6 “fakta” om planlegging av bedriftsevent (og hva du skal gjøre i stedet)

Eventhåndtering er ikke en ny disiplin.

Faktisk er den nesten like gammel som de egyptiske pyramider. Visste du at Først kjent eventplanlegger var Kleopatra? Hennes overdådige event ville ikke vært mulig uten en klar forsyning av hjelpere. (I hennes tilfelle tjenestemenn og slaver.) Og de klarte det på en eller annen måte uten vår moderne teknologi.

Planlegging av bedriftsevent krever mye hardt arbeid. Ikke la noen fortelle deg noe annet. Enten du organiserer en produktlansering, en konferanse eller klientens gjestfrihetsevent, vil det kreve mye innsats å få alle detaljene — i tide og på budsjett — riktig.

Derfor er det helt uhjelpsom å bli fortalt tvilsomme sannheter om eventplanlegging. These not only turn out to be wrong but can actually hinder your progress and, ultimately, the success of your event.

Her er 6 slike «fakta» og hvordan du kan unngå dem.

1. Det tar en person for å organisere et event

Det er lite sannsynlig at en enkelt person vil kunne håndtere alle de forskjellige elementene som går inn i planleggingen av et bedriftsevent. Faktisk, jo større, lengre og mer komplekse eventet, desto mer hjelp du kommer til å trenge for å få det til å fungere perfekt på dagen.

Jo, en eventorganisator kan koordinere alles innsats og ta alle viktige beslutninger. Men du trenger spesialisthjelpere — enten interne eller eksterne — for å håndtere individuelle aspekter som å:

• Finne lokalet
• Organisere gruppecatering
• Ordne underholdning
• Planlegge programmet
• Merkevarebygging
• Logistikk
• … og mye mer

2. Bedriftsevent er formelle begivenheter

Kontorer har et rykte for å være tette steder å jobbe på. Så er det ikke rart at det samme blir overført til bedriftsevent utenfor arbeidsplassen.

I flere tiår har store, formelle konferansesamlinger vært normen. Det er ikke lenger tilfelle i det21.århundre

Mens du sikkert forventer at eventet ditt skal være profesjonelt, er det ingen grunn til at formatet ikke kan være uformelt. Kanskje selv litt underlig og — sjokk, horror — hyggelig. Hva med en overdådig innredet festemarkise i stedet for et vanlig hotellmøterom?

3. Du trenger ikke å planlegge eventet med militær presisjon

Feil igjen.

En klart plan planlagt med de størte presisjon er akkurat det som kreves. Mange eventorganisatorer prøver å gå gjennom dagen uten å bekymre seg for mye om tidsplanlegging av sesjoner eller pauser. Det uunngåelige resultatet er kaos, med deltakere som ikke vet hvor de skal være til enhver tid, mens talere er usikre på hvor mye tid de har til rådighet.

En mye mer profesjonell tilnærming er å opprette en streng reiserute med en tidsplan for hendelser, inkludert lunsjtid, pausetider og kveldshendelser der det er nødvendig.

4. Lokalet spiller ingen rolle

Dette er kanskje en av de største mytene der ute.

Faktisk er det helt motsatte sant. Å finne de riktige sted kan være hemmeligheten til en vellykket og minneverdig bedriftsevent.

Det starter med beliggenhet:

• Kan alle komme dit og tilbake lett?
• Finnes det rask og pålitelig WiFi?
• Gir atmosfæren den riktige tone?

Lokalet er grunnlaget for alt som skjer der. Likevel må det også kunne imøtekomme alle dine behov. Enten du velger en luksuriøs nattklubb, en privat hage eller et historisk palass, må du ikke hoppe over forskningen. Sørg for at du imponerer dine delegater og gjester.

5. Du trenger ikke plan B

Det å stole på ingenting unntatt din opprinnelige plan er en farlig tilnærming. Husker du Murphys lov som sier «det som kan gå galt, vil gå galt»?

Mens du selvfølgelig bør sørge for at du har sjekket og dobbeltkrysset hvert element på eventplanleggingslisten, finnes det ingen garanti.

Selv de mest dyktig planlagte arrangementer kan gå galt når du minst forventer det: Det har vært en merkelig storm og din arena har et strømbrudd. Hovedtaleren kansellerer med kort varsel på grunn av laryngitt. Markedsføringsmaterialer er forsinket på trykkeri.

Uansett hva det er, må du ha en backup, for sikkerhets skyld.

6. Det er ingenting annet å gjøre på slutten av eventet

Det ville være fint å tro at du kan slappe av etter en hard dags konferanse eller treningsdag.

Men langt fra det: Arbeidet er ikke ferdig ennå.

Når du er ferdig med lokalet, finnes det viktige aktiviteter å gjennomføre etter eventet, noe som kan ta dager eller uker. Fra spørreskjemaer for tilbakemelding til andre ytelsesmålinger. Fra oppfølgings e-post til rapporteringsoppgaver.

Det er mye å gjøre for å sikre at eventet ditt når sine mål.

Forfatter: Dakota Murphey gir innhold for et lite utvalg av eventindustrinettsteder, inkludert Billetto.