by Du har vellykket planlagt ditt private event, og nå er dagen kommet. Selv om det utvilsomt vil gå veldig bra, er det fortsatt mange ting å tenke på som vert.
Les videre for å finne ut hvordan å…
- Sørge for riktig tilgang og skilting til lokalet
- Organisere bordene og sitteplassene
- Sette stemningen med musikk og belysning
- Imøtekomme alle talere eller underholdere
- Teste alt teknisk utstyr
- Starte eventet på en riktig måte
- Opprette noen minner og del dem på nettet
Når alt er sagt og gjort, har du opprettet et minneverdig privat event for dine gjester.
Billetto er en billettplattform som hjelper deg med å styre, promotere og holde eventer. Opprett en event-side og selg billetter på 5 minutter.
OPPRETT EVENT >>
1. Sørg for at det er riktig tilgang til lokalet
Siden du er vert for et privat event, er det en sjanse for at rommet ditt vil være mindre tilgjengelig enn andre i lokalet.
Derfor er det en god ide å sjekke tilgang til lokalet som det første. Hvis noen av dine gjester har spesielle behov, sørg for at de har tilgang til inngangen, toaletter og selve rommet.
Selv om det er tilstrekkelig tilgang, er det ikke alltid lett å finne veien rundt en ny bygning. Hjelp dine gjester ved å plassere noen skilt for å veilede dem.
Her er områder du kan plassere skilt for å peke på:
- Inngang
- Hovedeventrom
- Nødutganger
- Toaletter
- Garderobe
- Røykeområde
Du bør selvfølgelig be lokalet om tillatelse til å henge opp noen skilt.
Tips: Her er noe inspirasjon for eventskilting.
2. Organiser bordene og sitteplasser
Du kan ha flere alternativer når det gjelder bord og sitteplasser på ditt private event. Noen event, som et forretningsmøte, vil kreve spesifikt bordoppsett og sitteplasser.
Vær alltid oppmerksom på eventformatet og komforten til gjestene når du ordner bordene og sitteplassene. Vi vil gå gjennom noen overveielser nedenfor.
Bordoppsett
Bord kommer vanligvis i tre former: kvadratisk, rektangulær og rund. Den siste formen er den vanskeligste å jobbe med, men det ser fint ut.
Her er noen av måtene du kan konfigurere bordoppsettet:
Sjekk alltid med lokalet om du kan omorganisere bordene slik at de passer til eventet ditt.
Borddekorasjoner
Avhengig av anledningen til ditt private event, vil du kanskje ha bordene dekorert. Det kan være unødvendig for en forretningsevent, men avgjørende for et bryllup eller en bursdag.
Den vanligste typen borddekorasjon er blomster. Men selv her er det en rekke alternativer. Spør lokalet om de tilbyr sirkulære eller lange og lave utstillinger.
Bordplan
Bestem deg på forhånd hvis du vil ha en bordplan eller ikke. Det kan være nyttig å ha en bordplan hvis det er bestemte personer du vil pare med hverandre.
Bordplaner kan være en fin måte å introdusere to forretningsfolk til hverandre. Det kan også fungere for familiesammenkomster… så lenge du ikke forsøker å tvinge medlemmer som ikke liker hverandre til å forsone.
Sitteplasser (og sitteplassdekorasjon)
Hvorfor spisestoler er så ukomfortable vil for alltid forbli et mysterium. Kanskje har det noe å gjøre med den unike visjonen til spisestuedesignere.
Men det er verdt å tenke på hvor lang tid gjestene vil bruke på sitteplassene sine. Hvis eventet ditt er langt, kan det være verdt å spørre om lokalet har komfortable sitteplasser tilgjengelig.
3. Sett stemningen med musikk og belysning
Lys og lyder kan gjøre mye for atmosfæren. Siden eventet ditt er privat, vil du ikke forstyrre resten av lokalet ved å endre dem.
Spørsmålet er om lokalet har muligheter til å endre dem. Spør om de har dimmbare lys og en måte for deg å spille litt vakker bakgrunnsmusikk.
Tips: Spotify har noen fantastiske spillelister tilgjengelige for enhver anledning.
4. Imøtekom alle talere eller underholdere
Hvis du har bestilt noen utøvere, talere eller musikere til arrangementet, må du sørge for at de blir tatt vare på.
Hvis de ankommer tidlig, server dem noen forfriskninger. De kan også kreve en egen plass for å pakke ut, kle seg, forberede, eller bare for å forlate sitt utstyr.
5. Sjekk alt teknisk utstyr
Hvis eventet ditt innebærer teknisk utstyr, må du prøve det før gjestene ankommer. Du vil ikke at en tale skal bli avbrutt av en mikrofon som ikke fungerer.
Pass på at du tester…
- Mikrofon
- Lydsystem
- Projektor
- Spotlights
- IT-systemer
Tips: Det er også praktisk å ha en back-up plan for eventuelle tekniske vanskeligheter som skulle oppstå.
6. Forbered velkomstdrinker og kanapéer
Gjestene er rett rundt hjørnet, men det er en ting du må forberede før de kommer. Pass på at velkomstdrinkene og kanapéene er klare for servering.
Hvis du er vert for et privat event for forretningsfolk, kan du også ha noen markedsføringsmaterialer å sette opp. Pass på at alle skilt og bannere fra eventuelle sponsorer er tydelig synlige.
7. Hils gjestene
De er her! Det er på tide til å være den beste verten eller vertinnen verden noensinne har sett. Det er din tid å skinne.
Ditt først og fremst ansvar som vert av et privat event er å sørge for at alle har det bra. Det betyr å introdusere gjester til hverandre og lette samtalen.
Når gjestene ankommer, er det også en god tid for deg å gå gjennom agendaen for eventet. Selv om det bare er en middagsfest, kan du forberede gjestene på hva de kan forvente.
8. Ta bilder og oppfordre deling
Bilder, eller det skjedde ikke. Det er alltid en god idé å ta bilder eller videoer fra eventet ditt. Hvis ikke noe annet, tjener de som et godt minne om en god tid.
For deg som eventorganisator kan det tjene også et sekundært formål. Det er ingen bedre form for markedsføring enn bilder og videoer fra et vellykket event.
Hvis eventet er formelt, så er det praktisk å ansette en profesjonell fotograf for å gjøre arbeidet for deg. På den måten kan du fokusere på arbeidet som vert, som ofte er mer enn nok.
Til slutt bør du oppfordre dine gjester til å ta sine egne bilder og dele dem på sine sosiale medier. På den måten blir dine gjester dine beste talsmenn.
9. Pass på at alle kommer hjem trygt
Når festen er over, er det på tide å si farvel til alle. Pass på at alle gjester kommer hjem trygt, og hjelp dem med å bestille en taxi hvis det er nødvendig.
Husk å takke alle for at de kom, og vær ikke redd for å be om tilbakemelding på hvordan du gjorde det. Det vil være uvurderlig for å organisere fremtidige private event.
Billetto er en billettplattform som hjelper deg med å styre, promotere og holde eventer. Opprett en event-side og selg billetter på 5 minutter.
OPPRETT EVENT >>
Dagen er slutt!
Dine gjester skal gå veldig fornøyde… og du kommer nok til å gå veldig utmattet.
Klapp deg selv på skulderen for en godt utført jobb. Nå er det bare ett skritt igjen for deg å fullføre før du kan slappe av.
Les videre for å finne ut hvordan du følger opp etter ditt private event.
Legg igjen en kommentar