Arranger bedre fester ved hjelp av denne sjekklisten for festplanlegging

Festplanlegging krever tid, kreativitet og godt overblikk. Selv hvis det er en liten familiesammenkomst du planlegger, så burde planleggingen være strukturert og følge noen nøye uttenkte steg. Dette gjelder for enhver type fest, enten det er en retrofest med disco-tema eller en halloweenfest for barn.

Sjekklisten vår for planlegging av fester burde holde deg på riktig spor. Ikke alle trinn er like relevante for alle fester, men å ha dem i bakhodet vil gjøre deg til en bedre festplanlegger. Gå gjennom alle punktene for å unngå å glemme essensielle detaljer, som for eksempel å bestille nok mat. En fest med sultne gjester er jo ikke så morsomt.

I god tid før arrangementsdatoen

Dato & tidspunkt: Bestem deg for når festen skal være. Prøv å finne en dato hvor det ikke skjer noen store festivaler, høytidsfeiringer eller annet, slik at sjansen er større for at mange har mulighet til å komme.




Sted: Hvor skal festen være? Skal du leie et lokale eller skal festen være utendørs? Hjemme i huset til noen du kjenner, på en restaurant, på en pub eller et helt annet sted? Begynn å tenke på spesifikke lokaler.




Tema: Bestem deg for hvorvidt festen skal ha et tema. Hva er anledningen for at festen arrangeres? Er det for å markere noe bestemt eller er det bare for å ha det gøy? Skal det være formell dresscode, kostymer eller casual?




Gjestene: Få rede på hvem som kunne vært interessert i den typen fest du planlegger. Hvor finner du disse menneskene? Hvilke forumer bruker de? Begynne å lage en tentativ gjesteliste.




Meny: Skal det være matservering? Eller drikke? Begynn å tenke på hvordan handlelisten kommer til å bli og begynn eventuelt å lete etter passende cateringfirmaer.




Team: Finn ut om du kommer til å trenge hjelp til organiseringen eller om du kan klare det på egen hånd. Sett sammen et team og fordel klare ansvarsroller.




Budsjett: Finn ut hvor mye ting sannsynligvis kommer til å koste: leie av lokale, matinnkjøp, opptredener, vakter eller annet. Kommer du til selge billetter i døra eller vil du selge billetter på nett for å prøve å dekke noen av disse kostnadene på forhånd? Prøver du å få et overskudd eller vil du bare gå i null?

En måned før

Program: Det er på tide å utarbeide en mer spesifikk plan for kvelden. Skal dere ha selskapsleker? Blir det opptredener eller annen underholdning? Skal noen spille konsert eller skal du leie en DJ? Prøv å sette sammen en skisse for festprogrammet.




Utstyr: Nå som du har en tydeligere idé for kveldens program, er det på tide å se på hva slags utstyr du trenger. Høytalere, PA-anlegg, prosjektorer, utstyr til selskapsleker eller annet. Hvis det skal være opptredener, sørg for å spørre om hva som trengs av utstyr og hva de kan ta med selv. Sett i gang med å bestille større utstyr som kan ta lang tid å få levert.




Lokaler: Det er også på tide å sikre festlokalene. Få på plass en avtale med konferansesenteret, restauranten, nattklubben eller hva det nå er for et lokale som er relevant for din fest.




Leverandører: Som med utstyr og lokaler; begynn å lage lister over leverandører og begynn med å lage avtaler for matlevering, blomsterdekorasjoner, ballonger eller annet.




Eventsiden: Opprett en eventside for festen din som bringer sammen alt du har planlagt. Dette er stedet for å fortelle folk hva som skjer, hvor det skjer og når det skjer. Ha gjerne med kveldens program i beskrivelsen. Eventsiden er også der du holder styr på billettsalg og påmeldinger.




Invitasjoner: Send invitasjoner til tidligere gjester og andre du har på e-postlisten din. Legg med en lenke til eventsiden din slik at folk kan lese mer om eventet hvis de er interessert.




Promotering: Sett i gang med å promotere festen din på alle kanaler og sosiale medier hvor du forventer å finne potensielle gjester. Spør de som allerede har meldt seg på eller kjøpt billett om å dele eventet i sine nettverk. Ikke glem å vurdere mindre digital promotering som for eksempel plakater og flyers.

To uker før:

Bekreft leveranser: Få bekreftelser fra leverandørene om at alle bestillinger er registrert og at alt kommer til å bli levert i tide. Du må for all del unngå ubehagelige situasjoner som en manglende bursdagskake eller at høytalerne ikke er på plass i tide.




Kjøp inn det som mangler: Kjøp inn mindre ting som du ikke trenger å bestille - isbokser, bestikk, bordduk etc.




Logistikk: Begynn å tenke på ting som bordplassering, plass i lokalet og parkeringsplasser. Finnes det overhodet plass til å parkere, eller burde du gi informasjon om at folk burde ta kollektivtransport? Hvor kan cateringcrewet få plass til å levere og sette ut mat? Er det en scene som bandet eller DJ-en kan spille på? Trenger du å finne noen som kan stå i garderoben?

En uke før

Sett sammen en spilleliste: Hvis du ikke har bestilt en DJ, og skal ta ansvar for musikken selv er det på tide å sette sammen en spilleliste for festen




Få bekreftelse fra gjestene: Få svar fra de som enda ikke har gitt beskjed om de kommer. Send ut en påmelding til de som har meldt seg på, og få dem til å glede seg til festen.




Sikkerhetsjekk: Sørg for at du har styr på alle nødvendige sikkerhetstiltak. Er det tydelig hvor nødutgangen er? Har du gjennomført eller planlagt alle nødvendige sikkerhetsinspeksjoner?

Én dag før

Gjør klar lokalene: Sett opp stoler og andre møbler, sjekk at internettet virker og test lydanlegget. Sett opp ballonger og dekorasjoner.




Innkjøp: Kjøp inn ting som skal være ferskt som frukt, is osv.




Gjør en gjennomgang: Gjør en gjennomgang av program og leveranser hvis du kan, og sørg for at alle i teamet ditt vet akkurat hva deres oppgaver er.

På festdagen

Oppsett: Sett ut velkomstdrinker og mat, gjør en siste lydsjekk og ta deg av alle små detaljer som må på plass.




Catering: Hold kontakten med cateringfirmaet, ta dem godt imot og vis dem hvor de kan jobbe.




Innslipp: Sørg for at de som skal stå i døren har full kontroll på hva de skal gjøre og sjekke: skanne billetter, oppdatere gjesteliste, sjekke vesker, gi informasjon, tilby velkomstdrinker eller annet.




Bilder & video: Gi noen ansvar for å dokumentere feste. Lei inn en profesjonel fotograf til å ta bilder og filme, eller gjør det selv hvis du er god til det. Dette kan du så dele med gjestene og følgere som ikke kunne komme både underveis og i etterkant.

Når festen er over

Oppryddingen: Ta ned utstyr, sett alt på sin rette plass, hold styr på hva som skal leveres tilbake og hva som var i lokalet fra før, og sett igang med rengjøringen.




Si takk: Send ut en takkemelding til leverandørene, eventuelle sponsorer, artister eller underholdere og - sist men ikke minst - til de som kom! Legg opp bilder og videoer fra eventet og del dem med gjestene.




Få tilbakemeldinger: Hvis du planlegger å arrangere flere fester i fremtiden er det en god idé å få tilbakemeldinger fra gjester som har vært på fester du har arrangert tidligere. Sjekk ut vår artikkel om hvilke essensielle oppfølgingsspørsmål du burde stille.




Økonomi: Hold styr på hvor mye du har brukt, og hvor mye du tjener fra nettsalg, dørsalg, merchandise osv.