Du har gjort det meste av planleggingen for ditt kommende event, og har innsett at det er veldig enkelt å bruke penger.
Så, hva gjør du?
Du forhandler om prisen. Det neste spørsmålet vil naturligvis være hvordan du gjør det. Vel, kjære leser, det er det vi er her for.
Les videre for å lære 16 nyttige tips for hvordan du kan forhandle med eventlokaler og leverandører, slik at du får mest mulig ut av eventbudsjettet.
1. Bestem budsjettet
Det første steget er å fastslå eventbudsjettet ditt, slik at du vet hva du har å jobbe med. En del av det vil innebære å gjøre noen innledende undersøkelser, slik at du vet hvor mye du skal sette av til lokalet og leverandører.
2. Ikke vis kortene dine
Selv om du vet hvor mye penger du kan bruke, betyr det ikke at du bør fortelle dette til lokaler og leverandører du forhandler med.
En bedre tilnærming er å fortelle dem at du fremdeles regner ut budsjettet. De vil gi deg et anslag basert på standardpriser, og du kan forhandle dem ned derfra.
3. Vurder nye virksomheter
Nye lokaler og leverandører vil være mer sultne på «business» enn de mer etablerte. Det betyr også at de vil være mer villige til å forhandle om prisen med deg.
Alternativt kan du også se på bedrifter med middels eller dårlige anmeldelser på nettet. De vil være like sultne på nye kunder som kan hjelpe dem med å gjenopprette ryktet deres.
Vær oppmerksom på at både nye og dårlig evaluerte virksomheter innebærer den ekstra risikoen at du ikke vil motta topp service.
Tips: Vurder å spørre en ekspert på lokaler om nye loakler som kanskje vil ha deg som kunde.
4. Samle flere prisanslag
Du bør aldri nøye deg med det første og beste lokalet, eller leverandøren, du kommer over. Det er et bredt spekter av virksomheter å velge mellom – og derfor et bredt spekter av kostnader.
Når du har samlet flere tilbud, kan du begynne å sette opp virksomhetene mot hverandre. Det er en flott forhandlings-taktikk, fordi de ikke vil tape til konkurrenten.
5. Vær obs på salgstaktikker
Det er bra å sette eventlokaler og leverandører opp mot hverandre, men dette spillet kan gå to veier. Vær forberedt på at selgere vil prøve å spille det samme trikset på deg.
Du kan bli fortalt at andre parter er interessert i å bestille lokalet eller ansette leverandøren for samme dato som deg – på den måten trenger de ikke å senke prisene.
6. Vær realistisk når det gjelder oppmøte
En av dine fordeler under forhandlingene er antall personer du kan bringe med deg inn i lokalet. Hvis du overvurderer deltagelsen på eventet, mister du fordelen din.
En realistisk antall derimot, vil sette deg i en mye sterkere posisjon til å forhandle priser og avgifter for både lokaler og leverandører. Hvis du kan garantere gjester, kan du senke prisen.
Tips: Ta en titt på ulike tips for å forutsi deltagelse på events.
7. Timing er alt
Det beste tidspunktet for å forhandle pris på er i lavsesongene og hverdager. Eventlokaler og leverandører har ingen grunn til å gi deg rabatt i perioder de er høyt etterspurt.
Enda et godt tidspunkt å forhandle på er på slutten av måneden eller kvartalet. Dette er bedrifter, så de vil ha månedlige og kvartalsvise mål å oppfylle og vil være mer fleksible på pris.
Alternativt kan du informere lokalet og leverandørene om at du er fleksibel når det kommer til dato. På den måten kan du velge et tidspunkt der de er mindre opptatt og dermed få en redusert pris på tjenestene deres.
8. Vær spesifikk
En vanlig nybegynner-feil du bør unngå, er å være vag om hva du vil. Vær alltid spesifikk med hensyn til hva du ønsker skal skje under forhandlingene.
Ikke be om «en rabatt.» Be om 10% rabatt. Ikke be om en bedre pakke. Be om at spesifikke elementer blir lagt til eller fjernet fra pakken du har fått prisanslag for.
9. Utnytt deg av samlokaliserte events
Det er ikke uvanlig at lokaler er vertskap for flere events på samme dag eller i løpet av en relativt kort tidsperiode. Undersøk hvilke andre events som finner sted på det lokalet du vurderer.
For eksempel, hvis du velger den samme menyen som et annet event i same lokalet, kan det hende du kan forhandle ned prisen, siden cateringfirmaet vil ha mindre arbeid å gjøre.
10. Ta med ditt eget personale
Mange lokaler har en liste over foretrukne leverandører de ønsker at du skal ansette når du bestiller plassen deres. Disse leverandørene har en avtale med lokalet, og prisene vil ofte være høyere.
Spør lokalet om du enten kan ta med ditt eget personale eller ansette en tredjepartsleverandør. Hvis de ikke godtar det, samler du anslag fra eksterne leverandører for å forhandle ned prisen for lokalets foretrukne leverandør.
11. Be om ekstra
Det er ikke alltid mulig å prute om prisen på et lokale eller en tjeneste. Noen ganger er det bedre å be om at tilleggene blir lagt til pakken du diskuterer med dem.
Mange bedrifter vil ha en grunnpris de trenger for å dekke utgiftene og samtidig tjene penger. De vil ofte kunne kaste inn tilleggstjenester til liten eller ingen ekstra kostnad for seg selv.
12. Diskuter avbestillingsklausulen
Det er verdt å diskutere avbestillingsklausulen i kontrakten din med lokalet eller leverandøren. Du mister ofte depositumet ditt hvis du av en eller annen grunn må avlyse eventet.
Du bør be om en avbestillingsklausul med glidende skala. Noe som betyr at du får mer tilbake av depositumet ditt desto tidligere du avbestiller bookingen.
Tips: Sjekk ut denne veiledningen om avbestillingsklausuler for en mer detaljert innføring.
13. Foreslå videre samarbeid for fremtiden
Hvis du organiserer flere events eller planlegger å holde et oppfølgings-event, ikke glem å fremheve dette under forhandlingene. Utsiktene til gjentatt virksomhet er et flott verktøy for å forhandle prisen på det første eventet.
14. Tilby noe i gjengjeld
Penger er ikke alt, og det gjelder også for forhandlinger. Vurder om du har noe annet du kan tilby eventlokalet eller leverandørene i retur for at de ga deg en god avtale.
Kanskje du har et stort antall følgere på sosiale medier som du kan bruke til å markedsføre dem. Eller kanskje eventet ditt har kjendiser eller influensere på gjestelisten, noe som vil se bra ut på deres merittliste.
15. Vær villig til å forlate forhandlingene
Ikke vær redd for å å forlate forhandlingene. Ikke alle lokaler og leverandører vil være like fleksible eller villige til å forhandle med deg. Noen av dem kan rett og slett være urimelige.
Vit når du har prøvd alle forhandlingstaktikkene og brukt opp alternativene dine. Ikke kast bort tiden din med å sparke en død hest. Det er mange lokaler og leverandører å velge mellom.
16. Følg opp etter eventet
Du vil vanligvis betale et depositum på forhånd, for deretter å betale den endelige regningen etter eventet. Det er viktig at du sjekker de endelige leveransene opp mot det dere ble enige om.
Be om rabatt på den endelige prisen hvis du ikke er fornøyd. Ingen bedrifter vil ha de negative anmeldelsene som kommer med en dårlig opplevelse, og vil være motiverte for å unngå det.
Bruk disse tipsene for hva de er verdt
Det er ikke alltid like lett å forhandle om prisen på lokaler og tjenester. Men med litt innsats er det definitivt mulig å få en bedre avtale.
La oss få vite om disse tipsene for hvordan du kan forhandle med eventlokaler og leverandører har fungert for deg. Og føl deg fri til å bidra med egne tips i kommentarfeltet nedenfor.