Hvordan planlegge et privat event: 11 ting å vurdere

Du har bestemt deg for å organisere et privat event, men du er ikke sikker på hvordan du skal gjøre det. Det er kult, det er grunnen til at du er her.

Les videre for å finne ut hvordan å…

• Bestemme formålet for eventet
• Finne riktig sted
• Opprette et realistisk budsjett
• Få riktig nivå av personvern
• Bestemme menyen
• Finne og imøtekomme underholdere eller talere

Klar til å finne svar på dine spørsmål?

1. Hva slags event er det?

Dine innsatser for eventplanlegging bør starte med å stille deg selv dette spørsmålet. En bedriftsnettverksmiddag vil ha forskjellige krav enn en familiesammenkomst.

Vurder følgende underspørsmål:

• Hvem vil delta på arrangementet?
• Er det business eller fritid?
• Vil det være underholdning?
• Vil du trenge teknisk utstyr?
• Hva slags mat vil du ha?

Det vil gjøre planleggingen enklere når du har opprettet formålet med det private eventet.

2. Hvor vil eventet være?

Når du har opprettet formålet og temaet for eventet, er det på tide å se på lokalet. Vil du holde eventet ditt i byen eller på landsbygda? Innendørs eller utendørs?

Her er noen poeng å vurdere når du velger et lokal:

• Passer det med temaet til eventet?
• Vil gjestene ha en endring i scenen?
• Hvor tilgjengelig er det for gjestene?
• Vil du ha fullstendig personvern?
• Hvor mye vil det koste?

Tips: DesignMyNight har en god liste over private lokaler for leie for eventet ditt.

3. Når skal eventet finne sted?

Du vil sannsynligvis ha en omtrentlig dato i tankene for eventet ditt. Men du vil også at lokalet skal være tilgjengelig for den datoen, så hold det i bakhodet når du oppretter en tidslinje.

Tenk også på sesongen. Hvis du planlegger en julefest, må du bestille lokalet i god tid for å unngå skuffelse.

Tips:Sørg for at du er oppdatert på helligdager og festlige sesonger.

4. Hva er budsjettet ditt?

Budsjetter kan være komplisert for en rekke grunner. Først vet du ikke alltid hvor mange folk vil dukke opp — og det er vanskelig å budsjettere abstrakt.

Men prøv å gi det ditt beste estimat, og skriv ned en liste over beste og værste situasjoner. Du bør også finne ut hvem som betaler for alt. Er det en personlig eller bedriftskostnad?

Tips: Les vår guide om hvordan du forbereder og administrerer eventbudsjettet for å komme i gang.

5. Leie av lokalet eller minimumsutgifter?

En ting du bør vurdere når du velger et lokal og planlegger et budsjett, er om du betaler for lokalet eller garanterer minimumsutgifter.

Leie av lokaler betyr at du betaler et flatt gebyr for lokal, mat og drikke. Minimumsutgifter betyr at lokalet er gratis, forutsatt at gjestene bruker et visst beløp på mat og drikke.

Enkelte steder vil også gi deg lavere kostnader under leie av lokalet, men med mat og drikke lagt på toppen av regningen.

Du bør tenke på følgende:

• Hvor mange gjester vil delta?
• Hva er budsjettet ditt?
• Er du i stand til å forhandle en avtale?

Tips:Les opp hvordan du forhandler leie av lokalet for å sikre at du får en god avtale.

6. Hvor privat skal eventet være?

Nivået på personvern du trenger på eventet er også noe å vurdere. Det vil avhenge av formålet med eventet ditt (se nr. 1) og hvem som vil delta.

Hvis du organiserer et bedriftsmøte for å diskutere sensitiv informasjon, eller du har listet en VIP-gjest, vil du kanskje velge så mye privatliv som mulig.

Tenk på disse punktene:

• Står rommet separat fra resten av lokalet?
• Vil det være lydisolert for å beskytte sensitive samtaler?
• Har lokalet privat inngang?
• Vil du ha separat toalett tilgang for dine gjester?

Du bør gå over disse spørsmålene med lokalet du har tenkt å leie for ditt private event, for å sikre at alt er dekket.

7. Hvem vil gi maten?

Hvem gir maten til eventet, avhenger av din avtale med lokalet. Hvis du har valgt enkelt leie, må du se etter et tredjeparts cateringfirma.

Catering kan også bli dyrt, så prøv å finne ut om det er billigere å få mat fra lokalet.

Tips: Ta en titt på noen av de beste cateringfirmaene i Storbritannia for en løsning.

8. Hvordan skal maten serveres?

Mat og drikke er alltid en stor ting når det gjelder arrangementer. Smak og atmosfære er en ting, men en annen ting er å vurdere det praktisk.

Inviterer ditt private event på…

• Drikker og canapéer?
• Bufféer?
• Tre retters måltider?

Ditt valg vil avhenge av hvor formell arrangementet skal være, samt hvorvidt lokalet kan imøtekomme din serveringstype eller ikke.

9. Hva skal være på menyen?

Når du har bestemt deg for den mest praktiske måten å servere maten på, bør du tenke på hva som faktisk blir servert.

Med mindre du har valgt en stor buffé, bør du vurdere hva som dine gjester liker og misliker. Det vil også være kostholdskrav å vurdere.

Kostholdskrav

Noen av dine gjester kan ha kostholdskrav av ulike grunner. Menyen skal inneholde minst ett alternativ som fungerer for alle på eventet.

Her er noen ting du bør vurdere når du bestemmer deg for en meny:

• Halal og Kosher kosthold
• Vegan og vegetariansk kosthol
• Matallergier (peanøtter, gluten og så videre.)

Det er en god ide å be gjester om å inkludere spesielle krav når de svarer på invitasjonen. Men sjekk også med lokalet og cateringfirmaet på forhånd.

Feiringskaker

Hvis du organiserer et bryllup eller en bursdag, vil du kanskje ha en feiringskake. Sjekk med lokalet hvis de kan imøtekomme dette. Ellers trenger du et separat bakeri involvert.

Drikker

Drikker er hvordan de fleste lokaler tjener penger, så du bør vurdere dette når du planlegger ditt private event. Har du en ubegrenset bar, en bar-fan, eller skal gjestene få sine egne drikker?

10. Skal det være underholdning?

Et bryllup eller bursdagsfest krever litt underholdning, for eksempel live musikkband. Men et bedriftsevent kan også ha en komiker eller industritaler på lokalet.

Tips: Se på dette underholdningsbiblioteket for å se hva du kan få for ditt private event.

11. Trenger du teksnisk utstyr?

Hvis ditt private event har en underholder eller taler, trenger du litt teknisk utstyr.

Sjekk om lokalet har…

• Mikrofoner
• Et lydsystem
• Belysning
• En scene
• IT-utstyr
• En projektor

Tips: Hvis lokalet ikke har det, må du kontakte en AV-firma for å leie utstyret

Føler du deg mer forberedt?

Du bør nå ha en god ide om hva som er involvert i å organisere et flott privat event. Nå er alt som er igjen å gjøre, å gjennomføre planen.

Hold deg til bloggen vår for å finne ut hvordan du gjør nettopp det.