Penger er en stor faktor når det gjelder å arrangere et event. Du vet det, vi vet det, og selskaper vet det – det er derfor de hopper på muligheten til å sponse events!
I denne artikkelen vil vi dekke…
- De grunnleggende spørsmålene du må stille deg selv før du kontakter en sponsor
- Hvordan du undersøker potensielle sponsorer for events
- Hvordan du kan henvende deg til dem når du har en kortliste
- De grunnleggende elementene og strukturen i et sponsorforslag for events
Klar til å skaffe litt penger? La oss komme i gang!
Definer ditt eventmerke og målene dine
Før du kan skrive opp et sponsorforslag for events (eller eventuelt kontakte potensielle sponsorer i første omgang), må du ha en klar definisjon av deg, ditt event og dine mål.
Ikke bare vil dette hjelpe deg med å begrense kortlisten din over potensielle sponsorer, men det vil også hjelpe dem å forstå hva du kan tilby i retur for deres sponsing.
Nedenfor er noen viktige spørsmål du kan stille deg selv for å hjelpe deg med å definere merkevaren din og målene dine. Dette vil hjelpe deg med å gjøre eventuelle sponsorer trygge på deg når du sender inn forslaget ditt.
1. Eventmerke
Hva slags event arrangerer du? Hva er dine mål, verdier og forretningsfilosofi? Ha en tydelig definisjon av ditt personlige merke som eventarrangør.
2. Målgruppe
Hvem er dine events for? Er de profesjonelle i dress som liker nettverksevents og konferanser? Eller er de kule liksom-rockestjerner som spiller luftgitar på festivaler?
3. Profesjonell bakgrunn
Hva er din profesjonelle bakgrunn? Har du et rykte for å ha holdt vellykkede events i fortiden? Har du jobbet i et felt som har gitt deg overførbare ferdigheter?
4. Enestående salgsargument
Hva skiller deg fra alle andre eventarrangører som ønsker at noen skal investere penger i prosjektet deres? Har du noen enestående salgsargumenter som gjør deg, vel, enestående?
5. Fordeler med partnerskap
Hva får folk vanligvis ut av å samarbeide med deg? Vil de få en økning av salg? Føler de ansatte inspirasjon? Vil det se bra ut for selskaper å bli nevnt side om side med ditt navn?
Hvordan undersøker du mulige sponsorer for dine events?
Når du har en klar definisjon av merkevaren, målgruppen og enestående salgsargumenter, er du i stand til å begynne å undersøke og henvende deg til potensielle sponsorer.
Her er noen måter du kan undersøke eventsponsorer på:
- Finn selskaper som har sponset lignende events. (Det er sannsynlig at de vil sponse lignende events igjen.)
- Lag en liste over konkurrenter til disse selskapene. (De vil ikke ønske å utelates.)
- Spør tidligere deltagere hvilke merker de bruker. (Disse merkene vil ønske å nå ditt publikum.)
- Undersøk målgruppen din for å oppdage hva de liker. (Merkene de bruker vil være gode kandidater å henvende seg til.)
- Bruk Sponsor My Event for å finne selskaper som er klare og villige til å sponse events.
Hvordan henvender du deg til potensielle sponsorer for events?
Du bør nå ha en liste over potensielle sponsorer som du kan henvende deg til. Men vent, hvordan kan du henvende deg til dem uten et sponsorforslag for events?
Ta det rolig.
Det du nå skal gjøre er essensielt det samme som å ringe inn salgssamtaler og sende salgs e-post. Ingen liker det. (Inntil de kjøper, og da vil de elske deg.) Men du er ikke helt der ennå.
Først må du finne ut hvem den rette personen å snakke med er. Den «rette personen» er den som holder pengeboka, og de er notorisk vanskelig å få tak i.
Det vil ta litt tid å gå gjennom ulike artikler på nettet og LinkedIn-profiler, samt telefon og e-post voktere og kolleger før du kommer til den personen.
Heldigvis har vi satt sammen en utmerket guide for hvordan du gjør nettopp det. (Åpne lenken i en annen fane og kom tilbake hit for å finne ut hvordan du skriver forslaget ditt.)
Slik skriver du ditt sponsorforslaget for events
Nå er vi i ferd med å komme til kjernen. Et sponsorforslag, også kalt «pitch deck», er en skriftlig salgspresentasjon. Som sådan er det ingen harde og faste regler for hvordan du skriver det.
Det må bare selge eventet ditt.
Når du har kommet forbi dørvokteren og nådd riktig person i selskapet, vil de enten be deg sende over et forslag eller sette opp et møte med deg.
Hvis du har blitt bedt om å sende over et forslag på forhånd, vil et enkelt Word-dokument eller PDF gjøre susen.
Hvis du har blitt bedt om å møte dem personlig, bør du forberede en PowerPoint.
La oss se på hvordan du skriver et sponsorforslag for events.
1. Beskriv eventet i et nøtteskall
Selve eventet er kjøttet i det deilige måltidet du vil servere potensielle sponsorer når du frir til dem for investering.
Sørg for at denne første delen inneholder alle relevante detaljer som kan interessere sponsorene:
- Navnet på eventet
- Dato og tid
- Forelesere og underholdere
- Catering og leverandører
- Lokalet og beliggenhet
- Hva gjør eventet ditt spesielt (dvs. de enestående salgsargumentene)
Dine potensielle sponsorer kan også være interessert i historien eller bakgrunnen til eventet (om du har holdt et lignende event før).
Til slutt, vil de være interessert i hvorfor du gjør det du gjør. Hva er hensikten med eventet, og hva er ditt oppdrag som en eventarrangør?
2. Presenter målgruppen din
Typen event du organiserer, vil gi en indikasjon på hvem det er rettet mot. Den andre delen av forslaget ditt er hvor du kan utpeke nøyaktig hvem målgruppen din er.
Her er noen av detaljene du bør ta med (jo mer, jo bedre):
- Aldersgruppe
- Kjønn
- Interesser
- Yrke
- Inntektsnivå
- Teknisk kunnskap
Siden det visuelle elementet i sponsorforslaget ditt også vil spille en rolle i hvordan det blir mottatt, bør du vurdere å sette sammen en infografikk for målgruppen din.
Tips: Les vår guide om hvordan du identifiserer målgruppen din, slik at du vet nøyaktig hva du skal inkludere.
3. Demonstrer resultatene dine
Husker du da vi diskuterte din profesjonelle merittliste tidligere? Nå er det på tide å vise frem hva du har oppnådd og resultatene du har produsert tidligere.
Det er vel og bra at du har en utmerket idé for et event. Det er også flott at målgruppen din overlapper med sponsorens. Men hvorfor skal de stole på deg med pengene sine?
Dine profesjonelle resultater viser at du vet hva du gjør. Hvis du vil at folk skal investere i eventet ditt, må du demonstrere et passende nivå av troverdighet.
Tips: Ta en titt på hvordan du oppretter en eventplanlegger CV slik at du kan spikre merittlisten.
4. Skisser prosessen din
Du har forklart konseptet for eventet, hvem det er rettet mot, og hvorfor du er den beste personen til å organisere det. Du har fortalt dem litt om planen din, men nå er det på tide å vise dem.
Skisser nøyaktig hvordan du skal utføre planen trinn for trinn. Det vil gi sponsorene dine mulighet til å se om du faktisk vet hva du snakker om, og om du er realistisk.
Se for deg at du skriver en forretningsplan som du vil bruke for å søke om lån i banken. Det er det samme prinsippet enten om du ber banken om penger eller prøver å få sponsing.
Til slutt, bør tidslinjen også inkludere tiltak for markedsføring. Dette lar sponsorene se hvor mye eksponering til den ettertraktede målgruppen du vil gi dem som en del av avtalen.
Tips: Bruk denne guiden for å planlegge tidslinjer for events som et rammeverk for din egen tidslinje.
5. Foreslå noen sponsorpakker
Når du har laget et overbevisende forslag for ditt event, for målgruppen og merittlisten, er det på tide å vise potensielle sponsorer hvordan de kan sikre seg en del av kaken.
Du bør sette sammen sponsorpakker som vil bidra til å eksponere merkevaren deres og gi dem mer virksomhet.
Pakkene dine kan inneholde ting som (klikk på hvert alternativ for å se et eksempel):
- Nettstedsbannere
- Ansvar og bestemelser for livestreaming
- Drinker og catering
- Swagbags og brosjyrer
- Eventapp funksjoner
Tips: Les vår guide om ideer til eventsponsing for å finne litt inspirasjon til forslaget ditt.
Mal til sponsorforslag for events
Hvis du er overveldet av all informasjonen du trenger å inkludere i sponsorforslaget for eventet ditt, ikke bekymre deg: det er ikke nødvendig å finne opp hjulet på nytt.
Det er en rekke ferdige, — og enda viktigere, gratis — maler til sponsorforslag for events du kan bruke og finpusse til å passe ditt event.
Better Proposals er et flott eksempel på en tiltalende og profesjonell mal du kan bruke. Du kan også ta turen over til template.net og finne over 13 maler til sponsorforslag for events du kan jobbe med.
Klar til å fri til investorene?
Gratulerer, du er godt på vei til å sikre penger til ditt neste event. Husk å tilpasse hvert forslag. Alle liker et personlig preg.
Har du noen erfaring med å sende ut sponsorforslag? Del de med oss i kommentarene nedenfor!