Konferanser er en fin måte for folk å knytte kontakt med hverandre. De er også et godt sted å lære om den nyeste utviklingen i industrien.
Men de kan være en håndfull både å organisere og å administrere.
Denne artikkelen vil gi deg et lynkurs i konferanseadministrasjon. På den måten vil du slippe å møte på uforutsette hindringer.
Vi kommer til å dekke hvordan du…
- Oppretter et tema for konferansen
- Fokuserer på målgruppen din
- Lager en tidslinje
- Setter et budsjett
- Setter sammen et team
- Rekrutterer talere
- Sikrer sponsorer
- Finner et egnet sted
- Lager muligheter for nettverksbygging
- Leier teknisk utstyr
- Finner catering
- Organiserer overnatting
- Lager markedsføringsmateriale
- Kommer deg på sosiale medier
- Finner riktig konferansehåndteringssystem
Klar? Ferdig? GÅ!
1. Hvorfor arrangerer du en konferanse?
Konferanser adresserer et bestemt interesse-emne for deltakerne. Det må være en rød tråd som forbinder talere/foredragsholdere, sponsorer og deltakere.
Det kan være…
- “Fremtiden for sosiale medier”
- “Hvordan utvikle virksomheten i et vanskelig marked”
- “Politisk aktivisme i 2019”.
Velg et tema for konferansen for å fokusere på arbeidet med å administrere den. Les mer om hvordan bestemme seg for et tema.
2. Hvem er konferansen for?
De viktigste folkene på konferansen er deltakerne. Alt du gjør, bør styres av hva som vil få dem til å dukke opp.
Tenk på følgende:
- Hvilke konkrete emner betyr noe for dem?
- Hvilke talere vil de sette pris på?
- Hvilken arena kan de komme til?
- Hva slags mat og drikke vil de sette pris på?
- Hvem ønsker de å bygge nettverk med?
Les mer om hvorfor målgruppen din er viktig.
3. Lag en tidslinje
Bestem deg for en foreløpig dato for konferansen. Du vil sannsynligvis måtte justere på det når du snakker med steder og talere/foredragsholdere.
Men å bestemme en dato vil hjelpe deg å lage en tidslinje for hva som må skje og når det må det.
Bruk denne konferansetidslinje-malen for inspirasjon.
4. Lage et budsjett
Budsjettet for konferansen vil avgjøre omfanget av arrangementet. Som med tidslinjen, må konferansebudsjett være foreløpig til å begynne med.
Du kan revidere det når du snakker med sponsorer og begynner å rekruttere representanter.
Bruk denne konferansebudsjett-malen for å komme i gang.
5. Sett sammen et team
Mye av arbeidet går med til å administrere en konferanse, så du trenger et team bak deg.
Noen av menneskene du trenger er…
- Selgerne å sikre sponsorer, utstillere og delegater.
- Markedsføringsfolk til å kontakte medier, administrere sosiale medier og sende e-post til deltakere.
- Logistikkfolk til å organisere sted, catering og planløsning.
- Produsenter til å kommunisere med talere/foredragsholdere og lage dagsorden.
- Teknikere til å organisere lyd, lys og bilder.
- Administratorer for å hjelpe deg med planlegging, budsjettering og administrasjon.
Les mer om hvordan man strukturerer de enkelte undergruppene.
6. Rekruttere talere/foredragsholdere
Lag en ønskeliste over talere/foredragsholdere og ranger dem etter hvem du ønsker deg mest.
Tenk på disse punktene:
- Hvordan vil talerne/foredragsholderne få fordel av å låne bort troverdigheten sin til konferansen din?
- Har de en bok eller en innovasjon å fremme?
- Er målgruppen til konferansen din også deres målgruppe?
Til slutt vil talere/foredragsholdere kanskje ha litt økonomisk kompensasjon for tiden de har brukt. Derfor er det en god ide å inkludere talerkostnader i budsjettet.
Les mer om nøkkelkostnader for talere.
7. Sikre sponsorer
Sponsorer er en viktig ressurs for konferansen fordi de gir deg troverdighet. Enda viktigere, de hjelper deg med å finansiere arrangementet.
Salgsteamet ditt bør være på utkikk etter selskaper som er interessert i å selge til konferansedeltakerne. Forbered noen sponsorpakker du kan selge til dem.
Finn litt inspirasjon i disse konferansesponsingsspakker.
8. Finn et sted
Arenaen skal være attraktiv, men mest av alt skal den passe formålet. Når du går på stedsjakt, bør du stille deg selv følgende spørsmål:
- Er stedet tilgjengelig for alle?
- Er det overnatting og restauranter i nærheten?
- Vil lokalet være tilgjengelig for konferansedagen?
- Kan lokalet holde antall personer du forventer vil delta?
- Har du råd til å leie stedet?
- Inkluderer det noen ansatte, teknisk utstyr eller catering?
Finn litt inspirasjon med denne komplette listen over Byer i Storbritannia med konferansesteder.
9. Lag nettverksmuligheter
Konferanser er en fin måte for deltakerne å lære noe av talere. Men de vil også være interessert i å samarbeide med hverandre. En støyende konferansesal er ikke alltid det beste stedet å gjøre det.
Du bør sikre noen møterom for en-til-en-møter mellom konferansedeltakere. Alternativt kan du organisere en hastighetsnettverk-event på konferansen.
10. Leie teknisk utstyr
Hvis arenaen ikke inkluderer teknisk utstyr, må du finne en leverandør. Pass på at du har dekket følgende aspekter:
- Video: projektorer og skjermer for videoer og PowerPoint-presentasjoner
- Lyd: mikrofoner, forsterkere, skjermer og miksere for talerne dine
- Lys: spotlights, stemningsbelysning og generell belysning for filming
- Kringkasting: kameraer og WiFi for å ta opp, streame eller kringkaste konferansen din
Begynn med å se på de 20 beste AV-utstyrsleverandørene i Storbritannia.
11. Finn catering
Mat og drikke er kanskje ikke inkludert i stedets leie heller, så det er viktig å finne catering. Husk å vurdere kostholdsbegrensninger når du bestemmer deg på menyen.
Se på disse topp 8 konferanse-cateringselskapene for litt inspirasjon.
12. Sørg for at deltakerne har et sted å overnatte
Mange konferanser varer flere dager, så du må sørge for at deltakerne har et sted å overnatte.
Nettsteder som HireSpace vil gi deg en liste over konferansesteder med nærliggende overnatting.
13. Finn en printer for å skape markedsføringsmaterialer
Konferansen din trenger noen bannere, plakater, flygeblad og annet markedsføringsmateriale. Viktigst av alt trenger deltakerne en dagsorden for konferansen.
Se på denne Pinterest-siden for å få ideer til konferansematerialer.
14. Komme deg på sosiale medier
LinkedIn er din venn når det gjelder konferanser. Men det betyr ikke at du bør forsømme alle de andre populære plattformene.
Her er noen ideer for å bidra til konferansen din med hjelp av sosiale medier:
- Sett opp dedikerte konferansekontoer på alle plattformer som Facebook
- Opprett en reklamevideo på YouTube
- Opprett hashtags på Instagram og Twitter
- Skriv blogginnlegg på LinkedIn
- Legg inn bilder på Pinterest og Instagram
- Live-tweet konferansen og tag talere og sponsorer
- Legg inn dine sosiale medier kontonavn og hashtags over hele arenaen
Sosiale medier er et gratis markedsføringsverktøy du ikke kan leve uten. Men du bør også vurdere betalte sosialmediekampanjer som en del av markedsføringsarbeidet.
15. Skaff seg et konferansehåndteringssystem
Du trenger et konferanseledelsessystem fordi det vil hjelpe deg å spare tid. Det er også nyttig for å administrere billetter og registreringer.
Du bør finne et system som lar deg…
- Registrere deltakere og selge billetter
- Administrere lokalet med sanntidsdata
- Samle deltakerdata og få innsikter
- Integrere med sosiale medier
- Få tilgang til alt via en mobilapp
- Sjekk inn deltakere på stedet
Det hjelper også om det er enkelt å sette opp og gratis å bruke. Ta en titt på Billettos konferansehåndteringssystem.
Husk å følge opp
Du kjenner nå det grunnleggende om å styre en konferanse. (Hvis du vil ha mer, les vår artikkel om å organisere en konferanse.) Med riktig planlegging og ledelse blir det en knallsuksess. Men når det er alt sagt og gjort, bør du huske å følge opp.
Få så mye tilbakemelding som du kan fra talerne, sponsorene, teamet ditt og deltakerne. Det er uvurderlig for å organisere din neste konferanse. Send en e-post for å si takk og fortelle dem at du setter pris på deres deltakelse og støtte.
Lykke til med konferansen din!