Hvordan velge riktig arrangementsregistrering Programvare: Vår Guide

Den rette registreringsprogramvaren kan gjøre en arrangementplanleggingen mye enklere. Velg feil alternativ eller prøv å gjør alt alene, og du kan komme til å angre bittert på det.

Ikke bli skremt: Det finnes noen veldig enkle løsninger der ute. Du trenger ikke engang å være et teknisk geni for å kunne dra nytte av dem.

Vi har satt sammen en veiledning for å velge den beste registreringsprogramvaren for arrangementer til å dekke dine behov. Avhengig av størrelsen på arrangementet eller virksomheten din, kan du prioritere ulike funksjoner. Denne veiledningen vil hjelpe deg til å ta den riktige avgjørelsen.

Hva er arrangement-registreringsprogramvare?

Ikke alle automatiserer arrangement management. Mange bedrifter og enkeltpersoner organiserer fortsatt arrangementer på gammeldags måte.

Programvare for arrangementsregistrering er en fin måte å håndtere deltakere, invitasjoner, billetter og andre aspekter ved det å sette sammen et arrangement. Det er mange baller å jonglere. Den rette plattformen kan automatisere mye av prosessen.

Naturligvis er alle arrangement forskjellige. Som sådan tilbyr administrasjonsprogramvare for arrangementer funksjoner som adresserer en rekke behov. Hvis du setter sammen en konferanse, trenger du en blanding av verktøy som er ganske forskjellige fra noen som planlegger en konsert.

Hvilke funksjoner er riktig for deg?

Arrangement-registreringsprogramvare kommer i mange former. Du må avgjøre hvilke funksjoner du trenger. Hva gjør disse funksjonene? Hvilke er mest avgjørende for arrangementet du planlegger?

Deltakeradministrasjon og billettering

Deltakere er selve hjertet i ethvert arrangement. I administrasjon av svar, billetter og kapasiteten i arenaen din, kan et Excel-regneark være et rent mareritt. Arrangement-registreringsprogramvare kan fjerne dette problemet for deg.

Registreringsprogramvaren vil vanligvis gi en destinasjonsside der folk kan RSVP til arrangementet ditt. Du kan koble til dette fra nettstedet ditt, sosiale medier og e-postmarkedsføringskampanjer. Hvis du automatiserer deltakersporing, vil du gjøre ditt eget liv langt enklere. You can even set up automated email campaigns send reminders to your guests.

Programvaren din bør også kunne hjelpe deg med å administrere billettene dine. Noen arrangement kan være så enkle som å bare selge en type billett og se hvem dukker opp, men dette er sjeldent.

Din billettsammensettning vil avhenge av lokalkapasitet, forskjellige billett-typer (for eksempel voksen vs barnebilett) og rabattnivåer. Det kan raskt bli komplisert. Men å sette opp billettsalg for arrangementet trenger ikke å være vanskelig — med de riktige verktøyene. Nettsteder som Billetto lar deg komme i gang på kun fem minutter.

Enkel å bruke

Du har sikkert brukt programvaren før som gjør det føles som om du prøver å styre et romskip. Arrangementprogramvare bør ikke gi deg hodepine. Noe av programvaren der ute er utrolig enkel å bruke.

Programvare som Eventbrite har rikelig med funksjonalitet i et enkelt grensesnitt som lar deg se hvert trinn i prosessen.

Integrasjon

Folk er bedre koblet sammen nå enn noen gang før. En GlobalWebIndex-studie har rapportert at folk har et gjennomsnitt på syv sosiale medier kontoer hver. Å holde alt «for seg selv» er ikke alltid det beste alternativet.

Du ønsker å dele arrangementet ditt vidt og bredt, spesielt hvis det er åpent for publikum. Arrangement-registreringsprogramvare kan knyttes opp til e-postmarkedsføringstjenester, sosiale medier og mer. Bizzabo, for eksempel, integrerer over 750 forskjellige plattformer!

Bruker du din registreringsprogramvare for betaling? Pass på at du bruker en versjon som kan integreres med flere betalingsplattformer. På denne måten vil du ikke miste deltakere fordi de ikke fikk betalt i kassa.

E-post, markedsføringsverktøy og merkevarebygging

Din merkevarebygging for et arrangement bør være både profesjonell og godt gjennomtenkt. Den riktige programvaren lar deg enkelt sende påminnelsesmails og spesialtilbud. EventZilla kan til og med hjelpe deg med å lage et mobilvennlig nettsted for arrangementet ditt.

Jo mer kontroll du har over merkevarebygging, desto bedre er det. Folk vil mer sannsynlig engasjere seg i en e-postkampanje og arrangementsside som ser profesjonell ut. Som Pinpointe forklarer her: “Det er viktig at produktbilder ser profesjonelle ut; ellers skremmer du abonnentene dine bort”.

«Produktet» ditt er logoen din, invitasjoner og nettstedet ditt helt frem til du får folk gjennom døren.

Vurder om du kan inkludere din egen merkevarebygging, eller om du «sitter fast» med å bruke maler. Hvor mye fleksibilitet gir e-postkampanjene deg? I dette tilfellet er utseendet viktig.

Andre markedsføringsverktøy/registreringsprogramvare kan tilby inkluderbare widgets, QR-kodegeneratorer, kupongkoder og annet.

Pris (og prisstruktur)

Med de mange alternativene for programvare kommer mange prisalternativer. Whova.com har laget en full pris sammenligning med en tabell for å vise noen prisstrukturer.

Noen tar en flat rate for sine tjenester, for eksempel en månedlig avgift. Noen tar en fast avgift per billett, mens andre tar en prosentandel. Du kan til og med finne kombinasjoner av disse tre typene betaling.

Hvis du kjører et stort arrangement, kan en flat avgift være det beste valget, slik at prisene ikke begynner å øke fort.

Innsikt som tilbys

Et av de mest kraftfulle verktøyene din programvare kan gi deg, er et innblikk i kundens oppførsel. Så når du velger, bør du vurdere hvilke statistikker de kan tilby.

Du kan sjekke statistikk som arrangement side konvertering, total omsetning, deltakere og innsjekkinger. Noe programvare vil til og med vise negativer som tilbakebetalinger du har måttet gjøre. Denne typen data kan være utrolig vanskelig å skaffe uten programvare. Å ha tilgang til det, vil i siste ende gjøre arrangementene dine mer vellykkede.

Konklusjon

I enkelte næringer er det lett å se når en leverandør er bedre enn en annen. Med arrangement-registreringsprogramvare handler det mer om at du får passende egenskaper til en passende pris.

Det er kun deg selv som vet nøyaktig hva du leter etter. Å kunne forstå hva hver av funksjonene kan gjøre for deg, vil hjelpe deg med å ta en riktig beslutning. Du kan spare på arbeidsmengden og bruke mer av tiden din på fremtidige arrangement.