Tenk deg å få billetter til den mest spennende musikkfestivalen gjennom tidene.
Det vil være tropisk vær, fantastiske band, berømte kjendiser, luksusvillaer, gourmetmat og mange øyeblikk for Instagram.
Så forestiller du deg det motsatte.
Du er strandet på en øy, sover på en våt madrass, spiser gammelt brød, har ingen mottak på telefonen, og kan kun høre lyden av sinte folkemengder.
Og forresten, så er det hai der.
De som kjøpte billetter til Fyre Festivalen ble lovet det første scenariet, men endte av en eller annen grunn opp i det andre.
Netflix og Hulu har nå gitt ut hver sin dokumentarfilm om hvordan det kunne skje.
La oss gå gjennom noe svært verdifull lærdom du kan lære som festivalarrangør.
Hva var Fyrefestivalen?
Fyre Festivalen ble markedsført som en “luksus musikkfestival” på Bahamas i april – mai 2017.
Arrangementet var co-organisert av den kjente rapperen Ja Rule og fremmet av modeller som Kendall Jenner og Bella Hadid.
Hva kunne vel gå galt? Alt.
Hovedarrangøren, Billy McFarland, klarte å slakte hvert eneste aspekt av festivalen.
Dette inkluderte research, planlegging, forberedelse, budsjettering, kommunikasjon, markedsføring, catering, overnatting, sikkerhet, artistrelasjoner og juridiske aspekter.
Det var den perfekte stormen, og McFarland mottok åtte søksmål og fikk seks års fengsel.
Hva kan festivalarrangører lære av dette?
Festivalarrangører kan lære mye av McFarland og gjengens feil.
La oss ta en titt på dem.
Leksjon # 1: Ikke lyv
Like klisje som det kan høres, er ærlighet virkelig den beste veien og gå i livet.
Den første øya McFarland booket for å arrangere festivalen på viste seg å tilhøre Pablo Escobar. Fyre Festivalen kunne holdes der på det ene strenge vilkåret, at Escobar-forbindelsen ikke ble nevnt.
McFarland bestemte seg for å bryte kontrakten ved å bruke denne forbindelsen som et salgsfremmende verktøy. Selv etter å ha sikret et annet sted å holde festivalen, så han sitt snitt til å fortsette løgnen om at den var knyttet til Escobar.
Fyre Festivalen hevdet også å samarbeide med Royal Bahamian Defense Force for sikkerheten på arrangementet. Og den kongelige bahamske forsvarsstyrken — du gjettet riktig — hadde aldri hørt om Fyre Festivalen.
Lekse lært: Ikke lyv hvis du ønsker å beholde litt troverdighet i bransjen.
Leksjon #2: Undersøk juridiske aspekter og ikke bryt loven
En ting Fyre Festival arrangørene gjorde riktig, var å velge markedsføring via influencere på sosiale medier.
De sikret seg støtte fra fremtredende influencere som Kendall Jenner, Bella Hadid og over 400 andre mediepersonligheter.
Det de ikke gjorde var å avsløre at disse influencerne ble betalt for å støtte arrangementet.
Dette skaffet dem problemer med Federal Trade Commission.
Lekse lært: Undersøk markedsføringsloven og prøv å ikke bryte den.
Leksjon #3: Lag et realistisk budsjett og ikke kast bort penger
McFarland synes å ha gjort null research på kostnadene ved å organisere en festival.
Da han snakket med investorer, ble han fortalt at arrangementet ville koste mellom 5-12 millioner dollar.
Han trodde ikke på dem.
McFarland var nær å sikre seg finansiering fra Comcast Ventures. De trakk seg da han ikke kunne bevise at hans firma ble verditaksert til 90 millioner dollar som han hevdet.
Han sløste bort 4 millioner dollar han fikk fra en moteinvestor på luksuskontorer i Tribeca, Manhattan.
McFarland klarte endelig å få finansiering fra Ezra Birnbaum … men denne måtte betales tilbake innen 16 dager – i utgangspunktet et hurtiglån med forfall første lønningsdag.
Lekse lært: Undersøk kostnadene og planlegg budsjettet ditt tilsvarende .
Leksjon #4: Lytt til folk med mer erfaring enn deg selv
En måned før festivalen ansatte McFarland veteranarrangøren Yaron Lavi.
Lavi, som var en veteranarrangør til og med, fortalte McFarland at han måtte utsette festivalen fra april til november for å unngå katastrofe.
McFarland droppet Lavis idé fordi været ville være bedre i april.
Lavi foreslo da at, med tanke på den korte tidsrammen, telt ville være en mer realistisk innkvartering enn luksusvillaer.
McFarland fikk da ideen om at festivalen skulle være både kontantløs og kortløs. I stedet ønsket han at deltakerne skulle betale så mye som 15.000 kroner på et «Fyre Band armbånd» på forhånd.
Problemet? Armbåndet krevde Wi-Fi-tilkobling for å fungere … og det var iikke Wi-Fi på festivalområdet.
Lekse lært: Lytt til mer erfarne mennesker og ta imot råd fra dem.
Leksjon #5: Kommuniser godt og administrer forventningene
På dette tidspunktet hadde Fyre Festivalen mistet overnatting, cateringfirma, medisinske tjenester, kommunikasjonstilgang og flere artister.
Lavi, fornuftens stemme, rådet McFarland å kommunisere disse endringene til gjestene.
McFarland sa han ville sende dem på epost…men selvfølgelig gjorde han ikke det.
Halvveis ut i mars begynte andre medarbeiderne også å lufte mulighetene for at en utsettelse av festivalen ville være en god ide.
Responsen? «La oss bare få den av stabelen og bli legender, bror.»
Lekse lært: Kommuniser eventuelle endringer og administrer folks forventninger.
Leksjon #6: Sørg for at alle fasiliteter og ansatte er på plass
Den første dagen av Fyre Festivalen kom til slutt, og det var der det virkelige kaoset begynte.
Nødhjelpsteltene og madrassene (aka «innkvartering») ble gjennomvåte på grunn av kraftig regn natten før.
Arrangørene laget en spontan strandfest for tidlig ankommne festivaldeltakere, mens de stresset for å finne for en løsning.
De fant ikke noen løsning.
I stedet fikk de festivaldeltakerne til å stå i kø for å registrere seg for å få et telt. Etter flere timer mistet gjestene tålmodigheten og tok bare de første og beste teltene til seg selv.
De som faktisk fikk telt var de heldige. Andre endte opp helt uten innkvartering.
På toppen av det fikk de dårlig mat, hadde ikke mottak for telefon, ingen Wi-Fi, ingen toaletter, ikke rennende vann, haier i vannet men ikke medisinsk personale tilgjengelig.
Men det er mer.
De lokale myndighetene bestemte seg for å nekte fly å lande på øya, slik at alle strandet der.
Lekse lært: Pass på at alle fasiliteter og ansatte er på plass.
Leksjon #7: Ta ansvar for feilene dine
“… dette er IKKE MIN FEIL» – Ja Rule
Alle kom seg til slutt på et fly hjem, etter at regjeringen opphevet landingsforbudet.
Det de ikke fikk, var en ekte unnskyldning fra festivalarrangørene. Hverken Ja Rule eller McFarland syntes å ha erkjent sine feil.
De fleste influencerne som var involvert på sosiale medier har heller ikke unnskyldt fadesene, (bortsett fra Hadid og noen andre som unnskyldte seg for sitt engasjement).
Bahamas Ministry of Tourism gjorde imidlertid det, og ba om unnskyldning på vegne av Bahamas.
Lekse lært: Ta alltid ansvar for dine egne feil.
Leksjon #8: Gjør research på folk før du samarbeider med dem
Alle de involverte i Fyre Festivalen kunne ha sluppet unna problemene hvis de hadde gjort litt research først.
McFarland er ikke en første gangs lovbryter når det gjelder mislykkede opplegg som dette.
Fem minutter med Googling ville ha avslørt et mønster av svindel og snyt.
Lekse lært: Undersøk omdømmet til folk før du samarbeider med dem — og se etter røde flagg.
Konklusjon
Du må virkelig anstrenge deg for å skape en slik katastrofe som Fyre Festivalen.
Det er imidlertid verdt å gjenta noe av det vi kan trekke ut fra eventyrene om Billy McFarland.
- Undersøk kostnader og juridiske aspekt
- Planlegg et overkommelig budsjett
- Ikke lyv til folk
- Lytt til ekspertene (spesielt hvis du har ansatt dem)
- Kommuniser eventuelle endringer i planen
- Research folk før du samarbeider med dem eller jobber for dem
- Ta ansvar for feilene dine (for du kan ikke løpe fra dem)
Lykke til med festivalen din — og ikke arranger den i nærheten av hai.