Gjennomfør en generalprøve for ditt event (+sjekkliste)

You only get one shot, do not miss your chance to blow, this opportunity comes once in a lifetime, yo…

– Eminem, «Lose Yourself»

Som artist med mange liveshows under beltet, forstår Eminem verdien av generalprøver. Ingenting er mer pinlig enn å glemme sine egne linjer foran en spent (og dømmende) folkemengde.

Som en eventarrangør, bør du verdsette generalprøver like mye som Eminem. Selv om dere har forskjellige yrker, er resultatet av et mislykket event det samme: Folk vil bue. Og kaste ting.

Så la oss se på generalprøver for events, hvorfor de er viktige og hvordan du gjennomfører dem.

Les videre for å finne ut…

• Hva en generalprøve er
• Hvorfor du bør gjennomføre en for ditt event
• Hvordan gjennomføre en vellykket generalprøve
• De ulike typene av generalprøver
• Hvilke events som vil ha størst nytte av en generalprøve
• Alt som bør finnes på sjekklisten til en generalprøve for ditt event

Sannheten er at du ikke bare får en sjanse til å holde et vellykket event. I hvert fall ikke hvis du øver ordentlig.

Hva er en generalprøve for events?

De av dere som er kjent med teaterverdenen, vil allerede kjenne til begrepet “generalprøve.” Det er her skuespillerne spiller seg gjennom hele stykket som om publikum var til stede.

Ingen pauser, kommentarer eller endringer er tillatt under en generalprøve. Det er en strålende øvelse i hva som vil skje på selve dagen og hvordan alle vil takle eventuelle feil som blir gjort.

En generalprøve for ditt event bør også være slik. Det er en måte å sjekke om du og dine ansatte er forberedt på hva som vil skje når de faktiske gjestene dukker opp.

Tenk på det som en brannøvelse. Det er ikke ment å forårsake ekstra stress, men heller å redusere stress, fordi alle allerede vet nøyaktig hva de skal gjøre.

Hvorfor bør du gjennomføre en generalprøve for ditt event?

For en tid tilbake satt Barack Obamas limousine, med tilnavnet “The Beast”, seg fast på en fartshump. (Eller ikke, avhengig av hvem du spør.) Det virket som et morsomt scenario for folk flest – og patetisk i kritikernes øyne.

Tenk at den sikreste bilen i hele verden ble overrumplet av en liten fartshump. Dette scenariet understreker hvor viktig en generalprøve er for et events suksess.

Slik gjennomfører du en vellykket generalprøve for eventet ditt

Sørg for at du dekker alle aspekter av eventet ditt for å sikre at responsen fra deg og teamet ditt er slik du ønsker den skal være. Obamas team hadde sannsynligvis gjort flere grundige generalprøver.

Det var imidlertid før det skjebnesvangre besøket i Irland. De overså eller glemte noe den dagen, og resultatet er nå over hele Internett for folk å se.

Generalprøver for events avslører de ørsmå sprekkene i rustningen, de som kanskje ikke er synlige under planleggingsprosessen. De spretter ikke frem før du begynner selve utførelsen.

For å vite hvordan du gjennomfører et vellykket event, er det viktig at du forstår de forskjellige typene av generalprøver for events, samt hvilke events de passer best for.

De ulike typene av generalprøver for events

Hvilken type generalprøve du vil gjøre for ditt event, vil i stor grad avhenge av hvilken type event du organiserer. Men som en generell tommelfingerregel er det to typer generalprøve.

Teknisk generalprøve

Her tester du alt det tekniske utstyret du planlegger å bruke under eventet. Det inkluderer lyd, belysning, spesialeffekter og automatisering.

I teater, for eksempel, vil designerne gjennomføre en generalprøve for å se hvordan lys vil påvirke fargen på rekvisittene og kostymer, slik at de kan gjøre de endringene som trengs.

Det tekniske personalet vil også få en sjanse til å gjøre seg kjent med flyten av eventet og fikse alle problemer som oppsetning, lysstyrke, posisjon og vinkler.

Logistisk generalprøve

En logistisk generalprøve vil gi teamet ditt en sjanse til å øve seg på å gå gjennom alle «bevegelsene» for eventet.

Det inkluderer forberedelse av menyen, borddekning og plassering av dekorasjoner og innredning, blanding av drinker, å sette opp skilt og gå gjennom alle eventplanene.

Denne typen generalprøve bør gjøres så nær det virkelige eventet som mulig, så ingen glemmer hva de skal gjøre før det starter.

Typer events som har størst nytte av generalprøver

Alle slags events kan dra nytte av en generalprøve, selv om noen definitivt har større sannsynlighet for å trenge en enn andre. La oss gå over de fire typene events som får mest mulig utbytte av en generalprøve.

Live demonstrasjoner

Events som live demonstrasjoner av produkter fra et selskap, bør etterlate publikum summende av forventning og spenning for det nye produktet eller tjenesten.

Ingenting er mer pinlig enn å prøve å vise frem et nytt produkt, bare for at det skal mislykkes foran publikummet du håper å selge det til. Ikke vær som Apple her nedenfor:

Teaterforestillinger

Som nevnt tidligere er teaterproduksjoner veldig godt kjent med generalprøver. Det er fordi det vil bryte publikums «suspension of disbelief» hvis noe går galt.

Selv The Play That Goes Wrong (Kollaps i kulissene), som er basert rundt konseptet om at alt som kan gå galt vil gå galt, er nøye planlagt. (Stort sett så ingen rekvisitter treffer skuespillerne i hodet.)

Musikkonserter

Som med teaterforestillinger, deltar publikum på musikkonsert med forventning om at alle vet hva de holder på med – spesielt musikerne.

Hvis vokalisten glemmer teksten, trommeslageren er ute av rytme, og gitaristen roter til soloen sin, så staver det “negativ anmeldelse” i store bokstaver.

https://www.youtube.com/watch?v=FKGYLC3a-Tk

Presentasjoner

Det er mange ting som kan gå galt under en presentasjon. Men, kanskje ingen så uheldige som hendelsen der en lærer ved uhell spilte en «voksen» video på en projektor foran et overrasket og nokså sjokkert klasserom.

Ikke vær som ham. Spesielt ikke hvis presentasjonen din handler om noe alvorlig som du vil at folk skal kjøpe eller støtte med en donasjon.

Sjekkliste for gjennomføring av generalprøve for ditt event

Nå som du er kjent med generalprøver, viktigheten av dem og hvordan du bruker dem, er det på tide å se på den praktiske kunnskapen om generalprøver for events.

Her er en liste over ting du kan gjøre før eventet som en del av generalprøven:

• Slå på lysene og sørg for at de faller på rett sted.
• Prøv mikrofonene og pass opp for «rundhyl».
• Ordne bord og sitteplasser.
• Sørg for at alle kan se hva som skjer uansett hvor de sitter.
• Sett opp dekorasjonene for lokalet.
• Korrekturles alle dokumenter, lysbilder og filer.
• Sjekk WiFi-hastigheten.
• Fremfør showet med alle skuespillere og rekvisitter.

Tips: Du kan lese mer om hvert av disse elementene i denne artikkelen som inneholder en sjekkliste til generalprøver for events.

ikke la det være opp til tilfeldighetene

På grunn av følelsen av å være tom for kontanter, tid eller begge deler, kan noen arrangører velge å hoppe over en generalprøve før eventet.

Det kan bli en kostbar affære på et lite sekund. Du risikerer negative anmeldelser på sosiale medier, demoralisering av teamet ditt, og skremme vekk sponsorer og givere.

Inkluder derfor en generalprøve i budsjettet ditt. Det kan faktisk føre til at du sparer penger.