Hvordan man skal håndtere folkemengder på events avhenger i stor grad av størrelsen på folkemengden. Visse folkemengder er avslappede. Andre liker å feste hardt. Så hardt at de ødelegger ting.
Det kan være vanskelig å forberede seg på det ukjente. Allikevel, med de riktige strategiene for publikumshåndtering, kan du redusere risikoen for at eventet ditt blir en dårlig opplevelse.
I denne guiden går vi gjennom…
- Hvilke events som trenger publikumshåndtering
- Hvorfor det er så viktig
- Tips til hvordan du kan håndtere folkemengder på events
- Guider, apper og firmaer som kan hjelpe deg
På tide å legge en solid plan for publikumshåndtering, slik at du er forberedt på hva som helst.
Hvilke events må tenke på publikumshåndtering?
Publikumshåndtering blir vanligvis bare relevant når eventet ditt trekker et stort publikum. Hvis du planlegger en liten sammenkomst med familie og venner, vil ikke publikumshåndtering være et problem.
Men når du begynner å organisere store events, vil det bli mer relevant:
- Musikkonserter og festivaler
- Sportsevents og turneringer
- Internasjonale forretningskonferanser
Hvorfor er publikumshåndtering viktig?
Mennesker oppfører seg annerledes når de er en del av en stor gruppe ansiktsløse individer. Sterke emosjoner som glede, sinne og spenning kan raskt spre seg og bli farlige.
Mangel på publikumshåndtering kan føre til ødeleggelse av eiendom, personskade og generell hooliganisme. Les denne omfattende listen over katastrofer som involverer folkemengder for å se hvor alvorlige ting kan bli.
Tips for effektiv publikumshåndtering på events
Som du kan se, kan folkemengder være farlige med mindre de blir håndtert ordentlig. La oss dykke inn i noen strategier for publikumshåndtering, som vil hjelpe deg med å unngå en katastrofe under ditt event.
1. Kjenn publikumet ditt
Fotballkamper og heavy metal-festivaler vil ha litt mer action enn akademiske konferanser og messer. Vit hvem publikumet ditt er, og hvordan de opptrer i mengder.
2. Planlegg på forhånd
Hvordan du håndterer folkemengdene på eventet ditt, bør være en del av planleggingsprosessen for eventet. Når du har valgt et lokale, kan du begynne å tenke på hvordan folk vil bevege seg rundt.
3. Informer de involverte
Når du har en idé om hvem, når og hvor, kan du begynne å kontakte alle som er involvert i eventet ditt og som trenger å vite hva slags publikum de kan forvente.
Sørg for å kontakte følgende:
- Nødetatene
- Evententreprenører
- Lokale myndigheter
- Nærliggende virksomheter
- Administrasjonen for lokalet
De vil kunne hjelpe deg med å finne ut det praktiske ved publikumshåndtering, ettersom de sannsynligvis vil ha erfaring med lignende events tidligere.
4. Gjør en risikovurdering
Risikovurderinger for helse og sikkerhet på ditt event er en viktig del av planleggingen av strategien du vil bruke for publikumshåndtering. Identifiser potensielle farer og planlegg hvordan du kan holde folk borte fra dem.
5. Ha en beredskapsplan
Ting kan gå galt, uansett hvor nøye du har planlagt eventet. Derfor bør du alltid ha en beredskapsplan, for å være forberedt på det uforberedte.
Du bør ha en plan for noen av følgende scenarioer:
- Plutselige endringer i været
- Brannfarlige gjenstander tar fyr
- En slåsskamp bryter ut mellom de fremmøtte
- Noen blir tatt i å stjele
- Alle får panikk og folk tramper over hverandre
Finn ut den beste måten å håndtere disse situasjonene på, slik at du ikke mister kontrollen dersom de oppstår.
Tips: Les vår guide om hvordan du lager en beredskapsplan for events slik at du kan lage din egen.
6. Bruk mye skilting
Du kan unngå å måtte svare på mange spørsmål på selve dagen, hvis du bruker riktig eventskilting. Sørg for at deltagerne kan orientere seg og vite hvor de ikke skal gå.
Ha store skilt som kan leses selv fra lang avstand for følgende:
- Registreringskøer
- Toaletter
- Røykeområder
- Områder for kun personalet
- Potensielle farer
7. Avgrens de forskjellige områdene
Bruk barrikader, kjegler, tau eller sperringer for å vise hvor folk skal stå i kø for billetter og registrering. Gjør det tydelig hvor hovedeventet er, og sperr av de områdene du ønsker å holde folk unna.
8. Begrens tilgangen til alkohol
Alkohol er en god isbryter, men det kan også ødelegge mange andre ting hvis det konsumeres i store mengder av en spent folkemengde. Avhengig av folkemengden, kan det være lurt å vurdere å sette visse grenser.
9. Sjekk deltagerne
Hvis du tror det er en sjanse for at noen av de fremmøtte prøver å bringe noe ulovlig til eventet ditt, kan du vurdere å la sikkerhetsteamet klappe ned alle når de ankommer.
Tips: Ta en titt på denne detaljerte guiden for sikkerthet under events for tips om sjekking av deltagere og mer.
10. Gjør innsjekkingen strømlinjeformet for å redusere køene
En sikker måte å irritere folk på er å la dem vente. Lange køer kan bringe ut det verste i selv de mest siviliserte deltagerne..
Her er noen måter for å effektivisere innsjekkingsprosessen:
- Sett opp flere innsjekkingspunkter
- Bruk en billett-app som Billetto
- Velg personale som er gode på kundeservice til å håndtere registreringer
- Bruk rotasjonsporter, strekkodelesere eller RFID-brikker
Tips: Vår guide for hvordan du håndterer innsjekking av gjester under events vil hjelpe deg med å redusere stressende, lange køer.
11. Ha nok ansatte
Du kan ikke gjøre alt på egen hånd, så sørg for at du har riktig antall ansatte i forhold til størrelsen på mengden av folk du forventer.
Det bør være plassanvisere som kan vise folk rundt. Hele teamet ditt bør være kjent med lokalets utforming. De bør også ha en praktisk måte å kommunisere med hverandre på, for eksempel walkie-talkies eller gruppechat på alles telefon.
Plasser de ansatte strategisk rundt lokalet, og sørg for at du dekker viktige punkter av interesse:
- Innganger
- Innsjekkingskøer
- Områder der billetter selges
- Sitteplasser
- Kundeservice stasjoner
- Presentasjonsrom
12. Lei sikkerhet
Store events krever vanligvis et sikkerhetsfirma som er opplært til å håndtere store folkemengder, bøllete oppførsel og farlige situasjoner.
Sikkerhetspersonellet du ansetter skal kunne takle følgende:
- Sjekke deltagere for ulovlige gjenstander
- Å bryte opp fysiske konfrontasjoner
- Å kontakte nødetatene
13. Be alle rapportere mistenkelig oppførsel
Sikkerhetspersonalet ditt vil ikke kunne være overalt hele tiden, så du må rekruttere flere øyne. Be teamet, så vel som deltagerne om å rapportere det hvis de ser noe upassende eller mistenkelig.
14. Ha en måte for å varsle alle
Det er lett for stemmen din å bli druknet av et brølende publikum, så du trenger andre former for kommunikasjon i tilfelle du trenger å varsle dem om noe viktig. Vurder å bruke et PA-system for å booste meldingen din, eller varsle deltagere via event-appen din hvis det er mulig.
15. Gå gjennom strategien
Når eventet ditt er over og ferdig, kan du gå gjennom strategien for publikumshåndtering. Snakk med teamet ditt og sikkerhetsfirmaet og spør hva som fungerte bra og hva som kan forbedres.
Bedrifter og verktøy som hjelper deg med å håndtere folkemengder
Det er mange ressurser og trente fagpersoner der ute som hjelper deg med publikumshåndtering og sikkerhet.
Her er noen av de mest populære leverandørene i Storbritannia:
Du kan også finne mange nyttige guider på bransjeforeningens nettsteder:
Avslutningsvis er det en rekke programvare for pumblikumshåndtering:
Husk barn: Sikkerhet først!
Store events kan være mye moro, spesielt når de involverer høy musikk og mye alkohol. Men det er lurt å ha et team av voksne rundt for å sikre at alle holder seg trygge.
Forhåpentligvis vil disse strategiene for publikumshåndtering hjelpe deg med å sikre at alle har en god opplevelse på ditt neste event.
Har du førstehåndserfaring og meninger om hvordan du kan håndtere folkemengder på events? Fortell oss hva du tenker i kommentarene nedenfor!