som vil registrere seg kan bruke QR-kodene sine for å sjekke seg inn og unngå å stå i kø.

4. Nettbrett

En teknisk kunnskapsrik demografi vil sette pris på nettbrett montert på en sokkel eller bord. Disse vil tillate selvregistrering med et brukervennlig verktøy. De er også enkle å flytte på og tar opp veldig lite plass.

5. Korsbommer

Korsbommer er ideelle når de fleste av eventene dine finner sted i samme lokalet. De har en innebygd strekkodeleser, noe som tillater enkel skanning. De trenger heller ikke noe bemanning. Siden de ikke krever noen manuell kontroll, er disse gode for VIP-events som veldedighetsball og gallaer.

6. Eventapper

Eventapper gjør registreringsprosessen problemfri. Noen har til og med et innsjekkingsalternativ som er innebygd for å gjøre prosessen enda enklere. De fjerner behovet for logistikk som køer og disker for innsjekking. Slike applikasjoner er ideelle når du jobber med store folkemengder, ettersom gjestene kan skanne billetter på telefonene sine.

Tips:Sjekk ut vår liste over de beste eventappene slik at du vet hvilken du skal velge for ditt event.

7. Strekkodelesere

Billettscannere er håndholdte apparater som skanner QR-koder og strekkoder. De er enheter dedikert til skanning av billetter og kan hjelpe til med å skanne mange strekkoder samtidig.

Gjør deg klar for innsjekking

Innsjekking kan være stressende, men de trenger ikke å være det. Vi håper at du med disse tipsene og retningslinjene kan håndtere event innsjekking og registrering på en bedre måte.

Gi oss beskjed i kommentarene om hvordan du håndterer innsjekking og del hva som fungerer best for deg.