Gjør det bra på selve kvelden! 8 tips for å være vert for et musikkevent

Å høre folk si at «det kommer til å bli bra på selve kvelden», er noe som sannsynligvis vil bli dagligdags når du er vert for et musikkevent. Du må ha tro på at på selve kvelden vil ting falle på plass. Å ta de rette organisatoriske stegene vil hjelpe mye, og å ha en klar plan for dagen er viktig.

Frem til nå, har du vellykket planlagt og markedsført musikkeventet ditt. Det er nå på tide å se på den faktiske prosessen for selve dagen.

Mens det er umulig å simulere nøyaktig hva som vil skje på dagen, er det beredskapsplaner du kan sette på plass før eventet går av stabelen. Vi undersøker disse i våre tips for å være vert for et musikkevent.

1. Forbredelse av lokalet

Plassen du har blitt tildelt for eventet, er ditt domene. Dette inkluderer scenen og området for tilskuere. Enten du bruker kjelleren i en pub eller et lokale med tusen seter, tenk over hvordan det må settes opp (og hva slags arbeid det involverer).

Scene

Organisering av lokalet inkluderer også sceneutstyr. Hvis teknisk personale på et lokale har en bestemt måte å gjøre ting på, kan dette aspektet være utenfor din kontroll. Hvis ikke, vil det være opp til deg og ditt eventteam å sette opp scenen og få den klar for artistene.

Tips: For vurderinger av scenenes oppsett fra et publikumsperspektiv, kan du sjekke ut dette om å sette opp eventscenen din.

Belysning

Hvis du er ansvarlig for din egen belysning, vurder om du skal gå for en DIY-oppsett eller leie inn et firma som spesialiserer seg på belysning.

Lyd

Sørg for at det blir satt opp på en måte som står for hvordan konserten skal høres ut. Dette er uten tvil det viktigste punktet for et musikkevent. Det er en grunn til at vi har lydsjekker på forhånd: det er den ideelle måten å sikre at alt kjører (og høres) som det skal.

Tips: For å være sikker på at du har testet lyden i ditt lokale skikkelig, kan du sjekke ut denne komplette guiden for lydsjekking.

Publikumsområder

Du burde ha funnet ut om du vil ha sittende eller stående tilskuere lenge før dagen for en konsert . Dette vil sannsynligvis være avhengig av loakalet. Hvilken type konsert du arrangerer vil også spille en rolle. En metal konsert vil sannsynligvis ikke være så populær hvis det er sitteplasser. Metal fans pleier å like en «pit».

Hvis du har leid inn et orkester ensemble, kan dine kunder forvente komfertable sitteplasser.

På dagen, sørg for at publikumsområdet er klart i god tid før eventuelle gjester ankommer. Kontroller at forholdsregler som barrierer er satt på plass.

Hvis du er heldig, vil det tekniske personalet på lokalet være ansvarlig for å forberede publikumsområdet. Dette vil bety en mindre ting du trenger å bekymre deg for.

2. Mange hender betyr lett(ish) arbeid

Ikke prøv å gjøre alt selv. Selv om du er vert for et event i liten skala, bør du ta med deg folk som kan hjelpe deg. Venner vil sannsynligvis være glade for å bli med. Advar dem om at hvis noe går galt, må de kanskje ta i et tak.

På samme måte, sørg for at eventet er riktig bemannet, inkludert:

• En lydingeniør for blandebordet
• Teknisk personale for å bære og å sette opp utstyr
• Sikkerhetspersonell
• Billettpersonell

Sjekk hva lokalet tilbyr av disse, og hvilke av disse jobbene som vil være ditt ansvar. Å være i mangel av riktig personell fører ofte til stress og feil. Selv leger gjør flere feil når de er stresset. Ikke la det være opp til sjanse.

3. Ha en sjekkliste og en detaljert tidsplan

Sosiale ferdigheter er nøkkelen dersom du organiserer et event. Musikkevents betyr å jobbe med kreative mennesker. Det er mange koblinger mellom kreativitet og disorganisering, så du må kanskje ta på en liten «mamma» rolle, og passe på tiden for dem.

Planlegg ekstra «fri» tid

Av denne grunn, legg innn en tids-buffer for alt. Ankomm tidlig og be artistene om å gjøre det samme. Få lydsjekken din ut av veien, og prøv å komme foran på sjekklisten din. Alle har sin egen måte å gjøre ting på, men lydsjekker bør skje noen timer før showet skal starte. Selv om du forventer at showet skal starte klokka 17:30, spør artistene om å være der før klokka 17:00.

Det er også viktig til å sjekke tidsbegrensninger med lokalet. Hvilken tid kan du bære inn utstyr? Hvilken tid må eventet være ferdig innen? Snakk med eieren av lokalet og avklar dette på forhånd.

4. Ha en verktøykasse og et krisesett

Å måtte gå for å skaffe noe på kort varsel kan være en stor kjepp i hjulet på dagen for et event. Ta med deg en verktøykasse (bokstavelig talt ta med verktøy i tilfelle du trenger å bruke dem til å reparere noe). Fyll den med gjenstander og ting du kanskje trenger i en krise.

Hva bør du inkludere i verktøykassen?

Den typen ting som skal gå i et krisesett inkluderer duct tape, ladere, penger, saks, notisblokker, et førstehjelpskit og mer.

Spesifikke musikkartikler å ta med i et krisesett inkluderer:

• Reserve strenger for alle instrumenter
• Reserve kabler, inkludert XLR-kabler og 1/4 tommers jackplugger.
• En tuner (for stemming av instrumenter)
• Ørepropper for å beskytte hørsele din hvis endringer må gjøres nær en høyttaler
• Trommestikker
• Reserve batterier til overvåkingssystemer, tunere og annet utstyr som trenger dem
• Skjøteledning hvis du trenger ekstra strømuttak
• Elektrisk tape
• Et multi-verktøy eller en lommekniv
• Ekstra vekslepenger og kontanter
• Tusjer, penner, blyanter og papir
• Håndklær eller tørkepapir

Det er scenarier der alle disse elementene kan komme til nytte uner ditt musikkevent. Du kan få plass til alt i en boks. Selv om det finnes elementer du kan få på kort varsel, bør du anta at du ikke har tid til å gå og kjøpe på selve dagen.

Tips: Du kan finne en liste over elementer du kanskje trenger i denne listen over ofte glemte detaljer for eventplanlegging.

Løpere

Dersom du har glemt å ta med noe, er det her vårt tips om å ta med deg hjelpere kan komme til nytte. Selv en hjelper uten musikalsk ekspertise kan løpe ut og kjøpe en saks hvis du trenger en.

Tips: Denne guiden dekker stort sett alt du trenger på scenen, og vil hjelpe deg med å velge hva som må inkluderes i krisesettet.

5. Tenk på hva andre trenger

Når du er vert for et musikkevent, må du være… vel, verten!

Dette betyr at folk vil se til deg når de trenger noe. Det betyr ikke at du må passe på dem som barn, men å sørge for å ha ting som alle trenger, er viktig.

For eksempel, bør du forsikre deg om at det er rikelig med vann back scenen, snacks, ekstra ladere, ekstra plugger, te- og kaffe muligheter og aktiviteter å gjøre når det er tid til overs. En god WiFi tilkobling vil gå en lang vei med å undeholde artistene.

Raiderlister

Mange folk velger å la artistene de leier inn ha raiderlister. Dette er en liste som beskriver elementer de ønsker eller krever å ha i sitt område bak scenen.

For store band og artister kan det godt være tilfelle at en raiderliste er en del av kontrakten de signerer for opptredenen. Det er mange kjente historier om band som har det gøy og spøker med sine krav. (Se noen eksempler på raiderliser fra ekte turneer.)

Dette kan være dyrt. Det er stor sjanse for at en artist vil skal prøve lykken og be om en kasse med craft øl eller en flaske dyr whisky. Men en raiderliste sørger også for at eventuelle kostbehov blir oppfylt. Det er også tilrådelig å ha en teknisk raiderliste. Dette hjelper teknisk personale å være på samme side om hva artistene trenger.

Tips: For mer informasjon om raiderlister og hvordan du kan være smart med dem for dine artister, sjekk ut denne guiden.

6. Forvent det uventede

Det høres kanskje ikke ut som et veldig bra «tips», men dette rådet er viktig. Sjansene for at alt kommer til å gå som planlagt er liten, men det er greit hvis du er i stand til å holde hodet kaldt og tenke raskt.

Ikke vær besatt på en idé om nøyaktig hvordan eventet må gå. Uhell og tilbakeslag er nesten uunngåelig. For eksempel…

No shows

Band eller artister kan unnlate å dukke opp. Noen musikere har et rykte av å være upålitelige. I et show med et par band er ikke dette et kjempe stort problem. Hvis du mister noen på kort varsel, kan du se om du kan hente inn en soloartist med sent varsel eller tilby andre band lengre sett.

Uenigheter og sammenstøt

Ego angrep, uenigheter og inkompatible personligheter. Mange kreative mennesker er ganske frittalende og til og med opprørske. Sosiale ferdigheter er et must.

Utstyrsproblemer

Utstyret kan ødelegges eller bare slutte å fungere på dagen av et event. Uten forberedelse, kan du være bare én ødelagt mikrofon unna katastrofe. Ha reservedeler av viktig utstyr klart (se nr. 4), og diskuter ideen om å dele utstyr dersom noe skulle gå galt.

Sykdom

Du kan ikke utelukke sykdom eller skade. Et førstehjelpskit kan være nødvendig hvis bandet ditt liker å engasjere publikum.

Lange køer

Hvis sikkerhets sjekken går sakte, og du ender med en stor kø, se om du kan sende ut et oppvarmingsband for å underholde dem.

Dårlig vær

Dersom været er dårlig, vær klar til å tørke gulv så mye som mulig og ha de riktige sikkerhetsskiltene fremme for å sikre at du ikke er ansvarlig dersom det skjer en ulykke.

Tips: Her er et utmerket veiledning for ting som kan gå galt og hvordan du kan håndtere dem.

7. Hold kommunikasjonen tydelig

Kommunikasjon bør være tydelig i planleggingsfasenav eventet, men ting kan raskt komme ut av kontroll på selve dagen, når alle løper rundt med dårlig tid. Velg et kommunikasjonsverktøy som er optimalisert for grupper. Dette vil sørge for at du ikke trenger å videresende den samme meldingen til flere personer.

Gruppechat

WhatsApp er et godt verktøy for dette. Teams og ansatte vil være mer produktive med en gruppechat. WhatsApp er tverrplattform, slik at den kan brukes på alle smarttelefoner. Den lar deg også vite om andre har sett meldingene du sender.

Ikke bombarder folk med for mye info i en gruppechat. Bruk den for det allr viktigste og essensielle. Endringer i tidsplan og rekkefølge, viktig helse- og sikkerhetsinformasjon, og tekniske detaljer. Denne typen info bør sendes til alle, slik at alle holder seg på same side.

En-til-en

Som arrangør vil du også måtte kommunisere mye en-til-en. Dette inkluderer å fortelle bandene at de trenger å fullføre på et bestemt tidspunkt, eller spørre en tekniker om å sjekke på utstyr som ikke virker. Hold denne typen kommunikasjon ut av gruppechatten.

8. Vær fleksibel, vær rolig

Vi vet. Lettere sagt enn gjort. Det kan være vanskelig å være rolig, og eventplanlegginger en svært vanskelig jobb hvis du ikke er det.

Viktige ferdighter for å håndtere dette inkluderer kreativ problemløsing. Fleksibilitet kan være en vanskelig ferdighet å lære seg, spesielt dersom du er en kontrollfeak.

Men husk: fleksibilitet betyr ikke at du ikke har en plan. Det betyr å være forberedt på at den kan endres.

Tips: For tips om hvordan du håndterer stress, kan du lese om disse svært nyttige tipsene for å holde deg rolig under et event.

Grip dagen

I fare for å høres ut som en selvhjelpsbok, er det viktig å møte dagen med en følelse av at du kan beholde kontrollen.

Hvis det er ting som plager deg på forhånd, gjør alt du kan for å fikse dem.

På den måten, når den store dagen kommer, vet du at du kan gå ut og gjøre det til en brølende suksess!