Du har meldt seg frivillig til å organisere et bedriftsarrangement i din bedrift. Problemet er at du er Jon Snow of event planlegging; dette vet du ingenting om.
Så hva å gjøre nå?
Klokken tikker og du har ikke tid til å lage et eventplanleggingskurs. Det er derfor du er her: For å få et lynkurs i hvordan du klarer ditt første bedriftsarrangement.
Les videre for å finne ut hvordan du:
- Definerer målet for arrangementet
- Segmenter alt til små håndterbare oppgaver
- Lager et realistisk budsjett
- Velger en passende dato
- Lager en tidslinje
- Setter sammen et team
- Finner et egnet sted
- Markedsfører arrangementet
Ved slutten av denne artikkelen vil du være mindre Jon Snow og mer Bran Stark.
1. Start med slutten
Hvis det høres ut som reverse engineering, er det fordi det er.
Når du bestemmer deg for å organisere et arrangement, er det enkelt å sette seg fast i de umiddelbare detaljene. Men alle prosjekter trenger en visjon og en makroplan før du går dypt inn i småarbeidet.
Tenk på hva du vil at dine kollegeer og sjefer får ut av arrangementet. Er det å opprette et nettverk? Utdanning? Moro? Alle tre?
Hva er det du egentlig organiserer?
Er det en…
- Konferanse eller seminar
- Varemesse
- Bedrifts retrett
- Juleselskap
- Team-building event
- Produktlansering
Det er også viktig å imøtekomme målgruppen din. Forventningene til dine gjester vil avhenge av bransjen og lønn. Start med slutten, and let it determine the battle plan.
2. Lag en liste over komponentene
Når du har en generell ide om hva arrangementet skal være, er det på tide å segmentere planen. Finn ut hvilken komponent som er nødvendig for å gjøre det til en suksess.
Avhengig av hendelsen, trenger du følgende:
- Lokale/arena
- Dekorasjon
- Mat og drikke
- Underholdning
- Markedsføringsmaterialer
- Transport
- Overnatting
- Billettsystem
Husk at det spiller ingen rolle hvor stort et gitt prosjekt ser ut til å begynne med. Alt som betyr noe, er at du kan segmentere det til små og håndterbare komponenter.
Åpne Google Docs og Sheets og segmenter planen din i individuelle oppgaver. Så prioriter dem deretter etter haster.
3. Opprett et budsjett
Du er kanskje ikke i stand til å opprette ditt eget budsjett for arrangementet. Faktisk har eventorganisatorer sjelden ubegrensede midler til rådighet.
Det er greit. Du kan klare det med det du har. Det er også mulig å organisere en nullbudsjettevent hvis det kommer til det.
Regel #1 for å opprette budsjett: Vær realistisk og la 10% i reserver.
Når du vet hvor mye du har til rådighet, er det på tide å samle noen anbefalinger. Sammenlign kostnadene for ulike arenaer, cateringfirmaer, trykkerier og alt annet du trenger for arrangementet.
Jo raskere du kan bestille noen av dem, desto mer sannsynlig er det at du får en god pris. Ellers trenger du bare å forhandle det best mulig.
4. Velg en dato
Hvis du er i posisjon til å velge datoen, er det nå en god tid til å gjøre det. Hvis arrangementet er sesongbestemt, som en julefest, kan alternativene være begrenset. Datoen du angir kan påvirkes av disse faktorene:
- Hvem du ønsker å delta (og hvor mye varsel de trenger)
- Hvor lang tid tar det å få alt klart (se #5)
- Når du lanserer produktet eller tjenesten
- Når lokalet er tilgjengelig (se #6)
Gjør datoen forsøksvis. Du vil sannsynligvis måtte justere den litt når du kommer inn på å finne det rette lokalet.
5. Lag en tidslinje
Hver plan har en tidslinje, og du vil dra nytte av å lage en også. Det trenger ikke å være mye mer enn en rekke tidsfrister å møte for alt å løpe i tide.
Regel #1 for laging av tidslinje: Alltid gi rom for uventede forsinkelser.
Det er hyggelig å være optimistisk. Men når du organiserer et bedriftsarrangement, er det bedre å være realistisk.
Her er noen av de uventede forsinkelsene du bør ta hensyn til:
- Stedet kan bli dobbeltbestilt
- Dekorasjon kan være utsolgt
- Catering kan komme for sent
- Trykkerier kan feilstave firmaets navn
- Transport kan bli ødelagt
Det er ikke sannsynlig at alle disse tingene vil skje, men selv en eller to av dem kan stikke kjepper i hjulene.
Det er godt å bruke litt Murphys lov når du oppretter din tidslinje.
6. Sette sammen ditt team
Du vil kanskje trenge mer enn ett par hender for å gjøre arrangementet til en suksess. Selv om det er en liten hendelse, hjelper det å få et team å jobbe med.
Hvis budsjettet ikke tillater det, kan du se om du kan bruke noen gode,gamle overtalelser for å få kolleger om bord. De kan til og med være glade for å være en del av organisasjonen.
7. Finn lokalet/stedet for arrangementet ditt
Du trenger et sted for gjestene å samles på, uansett hvilket arrangement du organiserer. Jakt etter sted kan være stressende og kan lett påvirke budsjettet.
Når du vurderer forskjellige steder, bør du stille følgende spørsmål:
- Hvor lang venteliste har det?
- Er det stort nok til å passe antall deltakere?
- Har stedet A/V-utstyr, eller skal du ta det med selv?
- Er det tilstrekkelig telefonmottak og WiFi?
- Hvor mye må du betale i depositum?
- Hva er avbestillings- og tilbakebetalingspolitikken?
Som nevnt er det en god ide å bestille lokalet så tidlig som mulig for å få best mulig pris.
8. Markedsføre ditt arrangement
Denne delen vil også avhenge av arrangementet du organiserer. Det kan være så lite som å sende en e-post til dine kolleger. Eller så mye som en fullblåst markedsføringskampanje.
Hvis du oppretter en større hendelse, bør du også vurdere følgende:
- Innlegg og annonser på sosiale medier
- Flygeblad og plakater
- Blogginnlegg
- Eventlistingnettsteder
- Søkemotoroptimalisering (SEO)
- Direkte postinvitasjoner
Det som teller er at du får folk til å delta. La dem få svar på de viktige spørsmålene: hva, når og hvor.
For å oppsummere…
Pust.
Alt kommer til å ordne seg.
Hvis du noen gang blir engstelig, her er en gammel spirituell metode som du kan bruke til å sette hjernen i hvilemodus:
Forestill deg at du er Donald Trump.
Ingen vet mer om arrangementer enn du gjør.
Lykke til!