Du har planlagt og markedsført i flere måneder nå. I dag er du endelig vert for showet ditt.
Hvis du har gjort alt annet helt til dette punktet, så er du på et bra sted. Men nå er det ikke tid til å hvile på laurbærene dine.
Det er fortsatt ting som kan gå galt og muligheter du kan dra nytte av.
Denne artikkelen vil dekke…
- Hvordan sjekke teknisk utstyr
- Hvor sette utøvere før showet
- Hvordan sørge for at teamet ditt vet hva som skjer
- Hvordan forberede publikumet og spillestedspersonalet
- Måter du kan øke din eventmarkedsføring på
- Hvordan avslutte showet profesjonelt
Etter at showet er slutt, kan du hvile… til det er på tide for det neste!
1. Sjekk alt teknisk utstyr
En av dine viktigste oppgaver for dagen på showet er å sjekke oppsettet og utstyret. Hvis noe går galt, blir showet truet.
Pass på at scenen og sitteplasser er i orden. Gå gjennom hvert stykke utstyr med tekniskere og sørg for at det ikke blir noen overraskelser.
Ordne sitteplasser
Hvis du ikke gjorde dette under planleggingsstadiet, er det nå på tide å ordne sitteplassene. Du kan ordne sitteplasser i rader (teater) eller rundt bord (kabaret).
Live show blir vanligvis drevet av mengden, så sørg for at det er plasser nær scenen.
Klargjør scenen
Poenget med scenen er å trekke oppmerksomheten til utøveren(e). Derfor bør du sørge for at den er hevet. På den måten er utøveren synlig uansett hvor du sitter.
En hevet scene vil også bidra til å trekke publikums oppmerksomhet til utøveren når showet starter.
Sjekk lyden
Mikrofonsjekk, en-to, en-to. Pass på at all lyd fungerer som den skal, og at alle kan høre utøverne klart.
Hvis utøverne har spesielle krav til mikrofonene eller stativene, må du kontrollere at deres behov er oppfylt. Ellers kan det påvirke forestillingen negativt.
Sjekk belysningen
Belysning er et annet viktig element som vil bidra til å gi oppmerksomhet til handlingen. Du bør sørge for at det er to eller tre spotlights på scenen (men ikke blind artistene).
Lyset (eller mangel på det) er også viktig når det gjelder publikumet. Det bør være lite eller ingen lys på dem. På den måten blir scenelysene mye mer effektive.
Utfør en full teknisk testing
Utøverne er ikke de eneste som trenger å øve før showet. Det er viktig at du utfører en full teknisk testing før den første handlingen.
Pass på at alle hender er på dekk, og teknisk team vet hva de gjør. Hvis noe går galt under testingen, har du fortsatt tid til å fikse det før det starter.
Tips: For en grundigere dykk, sjekk ut disse detaljerte guidene for lydoppsett og belysningsoppsett for live handlinger.
2. Tildel et green room
Dine utøvere bør ha et sted å oppholde seg før og etter deres show. Derfor bør du gjøre et av backstage-romene i spillestedet om til “green room”.
Det trenger ikke å være grønt, men det må være romslig nok til kostymer og instrumenter. Det hjelper også hvis du har noen drinker og snacks for utøverne.
Du bør sørge for at det er noen å hilse på utøverne når de kommer. Led dem til green room slik at de kan pakke ut utstyret og slappe av før de går videre.
Tips: Ta en titt på denne artikkelen på lagrings green room for litt inspirasjon.
3. Skriv ut en showplan for alle
Som showplanlegger er det ditt ansvar å sikre at alle vet hva de skal gjøre. En god måte å gjøre det på er å skrive ut en showplan for teamet ditt og spillestedets personale.
Oppgi nøyaktig hva som skal skje på dagen. Det inkluderer teknisk forberedelse når dørene åpnes og lukkes, og i løpet av handlingene.
Du bør også oppgi eksemplarer av showplanen (minus teknisk forberedelse) for publikumet. Plasser dem i baren eller på bordene slik at folk kan planlegge sine toalettbesøk.
Tips: Bruk en showskjemamal for å hjelpe deg med å skissere eventet.
4. Skriv ut en oppførselskode for publikumet
Teamet ditt er ikke de eneste som trenger noen retningslinjer. Det kan høres nedlatende, men du bør oppgi en oppførselskode for publikumet.
Hvorfor? Fordi du vet at det alltid vil være den ene fyren som snakker på telefonen under en forestilling. Eller en som bestemmer seg for å plage utøveren etter noen drinker.
Du trenger ikke å dele en trykt kopi ut til alle på døren. Bare sett det opp et sted de ikke kan gå glipp av.
Tips: Se på disse reglene for publikums etikette for å hjelpe deg med å skrive oppførselskoden.
5. Ha en fotograf (eller videograf) på stedet
Bilder og videoer fra ditt show vil være uvurderlige for markedsføringsformål. Det viser folk akkurat hva som skjedde — og hva de har gått glipp av hvis de ikke deltok…
Det er også et flott innhold for dine kontoer på sosiale medier. Bruk opptakene fra showet for å skape spenning om ditt neste show også.
Hvis du planlegger å ta opp videoer, er det en god ide å spørre artistene først. Komikere vil kanskje ikke ha sine vitser lekket hvis de er i ferd med å gi ut en spesial.
Tips: Trenger du hjelp med å finne en fotograf eller videograf? Du kan få noen anbefalinger her.
6. Oppfordre folk til å dele eventet ditt på sosiale medier
Du bør ha klart synlige linker til shows kontoer på sosiale medier. Oppfordre folk til å tagge deg i sine bilder og videoer før og etter showet.
En god måte å gjøre dette på er å inkludere kontoer og hashtags rundt spillestedet. Sett dem på utstillingsplakaten, eventprogrammet og ethvert annet passende sted.
Tips: Les om hvordan du skal oppfordre deling av showet ditt på sosiale medier.
7. Eliminer alle distraksjoner
Før showet begynner, bør du sørge for at det absolutt ikke er noen distraksjoner. Komikere, talere og skuespillere trenger vanligvis fullstendig stilhet for å konsentrere seg om deres handling.
Pass på at barpersonalet ikke snakker under showet og kutt ut summende lyder og blinkende lys.
De eneste lydene du vil høre er reaksjonene fra publikumet til selve forestillingen. Alt annet forringer opplevelsen.
8. Be om tilbakemelding på stedet
Selv om du bør be om tilbakemelding etter showet, er det ingenting som hindrer deg fra å spørre på dagen. Sjekk inn med ditt team og spillesteds personalet for å se om alt kjører jevnt.
Du kan også uformelt spørre noen av gjestene hvis de har det bra. De vil sette pris på at du ber om deres mening — og du vil sette pris på deres tilbakemelding.
Du klarte det!
Showet er den største delen av alle eventorganiseringsinnsatsene dine. Det er viktig å sørge for at alle har det bra, inkludert deg selv.
Bruk muligheten til å bygge et varig relasjon med spillestedet, utøverne og viktigst publikumet.
På den måten får du et solid grunnlag for fremtidige show som vil bli enda større og bedre.
Lykke til…og brekk et bein!