Det er enkelt å planlegge arrangementer når penger ikke er et problem. Men i virkeligheten er budsjettet alltid en viktig faktor i eventplanlegging.
Vi har satt sammen en rask guide for å hjelpe deg å forstå hvordan du får sponsorer for et arrangement. Den vil hjelpe deg med forskning- og kommunikasjonsaspekter ved å sikre finansiering.
I denne vil vi gå gjennom…
- Hvorfor bedrifter sponser hendelser
- Hvordan finne sponsorer for arrangementet ditt
- Hvordan presentere arrangementet ditt til dem
- De ulike typer eventsponsing
Etter å ha lest dette, vil du vite nøyaktig hvordan du får sponsorer for et arrangement.
Hvorfor bedrifter sponser hendelser
Det er viktig å forstå hvorfor bedrifter sponser arrangementer. På den måten vil du vite hvordan du skal selge arrangementet til dem slik at du får dem om bord.
Sponsorer vil typisk sponsere et arrangement av en av følgende grunner:
- Markedsføring og merkevarebevissthet
- Å nå nye publikum
- Ledende generasjon og forretningsutvikling
- Samfunnsansvar
Uansett årsak til sponsing av arrangementet, vil de ha en målbar avkastning på investeringen. Det avhenger av deg å vise dem hvordan de vil dra nytte av å sponsere arrangementet ditt.
Hvordan finne sponsorer for arrangementet ditt
De potensielle sponsorene du vil nærme seg til vil avhenge av arrangementet og publikumet. Det må være en god match mellom alle tre for at det skal fungere.
Viktigst av alt, må du tilby sponsorene noe unikt. Nedenfor er noen av trinnene du bør ta for å sikre en eventsponsor.
1. Undersøk potensielle eventsponsorer
Det vil gjøre alle etterfølgende trinnene lettere hvis du undersøker potensielle sponsorer grundig. Start med selskaper i din nisje, og se om de allerede sponser arrangementer.
Du kan også reversere det. Undersøk arrangementer som ligner ditt og se hvilke firmaer som sponset dem. De kommer sannsynligvis til å sponse fremtidige arrangementer av samme type.
Tips: SponsorMyEvent er en god kilde for å finne potensielle sponsorer.
2. Lag et forslag om eventsponsing
Når du har valgt de potensielle sponsorene, er det på tide å lage et solid forslag. Forslaget om eventsponsing bør tilpasses hvert enkelt selskap.
Ditt forslag bør inneholde følgende:
- Hvem du er og hvorfor du er troverdig
- Hva arrangementet handler om
- Hva slags publikum det vil tiltrekke seg
- Prominente talere og sponsorer
- Hvilken nytte vil selskapet dra ut av sponsing
- Nøkkeltall (antall deltakere, sosial mediastatistikk, o.l.)
Ditt forslag bør ikke være det første du kaster på potensielle sponsorer. Det er lurt å varme dem opp litt først.
Tips:Bruk denne gratis mal for forslag om sponsing fra PandaDoc for å komme i gang.
3. Finn ut hvem du skal snakke med
Når du har lagt et solid forslag, er det på tide å nærme seg en potensiell sponsor.
Det er vanlig med å sende en e-post … men bedrifter er oversvømt med e-poster. Så hvordan sørger du for at e-posten din ikke blir tapt i massen?
Først av alt, unngå “info@” e-postadresser som pesten. Det er stedet der alle salgsepostene går til å dø.
For det andre, ring aldri selskapet for å be om markedsavdelingen. Du vil bli merket som en nybegynner-telefonselger og rettet til “info@” e-postadresse.
I stedet, søk LinkedIn og se om du kan finne ut hvem som handler med eventsponsing. Det vil typisk være noen fra markedsavdelingen.
Skriv ned noen lovende navn og kom deg på telefonen.
Be om å få snakke med et av navnene på listen, og be om deres e-postadresse hvis de ikke er til stede. Ikke kast bort tid med å forlate en talepost, fordi det sjelden fungerer.
De fleste bedrifter unngår å ha personlige e-postadresser på deres nettsted for å unngå spam. Markedsføringsfolk vil imidlertid ofte bli intervjuet av elektroniske nettbutikker og ha sine e-poster listet på deres nettsteder.
Alternativt kan du prøve å gjette riktig e-postadresse. Noen ganger er det like enkelt som fornavn.etternavn@selskap.com. Andre ganger vil det være deres initialer.
4. Skriv en åpnings e-post
På dette punktet kan du fortsatt ikke være 100% sikker på hvem den rette personen er. Derfor skal du skrive en enkel åpnings e-post:
«Hei [navnet på personen du sender e-posten til], håper du har det bra. Jeg leter etter personen som handler med eventsponsing, og håper du kunne styre meg i riktig retning? Med vennlig hilsen, du.»
Send dette til alle menneskene på listen din. Det finnes sjanse at en av dem vil fortelle deg hvem du skal sende e-post til.
Tips #1:Husk å bytte ut «[navnet på personen du sender e-post til]» i din e-post med navnet på selve personen.
Tips #2:Pass på at du forstår GDPR-overholdelsesregler før du sender uventede e-poster.
5. Skriv den faktiske e-posten
Nå som du vet hvem du skal nærme deg, er du allerede langt over andre selgere.
Du må fortsatt skrive et overbevisende emnefelt. Men sjansen for at e-posten din blir åpnet er betydelig høyere.
Du har deres fornavn, så åpne presentasjonen med det. Ikke vær redd for å nevne navnet på kollegaen som henviste deg til dem.
Hold det kort og konsis. Det viser at du respekterer deres tid.
Spesifiser hvorfor du kontakter dem, og hva de får ut av å engasjere seg med deg. Deretter legger du til forslaget om eventsponsing.
6. Følge opp
Det er sannsynlig at du ikke får svar umiddelbart. Det er greit, personen er sannsynligvis opptatt. Gi det en uke og følg deretter opp.
Hvordan du følger opp er et spørsmål om smak. En annen e-post vil fungere, men ofte kan et raskt anrop være mer effektivt.
Du trenger ikke ta mer enn et minutt av deres tid. Bare si:
“Hei, hoper du har det bra. Jeg sendte en e-post i forrige uke og lurte på om du hadde tid til å lese den. Takk, ha det.”
Det er det. Ikke vær plagsomt.
Hvis de ikke svarer innen en rimelig tidsramme, gå videre til neste potensielle sponsor. Skyll og gjenta.
Ulike typer eventsponsing
Eventsponsing er ikke alltid bare et engangsbeløp. Et selskap kan sponsere arrangementet ditt på andre forskjellige måter.
1. Finansiell sponsing
Finansiell sponsing er den vanligste typen eventsponsing. Selskapet vil typisk få en logoplassering på arrangementets nettsted og på selve arrangementet.
2. Produkt- eller tjenestesponsing
I stedet for å gi deg penger, kan et selskap tilby å levere produkter eller tjenester. Disse kan inkludere drikkevarer, mat eller til og med selve sted til arrangementet.
3. Mediesponsing
Medieannonsering kan være dyrt, og derfor er mediesponsing verdifull. Selskapet kan tilby å betale for det i bytte for å bli nevnt i forbindelse med arrangementet.
4. Påvirkersponsing
Påvirkersponsing er lik mediesponsing. I dette tilfellet er sponsoren imidlertid mediet snarere enn noen som betaler for det. Påvirkere inkluderer bloggere, kjendiser eller andre personer på sosiale medier.
Det er opp til deg…
Det er mye mer med eventsponsing, men nå forstår du det grunnleggende. Gjør riktig undersøkelse, lag et verdiforslag, og presenter det til den rette person.
Merk at det ikke vil fungere hver gang. Det er et spørsmål om tall. Det er mange faktorer som påvirker om et selskap kan eller vil sponsere arrangementet ditt.
Men om du følger disse trinnene, har du allerede økt sjansene for å sikre sponsorer betydelig.
God jakt!