Billetto Blog

Go out more.

eventplanlegging

by on Legg igjen en kommentar

Helse og sikkerhet for events: Det du trenger å vite

Vi vil starte dette innlegget med å si at det inneholder mange opplysninger og nettsteder som er spesifikke for Storbritannia, men den generelle kunnskapen vil være nyttig for en hver eventarrangør! Helse og sikkerhet for events kan ofte være den ene delen av planleggingsprosessen som arrangørene glemmer.

I dette innlegget skal vi se nærmere på hva du trenger å vite om effektiv ivaretagelse av helse og sikkerhet under events.

Viktige ting å vurdere for helse og sikkerhet på events

Når du planlegger og organiserer eventet, bør helse og sikkerhet være din første prioritet. Du vil måtte tenke over følgende ting:

Hvem er du ansvarlig for på eventet ditt?

Personene du er ansvarlig for er ikke begrenset til bare gjestene dine. Du må også vurdere de som jobber for deg: fast ansatte, entreprenører eller frivillige.

Hvor stor er risikoen?

Hvis det er økt risiko for skader eller ulykker på eventet ditt, må du planlegge ekstra tiltak for å minimere den.

Skulle noe gå galt mens du er ansvarlig, må du ha skikkelige prosedyrer på plass for å håndtere det som det oppstår. Hvis du ikke gjør det, og du finner deg selv i å bryte helse- og sikkerhetsforskrifter, kan du oppleve å måtte betale store bøter på opptil 220 000 kr (£ 20.000).

I verste fall kan du også bli tiltalt for kriminelle handlinger. Planlegging og forberedelse er helt avgjørende for at du har de rette helse- og sikkerhetsprosedyrene på plass.

Vær forberedt

Som eventarrangør er du ansvarlig for å utarbeide en risikovurdering, en beredskapsplan og en sikkerhetsplan for eventet.

1. Risikovurdering

Uansett hvilken type event du skal holde, må du utføre en risikovurdering i de tidligste planleggingsstadiene.

Denne risikovurderingen vil fremheve eventuelle farer som kan påvirke eventet.

Helse og sikkerhet for events krever en risikovurdering
Fyll ut er skjema for risikovurdering for å effektivt opprettholde helse og sikkerhet på ditt event.

En risikovurdering bør inkludere ting som:

  • Vil lyden være på et akseptabelt nivå?
  • Er det fare for at elektriske ledninger blir skadet?
  • Hva er risikoen for brann?
  • Kan strobelyset jeg vil bruke utløse anfall?
  • Er mine midlertidige strukturer sikre nok til å holde vekten av gjestene?
  • Er det et passende antall toaletter i forhold til antall gjester?
  • Har jeg tilgang til rent vann?
  • Vil avfallog bli håndtert riktig?

Å være forberedt på enhver situasjon, vil bidra til at gjestene dine er trygge og at alle vet hva de skal gjøre hvis ting går galt.

Last ned denne malen og lag en kopi for hvert event du skal organisere. Ta deg tid til å fylle den inn og gå over den med eventteamet ditt.

Det er også verdt å se på denne brannsikkerhets risikovurderingen.

Tips: Ta en titt på denne grundige guiden for hvordan du utfører en risikovurdering, den inkluderer praktiske eksempler for å fylle ut malen.

2. Beredskapsplan

Ingen eventarrangør ønsker å måtte bruke sin beredskapsplan, men det er viktig å ha en i tilfelle ting går galt.

En nødsituasjon kan være alt fra en brann til en flom til en bombetrussel. Hvordan vil du takle denne typen ting? Hvordan får du tilgang til støtte fra politi, brannvesen og ambulanser dersom du trenger dem?

Alle ansatte må kjenne til og være oppmerksomme på beredskapsplanen. På den måten kan de bistå med å implementere den dersom det oppstår problemer.

Du bør utarbeide beredskapsplanen din etter å ha utført risikovurderingen først. Da vil du vite mer om de potensielle problemene som kan oppstå, og hva du kan gjøre for å forberede deg på dem.

Tips: Her er en guide om å planlegge for krisesituasjoner på events.

3. Sikkerhetsplan for eventet

En sikkerhetsplan for eventet er enda et dokument du må fullføre, og det vil vanligvis inkludere risikovurderingen og beredskapsplanen. Det viser at du har tenkt på alle viktige helse- og sikkerhetsaspekter knyttet til eventet ditt.

Avhengig av type event, vil lokalet og lokale myndigheter ønske å se denne sikkerhetsplanen mens du er i planleggingsstadiene av eventet. De vil ønske å vite at du er forberedt på enhver situasjon som kan oppstå.

Du vil også trenge dette dokumentet dersom noe skjer under eventet, og du befinner deg i en rettstvist.

Din sikkerhetsplan bør inneholde:

  • Detaljer om eventet ditt: hvor, når, hva, detaljerte tidspunkter, planer for lokalet, og så videre.
  • Hvem er ansvarlig og andre viktige kontakter?
  • Lisenser og tillatelser du har skaffet
  • Risikovurdering
  • Beredskapsplan
  • Hvordan eventets ansatte vil kommunisere med hverandre
  • Kontroll og tilførsel av elektrisitet
  • Detaljer om toaletter, drikkevann og avfallshåndtering
  • Fasiliteter og tilgang for funksjonshemmede
  • Støynivåer og kontroll
  • Hvordan du planlegger å styre trafikk og folkemengder
  • Førstehjelp og sikkerhetsdetaljer
  • Informasjon om midlertidige strukturer, utstyr og attraksjoner
  • Mat og drikke tjenester: hvem er de, hva gjør de, og hvilke lisenser har de?
  • Hvor mange ansatte i alt, og hva er deres oppgaver/plikter?

Tips: Ikke sikker på hvor du skal begynne? «Hvordan skrive en effektiv sikkerhetsplan» vil hjelpe deg med å komme i gang.

Helse- og sikkerhetsregler for events

Health and Safety Executive (HSE) i Storbritannia er den beste ressursen du kan finne for å ha et trygt event.

Informasjon om helse og sikkerhet for events på HSEs nettside
Finn ut mer om helse og sikkerhet for events på nettsiden til HSE

HMS-nettsiden har all den informasjon du trenger om detaljer som:

For hver av disse punktene vil du:

  • Lære om dine ansvarsområder som arrangør.
  • Finne ut de viktigste tingene du bør vite.
  • Få lenker til flere ressurser som du kanskje trenger.

Enten du holder et event for første eller tiende gang, er det en god idé å se nøye på HMS-nettsiden.

Tips: Selv om den er siktet mot musikk events tilbyr den abonnementsbaserte «The Purple Guide» mye relevant informasjon om helse og sikkerhet for events, inkludert case-studier og praktiske eksempler.

Er alle helse- og sikkerhetsaspekter relevante for meg?

Alle eventarrangører må vurdere helse og sikkerhet for sine events. Imidlertid vil enkelte aspekter være forskjellige, avhengig av typen event du holder..

For eksempel vil en liten kunstutstilling på et lokalt galleri se veldig annerledes ut enn en arena med fem tusen gjester. Du trenger ikke å bekymre deg for midlertidige strukturer, leie nok toaletter eller avfallshåndtering. Du vil bare lage en helse- og sikkerhetsplan som passer til detaljene for ditt event.

På samme måte vil events som involverer alkohol eller utendørsaktiviteter være mer utsatt for helse- og sikkerhetsproblemer.

Tips: En god start er å søke etter «helse og sikkerhet for [din type event]» for å se om det allerede finnes informasjon om emnet.

Hvor kan du få hjelp?

Alt dette kan virke ganske skremmende, spesielt hvis det er første gang du vurderer helse og sikkerhet for events. Men, Ikke vær redd: det er mange ressurser som vil hjelpe og veilede deg underveis.

HSE’s «Getting started» artikkel er ekstremt nyttig for første gangs eventplanleggere. Du har også følgende alternativer.

Hjelp fra lokaler

Mange lokaler/arenaer vil allerede ha informasjon på sine nettsider rettet direkte mot eventarrangører. Denne informasjonen er tilgjengelig for å sikre at alt er dekket for eventet ditt, inkludert helse- og sikkerhetstiltak.

Hvis du ikke finner noe på deres nettside, spør om de har eksisterende informasjon eller sjekklister som kan hjelpe. Tross alt er det i deres beste interesse å sikre at eventet går så smidig som mulig. De kan til og med ha tidligere erfaring med din type event.

Hjelp fra lokale råd

Regionalrådssider som PeakDistrict.org.uk, Kingston.gov.uk og Yorkshiredales.org.uk tilbyr detaljert informasjon og sjekklister relatert til helse og sikkerhet for events. Det er verdt å sjekke nettstedene til dine lokale råd eller få kontakt med deres representanter for å se hvilke opplysninger de kan gi.

Sjekkliste for helse og sikkerhet for events
Sjekkliste for events fra Peak Districts nettsted.

Hjelp fra konsulenter som spesialiserer seg på helse og sikkerhet for events

Du kan også finne selskaper som spesialiserer seg på å hjelpe eventarrangører med helse- og sikkerhetsaspekter. Her er noen av de:

  • Event Safety Plan gir sikkerhetsstøtte til eventplanleggere. Selskapet tilbyr kurs, konsulenttjenester og elektroniske verktøy for å veilede deg i å møte helse- og sikkerhetskrav.
  • Stagesafe er helse- og sikkerhetsrådgivning for primært musikk events og liveproduksjoner. De kan bistå med all helse- og sikkerhetsdokumentasjon, samt inspeksjoner, beredskapsplaner og ulykkesundersøkelser.
  • The Event Safety Advisors har jobbet med mange kjente merker for å skape skreddersydde hendelser. Du kan sjekke ut noen interessante case-studier på deres hjemmeside.

Det er mange lignende konsulentfirmaer, så du bør kunne finne noen som er nær deg.

Spesielle hensyn for store events

Hvis du holder et storstilt event og er opptatt av crowd management, sjekk ut Crowd Safety for råd og hjelp til planlegging.

På grunn av den uheldige risikoen for terrorisme ved store events, bør du også vurdere regjeringens «Crowded places guidance».

Tips: Denne sjekklisten for helse og sikkerhet fra Northumbria University er et godt eksempel på spesifikke detaljer du bør vurdere.

Ikke slurv med helse- og sikkerhetsplanen din

Selv om helse og sikkerhet for events kan virke som en kjedelig oppgave i begynnelsen, er det utrolig viktig å ha de riktige planene på plass.

Konsekvensene av dårlige helse- og sikkerhetsprosedyrer kan være katastrofale for deg som arrangør. Det er ditt ansvar å forsikre deg om at du følger relevante retningslinjer og har en beredskapsplan på plass.

Ved å gjennomføre en risikovurdering og opprette en sikkerhetsplan for hendelsen, ivaretar du sikkerheten til både dine ansatte og gjester. I tillegg vil du være forberedt dersom noe skulle skje under eventet ditt.

by on Legg igjen en kommentar

Slik planlegger du et velvære event: en utførbar guide for god og sunn moro

Helse og velvære events har vært trendy en stund, men hva er de?

I utgangspunktet er velvære events morsomme måter å vektlegge trivsel på. De er som store helsemesser. Men de tilbyr mer moro enn å henge rundt på et sykehus.

Vel, de som er gode hvertfal.

Det som er viktig, er at velvære events spesialiserer seg på å bryte ned vanskelige helsekonsepter ved hjelp av morsomme aktiviteter og interaktiv undervisning.

Men hvordan i huleste skal du planlegge noe så generelt som et velvære event?

Vi har både tips og veiledning du kan ha nytte av for å komme videre med ditt velværekonsept. Dra frem yoga matta, forestill dg lyden av havet, og la oss få blåkopien klar.

Spennt kvinne på et velvære event
Er du like begeistret for velvære events? Det er vi!

Hvem besøker velvære events?

Hvem er målgruppen din? Kanskje du setter opp et event for et lokalt universitets campus. Eller kanksje et selskap har ansatt deg for å planlegge et velvære event for deres ansatte. Noen ganger vil yoga instruktører eller Zumba-ledere bare ønske å tiltrekke seg folk til deres vanlige økter.

Uansett publikum, må du ha en sterk forståelse for den gruppen. Deretter kan du begynne å se på mål for ditt velvære event.

Tips: Vi liker denne guiden for å søke ut og nå din målgruppe.

Sett mål for eventet

Før du blir for spent, mener vi ikke #squadgoals.

Du kan ha mer enn ett fokuspunkt for eventet ditt. Vurder noen av disse populære alternativene blant velvære events:

  • Fitness
  • Meditasjon og velværeøvelser
  • Kvinners velvære
  • Stressmestring
  • Livscoaching
  • Medisinsk omsorg og helseundersøkelser
  • Droppe dårlige vaner (for eksempel røykeslutt)
  • Førstehjelp

Tips: Se om du kan skreddersy ditt velvære event for å støtte dine deltageres personlige mål.

Budsjettering for velvære events

Vanligvis er budsjettering den minst spennende delen av planleggingen. Men, ikke hopp over den! Budsjettet ditt gir deg en veldig klar idé om realistiske alternativer og begrensninger.

Tips: Snik en titt på denne guiden for event budsjettering.

Lokaler for velvære events

Når du har funnet vinkelen din, kan du begynne å planlegge lokalet. Hvor skal det hele finne sted? Her er noen potensielle lokaler best egnet for et velvære event:

Resorts

Sannsynligvis det beste valget. Resorts er avslappende, innbydende og morsomme. Det er ikke et velvære event hvis deltagerne er anspente og gretne! Ikke for dem, hvertfall.

Hoteller

Virkelig fine hoteller kan sammenlignes med resorts. (Glem nedkjørte moteller.) Selv om du kanksje ikke arrangerer eventet på ett hotell, trenger du kanskje losji. Hvis det er et stort event, kan det lett tiltrekke seg mer enn bare lokalbefolkningen.

Konferansesentre

Et åpenbart valg siden disse er spesielt utviklet for å arrangere events, velvære eller andre temaer.

Treningssentre

Åpenbart gjelder dette for fysiske fitness events. Det største salgspunktet her er at de allerede har mye utstyr å bruke.

velvære event på et treningssenter
Treningssentre som dette kan være lokale for velvære events.

Campingplasser

Åpen plass, natur og mange potensielle deltakere allerede på stedet. Hva er ikke å like?

Tips: Sjekk ut denne listen over lokaler som er ideelle for velvære events. Trenger du hjelp til å finne ditt perfekte sted? Ta en titt på dennekonsise guiden.

Det er en dato!

Når du har funnet ditt perfekte lokale, er det på tide å velge en dato. Hvis det er kommende events i byen din som fokuserer på fysisk aktivitet eller helse (bloddonasjoner, åpne sportsturneringer, maraton osv.), kan dette være den beste tiden å planlegge eventet ditt. Kapitaliser på allmenn interesse!

Utenom å velge datoen, sørg for at du sjekker og reserverer lokale du ønsker å bruke. Lokaler og losji reservasjoner bør aldri skje i siste øyeblikk.

Tips: Gjør det enkelt å velge en dato med denne listen over ideer for å velge riktig tidspunkt.

Skisser aktivitetene dine

Hva skal folk gjøre på velvære eventet? For svaret på dette, vil du se på deltagerne dine. Gi dem alternativene de vil bli trukket til. Vurder noen av disse som boder eller aktiviteter for ditt velvære event:

  • Helseundersøkelser
  • Yoga klasser
  • Sunne måltider
  • Velvære seminarer
  • Øvelser i teambygging og spill-økter

Fast eller åpen?

Når du planlegger aktiviteter, husk at folk har ulike interesser. Noen kan være helt klare for et seminar. Andre ønsker å komme seg inn og tråkke rundt i treningsstudioet. Ikke gjør alle aktivitetene faste eller «obligatoriske».

Tips: Vi liker denne guiden for å inkludere aktiviteter i et velvære event. Den er rettet mot selskaper, men alle events kan trekke inspirasjon fra den.

Du er alltid velkommen til å meditere på velvære events
Enkel meditasjon er en flott måte å avslutte en dag på et velvære event.

Bli utstyrt

Utstyr er ofte en viktig del av disse hendelsene. Avhengig av eventet kan bhovet for utstyr variere ganske mye. Ikke planlegg et velvære event uten å se over noen av disse alternativene:

Treningsutstyr

Hvis du holder velvære eventet ditt på et treningssenter, vil det allerede være mye utstyr tilgjengelig. Ellers bør du vurdere om gjestene skal ta med seg eget utstyr. I tilfelle av yoga, TMEY: «Ta med egen yogamatte.» Vi har nettopp funnet det opp. (Patentsøknad levert.)

Buffet bord og rekvisita

Velvære eventer inkluderer ofte sunn mat. Det betyr salatbarer, tallerkener, sølvtøy og så videre.

Morsomme ting

Velvære events inkluderer ofte kule aktiviteter som oppmuntrer til litt anstrengelse. Klatrevegger, hinderløyper og lignende. Noen av disse kan være:

  • Vannutstyr: Hvis du går for svømmevinkelen, kan du inkludere bassengutstyr. Dykke leker og redningsvester for eksempel. (For de som trenger dem.) Eller til og med kajakker eller kanoer for konkurranser, hvem kommer til andre siden av innsjøen først?
  • Sportsutstyr: Ting som basketballer, fotballer og så videre. Vi er selv store fans av kanonball. Kom igjen! Det var den beste delen av enhver gymtime når man vokste opp.
  • Dumme sportsspill som gigantisk rosa volleyball kan fjerne brodden. Du vet, hvis du vil holde det vennlig. Eller hva med oppblåsbare bobler? Boblefotball. Hvis ingenting annet, finnes det alltid sumo dresser.

Billetter

Selger du billetter på forhånd? Flott. Dette gjør at du kan planlegge og budsjettere til det fulleste: du vil vite mer om hvor mange og hvem som kommer.

Det er ingen mangel på nettsteder som lar deg selge billetter. Bare vær sikker på at plattformen du velger, støtter velvære events.

Tips: Denne guiden har noen gode tips for billett «timing»(når bør du gjøre billettene tilgjengelige?).

Logistikk

Vi har et par tips for å håndtere logistikk når du gjør deg klar til velvære eventet ditt. Sørg for å dekke det mest grunnleggende.

  • Pass på at lokalet ditt kan håndtere alt du har planlagt. Ingen ønsker å gjøre yoga i et oppbevaringsskap.
  • Undersøk visse boder eller aktiviteter. Dersom noen er mer populære, sørg for å gi disse god plass. Dette bidrar til å unngå tilstoppede områder.
  • På samme måte bør du balansere aktivitetenes timing. La oss si at boblefotball skjer samtidig med helseundersøkelser. I så fall vil selv desom skal utføre undersøkelsene finne seg inne i en plastboble.
  • Det kan være noen ting å gjøre på nettet under eventet. For eksempel, registrerer deg på et velvære nettsted (for små premier). Hvis det er tilfelle, kontroller at det er Wi-Fi-tilgang.

Ha det godt

Dette bør bidra til å få velvære eventet ditt opp og i form. Eventuelle ekstra forslag til planlegging av velvære events? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor!

by on Legg igjen en kommentar

Din eventberedskapsplan: Sikkerhet først, fest senere

Betydningen av beredskapsplanlegging for event kan ikke undervurderes. Du kjenner den gamle historien om mauren og gresshoppen. Hva skjer når katastrofen rammer og du ikke er klar? Vel, det skjer en katastrofe.

Det er mer arbeid foran deg, men stol på oss: Du vil dekke basene dine med en solid beredskapsplan. Eventorganisatorer er ved roret når uhell oppstår. Du vil ikke være i kapteinens sete uten noe anelse.

Ved å følge vår guide nedenfor kan du begynne å bygge din plan nå. Bruk disse tipsene som et løst eksempel på eventberedskapsplan, og gren ut derfra.

Med den rette forberedelsen kan en total eventkatastrofe bli et håndterbart tilbakeslag.

Gjør deg klar. Bli den mauren.

Hvordan planlegge

Første trinn til en god eventberedskapsplan? Identifiser trusler. Finn ut hvor du er sårbar og bygg dine forsvar.

Førstehjelp

Helse og sikkerhet er blant de mest viktigste bekymringene for eventorganisatorer. Ikke bli tatt på fersken uten en plan for medisinske nødsituasjoner. Prøv å få noen ansatte fra teamet ditt opplært i grunnleggende førstehjelp.

Hvis budsjettet tillater det, kan du til og med ansette et selskap med kunnskap om akuttmedisinsk respons. Det er også lurt å ha AED (automatiske eksterne defibrillatorer) ved hånden. Pass på at nok mennesker i teamet ditt vet hvordan å bruke dem hvis behovet oppstår.

Tips: Du er en eventorganisator, ikke en lege! Likevel, du og ditt team burde vite det grunnleggende om førstehjelp for sikkerhets skyld.

En god eventberedskapsplan betyr å ta opp et førstehjelpsutstyr som dette og bli kjent med det.
Jeg er bare en doktor i litteratur, men jeg kan førstehjelp.

Katastrofer

Vær klar til en rekke store nødsituasjoner. For eksempel, hvis det var brann, hva ville dine deltakere gjøre? Kunne du instruere dem når det oppstår en fare? Her er noen spørsmål å dekke mens du forbereder deg:

  • Er dine trapperom ventilerte?
  • Er det nødkarter hengt rundt lokalet? Er teamet ditt oppmerksom på lokaloppsettet?
  • Snakker noen av dine ansatte flere språk? (Kommunikasjon er avgjørende i nødstilfeller.)
  • Har du plan for et terrorangrep? Hva skjer når det er en bombetrussel?
  • Er det en nødstrømkilde i tilfelle alvorlige værproblemer?
  • Har ditt lokal automatiske branndører?
  • Hvor lenge vil det ta for myndighetene å reagere? (Brannmenn, politi, og så videre.)
  • Hvordan holder du hovedoppkjøringer og innganger ublokkert?

Tips: Opprett en god beredskapsplan ved å finne ut om et lokal er trygt for ditt neste event.

Tekniske problemer

Moderne event bruker mye teknikk. Hva ville du gjøre hvis billettlesingssystemet ditt slått av? Eller hva om lydanlegget ikke fungerer, og ingen kan høre din gjestetaler?

AV-feilsøkere er nøkkelmedlemmer av eventet ditt. Det er deres ansvar å sjekke teknologien før og under eventet.

Hvis du har noen nøkkelfiler — som videoer eller andre medier — bruk harddisker og USB-pinner. Skylagring er nett-avhengig, og du vet aldri når tilkoblingsproblemer kan oppstå.

I tilfelle brudd på utstyr, er det også en god ide å ha sikkerhetskopiering klar.

Kansellering

Du kjenner den komikeren du har registrert for eventet? Ja da, han kansellerte i aller siste sekund. Sørg for at du har en backup, for sikkerhets skyld.

Å holde en gjest på vakt kan koste deg ekstra, men det er mye bedre enn å gi tilbakebetalinger når din hovedakt kansellerer.

På samme måte, hvis noen av dine ansatte ikke kan komme på jobben, vil du definitivt ha backup på vakt.

Tips:Håndter den fryktede kansellering ved å bruke noen av disse forslagene.

Oppmøte

Hvis en stor del av deltakerne dine ikke kommer, kan dette være en alvorlig eventkatastrofe. Leverandører vil ikke ha profitt, og du vil ikke ha så mye opptak til å dele online.

Enda verre, dine deltakere kan føle at de gjorde en feil. De kan anta at den sparsomme oppmøtet gjenspeiler lav eventkvalitet.

Dessverre kan dette ikke løses på natten. E-post påminnelser kan imidlertid bidra til å begrense dårlig oppmøte. I tillegg skaper betaling for billetter en følelse av investering: Dine deltakere er mer sannsynlig å delta hvis de betalte for det.

Og selvfølgelig, gi deg alltid god tid til å selge billetter og markedsføre eventet ditt.

Tips: Unngå sparsom oppmøte med noen av disse tipsene for billettsalg.

Et tomt auditorium er vanskelig å håndtere på natten.
Hallo? Er noen til stede?

Mat og drikke

Maten må være frisk. Det betyr at eventbestillinger ikke kan utarbeides lenge før dagen for. Maten kan også ende opp med å bli ødelagt eller rett og slett uspiselig. Hvis din caterer ikke kommer, vil du være glad for å ha sikret en backup.

Det kan også være en god ide å inngå en avtale med to separate cateringfirmaer for sikkerhets skyld. Hvis du ikke trenger ekstra mat, får eventpersonalet en gratis lunsj.

Tips: Noen cateringfirmaer som StandByChef tilbyr cateringtjenester på siste øyeblikk, og tilbyr mat og drikke så sent som 48 timer før dagen for eventet.

Sikkerhet

Yep, gatecrashers eksisterer. For ikke å nevne bråkete deltakere og konflikter på stedet som blir til mer enn uformelle uenigheter.

Bemanning av døren er en enkel måte å planlegge for sikkerhetstrusler. Bare et lite team av uniformerte sikkerhetsfolk kan frata deltakerne fra å starte problemer. Sikkerhet er en stor ressurs for enhver eventberedskapsplan, så ikke spar på beskyttelsen hvis det er sjanse for at du trenger den.

Tips: Eventsikkerhetsselskaper er vanligvis den mest effektive måten å holde alle trygge på.

Kommandonivå

Selv et team med en eventberedskapsplan kan kanskje ikke være utstyrt for å egentlig håndtere ting. Det bør være null uorden eller krangling når det oppstår en nødsituasjon.

Et kommandonivå vil avklare hvem som tar beslutninger. Alle i teamet ditt bør være oppmerksomme på beslutningsprosessen. De bør vite hva som er fordel ved å delegere svaret til neste nivå.

Individuelle ansvar bør legges ut for hver person på teamet. Rask, avgjørende handling er det som vil redde dagen.

Et kommandonivå er avgjørende i alle eventberedskapsplaner
Det finnes et kommandonivå, og alle bør vite det.

En grunnleggende mal for beredskapsplan

Den faktiske planen skal skisseres i et enkelt dokument. På denne måten kan du dele den med eventteamet og annet personale. Bruk punktene nedenfor som et kort eksempel på beredskapsplan.

Scenariet

Oppliste trusselen. Du kan legge til små detaljer som hvorfor det er en trussel og konsekvensene av denne trusselen når den ikke håndteres.

Eksempel: «En brann som ikke håndteres kan raskt spre seg. Det truer livet til alle i nærheten og ødelegger dyr eiendom.»

Beredskapsplan

Forsvar er det beste angrep. Oppliste hvordan å ta utgangspunkt i sikkerhetsregler. Avhengig av trusselen kan dette omfatte nødtreninger, utstyrsundersøkelser, eller til og med bare planer for å administrere egenmelding.

Eksempel: «Bli kjent med kartet over bygningen. Hver medarbeider burde vite hvor utgangene er og hvor alarmer er plassert. Vi skal utøve en brannøvelse etter dagens beredskapsplanmøte.»

Svarprotokoll

Beskriv hvordan å takle trusselen. Hva er kjernen av problemet, og hva er din filosofi for å håndtere den?

Eksempel: «Vår prioritet er sikkerhet. Den første ting å gjøre når du ser en brann? Trykk på alarmen. Gå straks ut av bygningen, hold deg lav og unngå røyk. Alle må gå ut så snart som mulig. Ring brannvesenet kun når du har nådd et trygt område utenfor bygningen.»

Tips: Prøv å lage en plan med en tidslinje som personalet skal følge i nødstilfeller.

Hva er planen igjen?

Det er bedre å være trygg enn å angre! Kommenter nedenfor om dine egne erfaringer med håndtering av nødsituasjoner.

by on Legg igjen en kommentar

Hvordan organisere en musikkfestival: 4 trinn til suksess

Vi er godt og virkelig i en alder av festivaler.

Over hele verden blir vellykkede festivaler varemerker for seg selv. I en musikkindustri hvor suksess er langt fra garantert, kan en musikkfestival gjort riktig være fantastisk for alle involverte.

Gjort feil, det kan være katastrofalt.

Skrekkhistorier som the Fyre Festival — også kjent som «The Greatest Party Never Held«— kan fungere som advarselshistorier. Faktisk har vi allerede hentet verdifulle lærdommer fra the Fyre Festival tidligere.

Så, hvordan sørger du for at musikkfestivalen din er gjort riktig?

1. Identifiser hvem din musikkfestival er ment for

Dette er en del av å bygge et varemerke for festivalen din. Festivaler blir vanligvis ikke solgt på bare en headliner. I stedet selges de som et sted for å oppdage nye band og et felles rom for musikere som er i en lignende sjanger eller som målrettes mot samme målgruppe.

For best å forstå dette nivået på merkevarebygging, må du finne ut hvem ditt publikum er. Vil du være rettet mot elektronisk musikkentusiaster eller metallfans? Målgruppen din vil i stor grad påvirke alle videre beslutninger du gjør.

Ta Download Festival som et eksempel. De har hatt fordel av over 15-års historie. I løpet av den tiden har oppstillinger og annonseringsstrategier dreiet seg rundt å målrette mot folk som liker heavy musikk. Av den grunn kjøper folk billetter til festivalen selv før oppstillingen blir annonsert.

Det finnes en rekke metoder for å begrense din eventmålgruppe:

Spørreundersøkelser

Du kan sende ut undersøkelser til din eksisterende e-postliste for å finne ut hvilke band de hører på, hvor de finner konserter, og hva de vil se på festivalen din.

Deltakernes personaer

Opprett en delt personaprofil for din «ideelle» festivalfan. Hva er deres aldersgruppe? Hva er deres interesser? Hvilken musikk hører de på?

Konkurrentforskning

Følg nøye med hva konkurrentene dine og lignende festivaler gjør.

Tips: Sjekk ut denne guiden til å identifisere og tiltrekke festivalfans.

2. Bestem deg om det er best innendørs eller utendørs

Organisatorene av en festival ofte har glamorøse bilder på 80.000 mennesker har kommet for å se sine headliners i et stort felt. Bilder av Woodstock eller Glastonbury kommer til tankene. Men ute er ikke alltid best. Du bør vurdere fordeler og ulemper med innendørs versus utendørs før du reserverer eventet ditt.

Utendørs festivaler

Utendørs festivaler er flotte, men de gir mange potensielle fallgruver. Det er unike problemer å vurdere som kommer med et utendørs event. Det kan hende at du må skaffe eller vurdere annet utstyr.

Hvordan organisere en musikkfestival ute
Utendørs festivaler kan være hardt arbeid, men store oppmøter er mulige.

Ofte vil feltet eller uteområdet du velger, ikke være designet for musikkarrangementer. Dette betyr at du i utgangspunktet trenger å sette opp et eget spillested på forhånd. Alt dette for sjansen for at du kan ende opp med å bli regnet av.

Fordeler ved en utendørs festival

  • Mer plass og muligheten til å sette opp flere scener.
  • Mer plass til leverandører.
  • Plass til folk å campe hvis planen din er en helgfestival.

Ulemper ved en utendørs festival

  • Været kan ha dårlig påvirkning, uansett hvor mye du forbereder deg.
  • Utstyr for en utendørs festival kan være vanskelig å skaffe og administrere.
  • Du må opprette barrierer og kontrollere billettkjøp for å sikre at ingen sniker seg inn.
  • Du vil ikke ha hjelp av et spillested og personale.

Innendørs festivaler

Å starte innendørs betyr at du kan i større grad være klar på forhånd. Ansatte på spillestedet brukes til konserter. Du trenger ikke å sette opp avgrensninger, og sikkerhet vil trolig bli enklere. Store spillesteder inkluderer utstyr, dørpersonale, teknisk personale og mye mer. Det etterlater færre ting å bekymre seg for.

Fordeler ved en innendørs festival

  • Du kan bruke fasilitetene og kontaktene til spillestedet du velger.
  • Ingen risiko for dårlig vær
  • Utstyr vil trolig allerede bli satt opp.

Ulemper ved en innendørs festival

  • Rom er mer begrenset.
  • Det blir komplisert med flere scener
  • Mindre plass til andre leverandører og aktiviteter.

Tips: Se vår guide om å planlegge et musikkevent, som inkluderer spillestedsvurderinger.

3. Ikke vær redd for å starte smått

Med mindre du har et stort budsjett, er din første festival ikke sannsynlig å være massiv. Å starte smått er en god ide, uansett. Ifølge Jason Carter, grunnleggeren av ONE Musicfest:

Vanligvis når du bygger en festival fra grunnen, vil det ta deg omtrent fem år for folk til å virkelig bli vant til den, helt fra artistene til sponsorene og patronene.

Festivaler som Y Ikke blir ofte betraktet som eksempler på de som har blitt «grådige». The Guardian-undersøkelsen av hvorfor festivaler går ned, forklarer mer:

Y Not Festival har gått fra 8 000 til 25 000 kapasitet på bare tre år, noe som kan forklare mangelen på ansatte og de irriterte Facebook-kommentarene som nevner «grådighet» som hovedproblemet.

Skaler sakte

Denne veksten i kapasitet — over 300% på tre år — er ikke noe du bør gjenskape. Hvis du starter med en kapasitet på 1000-2000 for å holde den overkommelig, er en økning på 33% til 50% fra år til år mer bærekraftig.

En scene om gangen

Ikke start med flere scener. I stedet begynn heller med en, får det riktig, og deretter skaler og gjenskap. Dette kan være en måte å øke kapasiteten gradvis på, og få erfaring med å klare en scene før delegering av en annen.

Få de riktige verktøyene

Verktøy som Billetto for billettsystem og Festivalpro for planlegging og leverandøradministrasjon kan la selv små festivaler trives fra starten.

Forhåpentligvis vil festivalen din bli til en som vokser. Imidlertid må denne veksten håndteres. Pass på at du har en plan for ekstra bemanning, ekstra musikere og økt antall deltakere. Ikke end opp som en av forsiktighetsfortellingene.

Tips: Her er en god titt på hva som trengs for å gradvis skalere musikkfestivalen din.

4. Ta en forretningsmessig tilnærming

Folk som starter musikkfestivaler gjør det vanligvis fordi de elsker musikk. Du er kanskje ikke den beste forretningspersonen, men du må lære raskt. Hvis du vil at festivalen din skal være til et årlig arrangement, eller hvis du risikerer penger, må du få forretningssiden riktig.

Hvordan organisere en musikkfestival - ta en forretningsmessig tilnærming
Se på festivalen din som en bedrift, og planlegg på forhånd.

Budsjett

Beregn det minste mulige budsjettet som du trenger for å få festivalen gjort trygt. Du kan følge denne 9-trinns tilnærming for å opprette et eventbudsjett. Å ignorere hvor mye du bruker eller å glemme noen av utgiftene kan bety at du mister penger på festivalen.

Tips: Ta en titt på vår guide om å forberede og administrere eventbudsjettet ditt for flere tips.

Markedsføring

Markedsføringsstrategien for festivalen din vil være en naturlig forlengelse av å finne ut hvem målgruppen din er (Se #1). Finn ut hvor de tilbringer tid, både online og offline, og følg våre tips for å markedsføre tilsvarende.

Tips: Vår guide om å promotere et musikkevent skal vise seg nyttig.

Partnerskap

Uavhengig av hvor selvsikker du er, er det ikke nødvendig å gjøre alt alene. Å bygge partnerskap er avgjørende for musikkfestivaler.

Få penger

Dette kan bety å finne sponsorer, som kan være til en stor økonomisk hjelp. Opprett en sponsorpakke for musikkfestival for å tiltrekke potensielle økonomiske støttere.

Få hjelp

Partnerskap kan også bety at du bruker eksterne leverandører til mat og drikke, samarbeider med sikkerhetsfirmaer, sanitære selskaper og mer. Delegering kan være dyrt, men det vil også bety mye mindre for deg å bekymre deg for.

Tips: For mer informasjon, se vår guide om å få eventsponsorer.

Helse og sikkerhet

Tre ord for å gjøre enhver man skjelve. Du må vurdere permisjoner, eventforsikring, sikkerhet og førstehjelp.

vurderer helse og sikkerhet for event
Helse og sikkerhet er kanskje ikke glamorøse, men er avgjørende

Det er ofte en god ide å ansette en helsekonsulent og delegere denne oppgaven til folk som vet nøyaktig hva de gjør.

Tips: Vår guide til helse og sikkerhet for event dekker alt du trenger å vite.

Husk din motivasjon

Å starte en musikkfestival fra grunnen av er en veldig vanskelig ting å gjøre. Men om det er gjort riktig, kan det være en levedyktig forretning, så vel som et morsomt og hyggelig event.

For å sikre at det går riktig, følg våre tips, vær grundig, og — viktigst — husk motivasjonen for å planlegge festivalen i utgangspunktet. Når det blir vanskelig, er dette til slutt det som vil holde deg i gang.

by on Legg igjen en kommentar

Leie av eventutstyr for nybegynnere: Hva du trenger og hvor du skal finne det

Som alle eventorganisatorer vet, krever gode event mange deler for å passe sammen. Noen av disse delene er helt avgjørende for at eventet skal komme i gang.

Så la oss snakke om verktøyene som trengs: eventutstyr.

Denne guiden will dekke…

  • Hvilke event trenger utstyr
  • Generisk utstyr som trengs for de fleste event
  • Spesialisert eventutstyr
  • De forskjellige alternativene for å få tak i det
  • Hvor finner du eventutstyr

Klar til å utvide verktøysettet ditt?

Hvilke event trenger utstyr?

Her er eksempler på event som definitivt vil kreve noen form for eventutstyr:

  • Konferanser
  • Industrimesse
  • Utstillinger
  • Konserter
  • Komedieshow
  • Teaterspill
  • Filmvisninger
  • Klasser

Selv om du ikke er sikker på om du trenger utstyr for ditt bestemt event, kan du kanskje bli overrasket — så les videre.

Utstyr som er relevant for de fleste event

Selv om alle event er unike, er det visse typer utstyr som alltid vil være nødvendig for at alt skal gå jevnt. La oss gå over noen av de mer generiske eventutstyr.

1. Bord og stoler

Ethvert event som inneholder mat, samtale eller forestillinger, trenger bord og stoler for gjestene. Bemerkelsesverdige unntak inkluderer resepsjoner og rave. Men likevel kan et bord eller to være nyttig.

Du kan trenge bord for:

  • Måltider
  • Registrering
  • Informasjonsdisplay
  • Utstyr
  • Merchandise

Tips:Les om ulike typer bord og sitteplasser for å få en ide om hva du trenger.

2. Telt og baldakiner

Hvis du er vert for et utendørs event, så er det en god ide å beskytte deg mot været ved å ta med et telt eller en baldakin.

3. Skilt og bannere

Eventskilting er en nødvendighet for stort sett hvert eneste event, selv om det bare er å vise gjester hvor eventet finner sted.

Men det er mange bruksområder for skilt og bannere, inkludert…

  • Merkevarebygging
  • Program
  • Veibeskrivelse
  • Parkering
  • Røyking

Tips:Les vår guide om eventskilting for å få en god ide om hva du trenger.

4. Strøm og kabler

Hvis du organiserer et utendørs event, må du se på hvordan du får strøm til festligheter. Men selv innendørs event kan kreve en ekstra skjøteledning eller to.

5. Belysning

Enten du liker lasere og spotlights eller bare trenger litt dempet belysning for å skape god stemning, er det en god ide om gjestene kan se hva som skjer… eller bare se på hverandre.

Eventutstyr: Belysning.
Belysning er avgjørende for mange event.

Her er noen av områdene du trenger belysning for:

  • Lokalet generelt
  • Podier
  • Scener
  • Rekkverk
  • Tau og nett
  • Telt og baldakiner

Tips: Se på disse kreative måtene å bruke belysning på event for inspirasjon.

6. Scene

Hvis eventet ditt har noen form for utøver eller taler, er det nyttig å ha en scene for å la alle i publikumet se og høre dem.

Tips:Les om de forskjellige scenestørrelsene, slik at du vet hvilken du skal ta for eventet ditt.

7. Lyd

Som belysning er lydutstyr en viktig del av ethvert event som inneholder taler eller utstillinger.

Her er noe av lydutstyret du måtte trenge:

  • Mikrofoner
  • Høyttalere
  • Scenemonitorer
  • Mikrofon- og høyttalerstativer
  • Miksebord
  • Hodetelefoner
  • Platespillere
  • Musikkavspiller (telefon, nettbrett eller bærbar PC)

Tips:Se hvordan antall deltakere har innflytelse på dine krav og les denne dyptgående guiden til lydutstyr å forstå hvordan alt fungerer.

8. Bilder

Presentasjoner kan være passende ved mange arrangementer, fra bedriftens produktdemonstrasjoner til pinlige familiebilder på sammenkomster.

Eventutstyr: Projektor.
Pass på at du har riktig visuelt utstyr for presentasjoner.

Her er noe av utstyret du trenger for å få det til å skje:

  • Laptop (for nettvideoer)
  • PowerPoint
  • Projektor
  • Skjerm
  • Flipchart
  • Blank overflate

9. Lagring

Ja, du trenger også et sted for å lagre alt. Men lagring er ikke bare viktig for eventet ditt. Det kan også være nyttig å lagre eventteams eiendeler, samt mat og drikke.

Spesialisert eventutstyr

Hvis du organiserer et spesielt event som ikke er dekket av det mer generiske utstyret, så er det en god ide å tenke ekstra hardt på hva du trenger for eventet ditt.

Her er eksempler på spesialutstyr som kreves for ulike typer event:

  • Kunst- og håndverkmaterialer for verksteder
  • Instrumenter for musikkundervisning
  • Bestikk og ingredienser for matevent
  • Sportsutstyr for fitness og sportsevents
  • Festlige dekorasjoner for fester

Hvordan finne utstyr til eventet ditt

Du har flere alternativer når det gjelder å skaffe riktig utstyr til eventet ditt. Det er ikke nødvendig å bryte budsjett, uavhengig av eventbudsjettet.

1. Kjøpe nytt

Hvis penger ikke er et problem eller utstyret du trenger er rett og slett ikke så dyrt, er det best å kjøpe det du trenger helt nytt. På den måten er det ditt å holde og bruke så ofte du vil.

2. Kjøpe brukt

Hvis det du trenger er litt dyrt, kan det lønne seg å søke på eBay for noen gode tilbud på brukt eventutstyr. Et annet bra sted å se etter brukt utstyr er Gumtree.

3. Leie

Hvis du bare trenger utstyret i en kort periode (f.eks. for ett eller to event), er leie av eventutstyr det beste alternativet.

Eventutstyr: For leie.
Å leie utstyr er en rimelig måte å få det du trenger.

4. Utleie

Hvis du ikke er sikker på om du vil organisere på et lignende event i fremtiden, men vurderer å gjøre det hvis det første blir en suksess, kan du prøve å leie utstyr med muligheten til å kjøpe det på et senere tidspunkt.

Tips: Ikke sikker på hvilket alternativ å velge? Les om fordelene med å leie utstyr.

Hvor finner du eventutstyr

Nå til million-pund spørsmålet: Hvor finner du utstyret du trenger for eventet ditt?

De fleste leverandørene av eventutstyr vil ha muligheten til å kjøpe nytt eller brukt utstyr, samt tillate leie eller utleie av eventutstyr.

Her er et utvalg av britiske leverandører du kan begynne med:

Her er noen nettsteder hvor du kan finne gode tilbud på brukt utstyr:

Hvis det ikke er nok til å tilfredsstille deg, sjekk disse katalogene for eventleverandører:

Tips:Hvis du fortsatt strever med penger, kan du lese om hvordan du forhandler med leverandør av eventutstyr for å få en bedre avtale.

Bli utstyrt!

Nå bør du ha en ganske god ide om hva du trenger, hvor du skal finne det, og hvor mye penger du må bruke.

Hvis du har kommet over noen gode tilbud på noe av det ovennevnte eventutstyret, vennligst legg til dine kommentarer i seksjonene nedenfor — deling er omsorgsfull!

by on Legg igjen en kommentar

Sjekkliste for eventplanlegging for en travel eventplanlegger

Det er viktig å ha en sjekkliste for eventplanlegging når du organiserer et event. Det er mye å holde styr på, og du vil ikke bli sittende fast på detaljer.

Derfor er det best å først lage en makrovisjon om hva du vil at eventet skal være. Når det er etablert, kan du gå inn i granulære elementer.

De to hovedspørsmålene du bør stille deg selv er:

  1. Hva vil du oppnå med eventet?
  2. Hvor mange ressurser har du til rådighet?

Når du har besvart disse to spørsmålene, blir det bare et spørsmål om å fylle ut tomrommene. Og det er masse tomrommene å fylle ut.

Vi har laget denne svært konsise sjekklisten for eventplanlegging, slik at du kan opprettholde fokus på både makroen og mikroen. Det er laget bredt og generelt for å passe de fleste eventene.

Vi har delt den i seks faser av eventplanlegging:

  • 6-12 måneder før eventet
  • 3-6 måneder før eventet
  • 1-3 måneder før eventet
  • 1-2 uker før eventet
  • Like før og på dagen for eventet
  • Like etter eventet

Du er velkommen til å skrive ut og bære den med deg — og krysse alle boksene!

Den første delen av sjekklisten for eventplanlegging handler om... planlegging.
Den første delen av sjekklisten for eventplanlegging handler om… planlegging.

6-12 måneder før eventet

Den første fasen av eventplanlegging handler om å bestemme målene og gjøre forskning.

  • Bestem suksess beregninger
    • Solgte biletter
    • Donasjoner samlet
    • Fortjeneste skaffet
    • Bevissthet økt
  • Velg en tid og dato som ikke kolliderer med helligdager
  • Skriv opp en tidslinje for eventforberedelse
  • Velg lokalet og samle anbefalinger for utleie av lokalet
    • Pass på at det er nok plass til dine gjester
  • Opprett et budsjett med omtrentlige kostnader for:
    • Utleie av lokalet
    • Utleie av utstyr
    • Gebyrer for underholdere eller talere
    • Markedsføringsmaterialer
    • Ulike utgifter
  • Rekrutter et eventteam for å hjelpe deg med
    • Planlegging og logistikk
    • Tekniske problemer
    • Markedsføring og sosiale medier
  • Utforsk og velg potensielle undeholdere eller talere
    • Bruk målgruppen din til å bestemme det mest hensiktsmessige valget
    • Bestem om du vil gå direkte eller gjennom et bookingbyrå
  • Utforsk og velg potensielle sponsorer
    • Finn selskaper som arbeider i din nisje
    • Sjekk hvem sponser arrangementer som ligner ditt event
  • Opprett en eventside eller et nettsted
    • Pass på at det gjenspeiler eventtemaet
    • Optimaliser nettstedets infrastruktur for å håndtere trafikk
    • Bruk et mobil-vennlig design
  • Opprett kontoer på sosiale medier
    • Facebook
    • Instagram
    • Twitter
    • YouTube
    • LinkedIn
    • Pinterest
Neste på sjekklisten for eventplanlegging er å sette alt i gang.
Neste på sjekklisten for eventplanlegging er å sette alt i gang.

3-6 måneder før eventet

Den andre fasen er hvor ting begynner å ta form. Bekreft alt og begynn å markedsføre eventet.

  • Organiser billettsalg til eventet ditt
    • Finn en billettplatform
    • Bestem pris per billett
    • Tilbyr rabatter for tidlig kjøp
    • Anslå gjesteoppmøte
    • Revider budsjettet ditt tilsvarende
  • Gjør forberedelsesarbeid på eventstedet
    • Finn ut om du trenger noen lisenser eller tillatelser
    • Få offentlig ansvarsforsikring hvis det er aktuelt
    • Finn ut om lokalet inkluderer catering eller teknisk utstyr
    • Pass på at det er nok parkerings- og sitteplasser
    • Gå gjennom helse- og sikkerhetsprosedyrer
  • Bestill talerne eller underholdningen
    • Signer en detaljert kontrakt
    • Gjøre avtale om live opptreden eller keynote-tale
    • Legg til deres bilde og biografi til eventnettstedet
    • Ordne reise og overnatting
  • Sikre eventsponsing
    • Send ut eventsett
    • Få en muntlig eller skriftlig avtale
  • Begynn eventmarkedsføringskampanjen
    • Legg inn markedsføringsinnhold på sosiale medier
      • Bilder
      • Videoer
      • Blogginnlegg
      • Podcaster
    • Opprett et pressesett for å sende ut til medier
      • Eventbakgrunn
      • Tid og sted
      • Prominente gjester, underholdere eller talere
    • Send ut invitasjoner til gjestelisten din
    • Legg opp event ditt på alle relevante eventkalendere
    • Bestil markedsføringsmaterialer fra et trykkeri
      • Eventprogramme
      • Plakater og bannere
      • Flygeblad og klistremerker

1-3 måneder før eventet

Den tredje fasen handler mest om å bekrefte gjester, talere og sponsorer. Det er også den delen hvor du øker markedsføring av eventet.

  • Påminn de interesserte gjestene om å bekrefte sitt oppmøte
  • Bekreft logistikk med talere eller underholdning
    • Gå gjennom kontraktsforpliktelsene dine
    • Dobbeltsjekk reise og overnatting
  • Bekreft avtaler om sponsing av eventet
    • Sjekk om sponsorene dine fortsatt er ombord
    • Potensielt prøv å selge dem mer sponsorpakker
  • Øk eventmarkedsføring
    • Legg inn nedtellingen på sosiale medier og via e-post
    • Kunngjør slutten på rabatter for tidlig kjøp
    • Send en pressemelding til medier som blogger og aviser
Den siste delen av sjekklisten for eventplanlegging er å bekrefte at alt kjører jevnt.
Din sjekkliste for eventplanlegging skal hjelpe deg med å bekrefte at alt kjører jevnt.

1-2 uker før eventet

De siste ukene før eventet er for å sikre at alle og alt kjører jevnt.

  • Vurder eventprogrammet
    • Revider eventuelle deler som må endres
    • Tenk på backupplaner i tilfelle forstyrrelser i siste øyeblikk
  • Bekreft eventplan med alle involverte:
    • Eventteam
    • Deltakere
    • Talere og underholdning
    • Sponsorer
    • Lokale/arena
    • Catering
    • Utstyrleverandør
  • Bekreft det endelige antall deltakere
  • Fullfør sitteplassordning
  • Pass på at det er noen på døren for å håndtere registreringer
  • Ordne for en videograf å fange spesielle øyeblikk under arrangementet

Like før og på dagen for eventet

Dagen er nesten her, og du må sørge for at ingenting blir igjen til tilfeldighet.

  • Test alt teknisk utstyr
  • Sjekk vær- og trafikkmeldingen
  • Dobbeltsjekk at mat og drikke blir levert presis
  • Pass på at lokalet er dekorert og alle skilt er på plass
  • Lag kopier av viktig dokumentasjon
    • Eventplan
    • Sitteplan
    • Gjesteliste
    • Medieliste
Det siste på sjekklisten for eventplanlegging er å sørge for at du får tilbakemelding fra alle deltakere.
Det siste på sjekklisten for eventplanlegging er å sørge for at du får tilbakemelding fra alle deltakere.

Like etter eventet

  • Rydd opp lokalet eller organiser et oppryddingsteam
  • Rediger opptak fra eventet til en etter-event promo-video
  • Fortsett med eventmarkedsføring
    • Legg inn bilder og videoer fra eventet på nettstedet ditt og sosiale medier
    • Ta kontakt med medier som var tilstede og be om anbefalinger
    • Pass på at alle vet hvor mye brølende suksess eventet ditt var
  • Gå gjennom økonomien
    • Sjekk det totalte antallet solgte billetter
    • Samle inn alle kvitteringer for utgiftskrav
    • Oppdater budsjettet for eventet ditt
  • Følg opp med alle involverte og personlig si takk til dem for deres deltakelse
    • Eventteam
    • Sponsorer
    • Mediefolk
    • Talere and underholdere
    • Gjester
  • Send ut spørreundersøkelser til gjestene for å få tilbakemelding på hvordan du kan forbedre deg for neste gang

Har vi gått glipp av noe?

Hvert event er unikt, så gjerne tilpass din sjekkliste for eventplanlegging.

Hvis du føler at det er noe generelt som vi har gått glipp av, gi oss beskjed i kommentarene.

Lykke til, og husk å bruke sjekklisten for eventplanlegging!