ansette personell

Jobben tl en eventplanlegger er aldri over. Når du har valgt et tema, funnet et lokale, satt opp et budsjett og lagt frem en markedsføringsplan, er det fremdeles teknologi som må håndteres. Det er her det kan være nyttig å jobbe med en eventteknolog.

Vi har tatt et titt på dette spirende yrket for å hjelpe deg med å avgjøre om du trenger en. Og dersom du trenger en, har vi noen tips om hvor du kan finne dem.

Les videre for å oppdage …

Hva en eventteknolog er
Fordelene ved å jobbe med en
Hvilke events som trenger en (og hvilke som ikke trenger en)
Hva du bør tenke på før du ansetter noen
Hvor du kan se etter kandidater

Hva er en eventteknolog?

Dersom du har holdt et øye på de siste trendene for eventbransjen, vet du at det er et bredt spekter av nye teknologier tilgjengelig for eventarrangører.

Men det er et stort problem: Bare en femtedel av eventplanleggere vet hvordan de skal bruke det skikkelig.

Det er her eventteknologen kommer inn.

Selve rollen er fremdeles i sin spede begynnelse og har bare eksistert i et tiår. Dette gjør det vanskelig å gi en klar definisjon av de nøyaktige funksjonene og ansvarene som følger med rollen.

De første eventteknologene var satt til å håndtere eventapper og nettverk. I disse dager har ansvaret deres utvidet seg til å omfatte dataanalyse og eksperimetelle events (tenk utvidet og virtuell virkelighet).

Det er fornuftig i sammenheng med nye eventteknologier som kunstig intelligens, hybrid events, spillifisering og automatisering.

For å oppsummere, kan rollen som eventteknolog innebære følgende:

Samle, analysere og rapportere data og tilbakemeldinger
Utvikle en omfattende teknisk strategi
Finne relevante leverandører av utstyr
Administrere all eventteknologi
Administrere nettsiden og online registrering
Gi teknisk støtte på stedet under events
Holde seg oppdatert på digitale trender

Hvorfor bør du ansette en eventteknolog?

Selv om du anser deg selv som en relativt teknisk anlagt eventplanlegger, kan du fortsatt dra nytte av å ansette en eventteknolog. La oss se på noen av fordelene:

1. Spesialisert kunnskap

Hvis du er ledelsen, kan du se på eventteknologen som IT-avdelingen din. De spesialiserer seg på områder av teknologi som du sannsynligvis ikke har tid eller lyst til å forske på.

2. Bedre datainnsikt

En eventteknolog kan fortelle deg hvordan du best samler inn relevante data, vise deg hvordan du analyserer dem og gi deg råd om hvordan du kan bruke informasjonen. Det vil hjelpe deg å øke avkastningen på eventene dine.

Eventteknolog: Hvis du ansetter riktig person, vil det hjelpe deg å forstå eventdata bedre. — Hvis du ansetter riktig person, vil det hjelpe deg å forstå eventdata bedre.

3. Redusert arbeidsmengde

Med bare 24 timer i døgnet — 25 hvis du virkelig strekker deg — trenger du all den hjelpen du kan få. En eventteknolog kan administrere alle de tekniske aspektene ved eventet og teamet ditt.

4. Informasjon om leverandører

Hvis du ikke vet hvilken teknologi du leter etter, er det vanskelig å finne en leverandør som kan levere det du trenger. En eventteknolog vet nøyaktig hva du trenger og kan undersøke aktuelle leverandører.

Hvilke typer events kan dra nytte av en eventteknolog?

Ikke alle events trenger en eventteknolog. De blir bare aktuelle når det er mye teknisk utstyr som skal brukes eller store mengder deltagere.

Mindre events som private middager, lokale samfunnsevents, bryllup, yogaklasser og studentledede universitetsevents trenger vanligvis ikke mange apper eller teknisk utstyr for å lykkes. De har heller ikke en stor gruppe deltagere å holde rede på og samle inn data om.

Når du når en viss størrelse, vil bildet imidlertid se litt annerledes ut.

Store forretningskonferanser, musikkfestivaler og teaterforestillinger har vanligvis et stort antall deltagere og mye teknisk utstyr som må settes opp og tas ned igjen. Da vil en eventteknolog komme godt med.

Hva du bør tenke på før du ansetter en eventteknolog

Hvis du føler at en eventteknolog vil passe godt for din type event, er det på tide å legge ut noen følere for å finne en god kandidat for å fylle rollen. Her er noen tips for hvordan du kan gjøre det.

1. Internt kontra utkontraktering

Den første tingen du bør vurdere er om du vil ansette din egen interne eventteknolog eller en frilansentreprenør. Utkontraktering er et godt alternativ hvis du bare trenger kandidaten til å jobbe på et enkelt event, eller et lite segment av et gjentatt event.

En intern eventteknolog vil være kjent med eventfirmaets mål og kultur. Dette gjør det lettere for dem å jobbe mot visjonen din. De vil være i bedre stand til å gi deg råd om hvilke programvare, leverandører og teammedlemmer du bør bruke enn en utenforstående vill være. Enda viktigere, er at dataene du samler inn og analyserer også vil være i tryggere hender enn de ville vært med en frilanser.
Utkotrakterte eventteknologer krever mindre investeringer fra din side, siden du ikke trenger å betale for en fulltidsansatt. Byråer som spesialiserer seg på eventteknologi kan også bringe mer nyttig kunnskap til bordet enn en enkelt person. Til slutt, har etablerte byråer vanligvis allerede eksisterende tilknytninger til relevante utstyrsleverandører og programvareleverandører.

2. Teknologistrategi

Det er lurt å utarbeide en strategi for eventteknologien din før du ser etter en kandidat. Lag en liste over appene og utstyret du tror du trenger, samt dataene du vil samle inn. På den måten vet du hvilke ferdigheter og erfaringer du skal se etter hos kandidatene.

3. Personlighetstrekk

Som med teknologistrategien, er det en god idé å vurdere hvilken type person du vil ha med på laget ditt. Trenger du noen som er veldig analytiske og detaljorienterte? Eller trenger du noen som kan balansere den tekniske siden og å lede et team av mennesker?

4. Irrelevante oppgaver

Det er viktig å erkjenne at ikke alle tekniske problemer vil falle inn under rollen til en eventteknolog. Det er bortkastet tid og penger hvis du ber dem om å hjelpe deg med å formatere datamaskinen din eller å installere en app. Delegere disse oppgavene til en lokal IT-profesjonell i stedet.

Eventteknolog: Sørg for at du gir de rette oppgavene til eventteknologen din. — Sørg for at du gir de rette oppgavene til eventteknologen din.

5. Referanser og resultater

Når du intervjuer kandidater, bør du huske å be om referanser fra tidligere arbeidsgivere. Det vil gi deg en god idé om hvordan det er å jobbe med dem. Du bør også be om en oversikt over resultatene de har oppnådd, for eksempel en casestudie som skisserer problemet og løsningen.

Hvor kan du finne en eventteknolog?

Siden denne rollen fremdeles er ganske ny, kan du slite med å finne nettsteder som annonserer for denne typen jobber. Men hvis du ikke kjenner noen som kan koble deg til en potensiell kandidat, er det fremdeles steder du kan lete.

Det første steget ditt bør være å legge ut en annonse på jobbsider med fokus på events:

Hvis det ikke fører til noe, kan du annonsere stillingen på mer generelle stillingsider:

Ingen flere tekniske vanskeligheter

Det er ikke mulig å komme seg unna det: Fremtiden er her. Hvis du organiserer større events og ikke anser deg selv som en teknisk kunnskapsrik eventplanlegger, vil du til slutt trenge en eventteknolog. Når du har funnet den rette personen for rollen, vil du være glad for at du investerte i dem.

Vet du om ressurser for eventteknologer? Jobber du allerede med en? Vi vil gjerne høre om det, så legg igjen en kommentar nedenfor.

Hvis du liker å gjøre ting på den vanskelige måten, kan du prøve å gjennomføre et event helt på egen hånd. Men, vi foretrekkr heller å leve etter det gamle ordtaket: «Mange hender gjør arbeidet lett«.

Uansett hvor stor arbeidsgjengen din er, vil det å holde et event være en utfordring (hvis det er et bra event). Men samtidig, kan du lette arbeidsmengden din med litt hjelp fra vennene dine. Eller mer sannsynlig, dine ansatte.

Her er imidlertid poenget: ofte er det kategorisk viktig å ansette eventpersonell.

Nå, vi vil si at det ikke finnes en feil måte å bemanne et event på, men…

Det er bedre for deg å vurdere dette grundig og med et snev av forsiktighet. Bruk denne guiden mens du ansetter eventpersonell, så er du godt på vei til et livlig event.

1. Hva er hovedrollene til eventets ansatte?

Det er ikke alltid like enkelt som å fylle generelle eventpersonell stillinger. Den ansattes tiltenkte rolle vil påvirke stort sett alt ved ansettelsesprosessen. Så før vi snakker om hvordan du skal ansette eventpersonell, her er noen av rollene du kanskje vil trenge å fylle.

1. Feltjobber

Dette er dine grunnleggende stabsposisjoner. Dine feltarbeidere kan gjøre noen av følgende oppgaver:

Skanne eller selg billetter i døren
Gi grunnleggende eventinfo til deltagerne
Ha ansvar for barnepass
Hjelpe leverandørene
Ha ansvar for å sette opp / ta ned
Rydde opp etter eventet

Eventpersonell bør være involvert og ikke bare henge rundt. — «Feltjobb» betyr ikke å stå rundt på et jorde. De ansatte bør være involverte!

2. Sikkerhet

Du trenger ikke å ansette et privat sikkerhetsselskap. Imidlertid kan litt hjelp med å holde ting jevnt og trygt gå en lang vei.

3. Leverandører

Leverandører er ofte tredjepartsgrupper du inviterer til eventet ditt. Du kan imidlertid også leie dine egne leverandører til å bemanne spesifikke boder eller lignende attraksjoner.

4. Markedsføring

Man går ikke bare inn i markedsføringsverdenen! Det kan være lurt å ansette en profesjonell til å administrere markedsføringskampanjen til eventet ditt.

5. Logistikk og planlegging

Hva skjer egentlig på dagen for eventet, time for time? Hvordan er planløsningen? Hva skjer hvis en foreleser avlyser i siste sekund? Jo større eventet er, jo mer planleggingspersonale vil du ansette.

Tips: Det skader ikke å se etter ferdigheter i førstehjelp hos potensielle ansatte. Alternativt finnes det grupper som kan stille med medisinsk opplært personell til events.

6. Mat og underholdning

Enten det er et matevent eller et event med mat, må du fylle noen av de følgende rollene. Og mens de spiser, hvorfor ikke spandere litt underholdning på deltagerne?

Kokk: Med mindre du går for full catering, så vil ikke maten tilberede seg selv!
Servitører: Avhengig av eventet, kan det være aktuelt å inkludere serveringspersonell av noe slag. Spesielt hvis det å hente eller skaffe maten kan være forstyrrende for gjestenes opplevelse.
Velkomst og plassering: Hvis du ønsker å få gjestene til å føle seg skikkelig velkomne, eller om du har et tilordnet sittekart, kan en vert eller vertinne være et veldig fint tilegg.
Presentatør: For strukturerte events, debatter eller events med fokus på prestasjon, gir en god presentatør eller moderator en profesjonell «oompf» til samlingen. Ellers vil gjesteforelesere og utøvere kleint måtte lede seg selv inn i rampelyset.

2. Hvor finner du eventpersonell?

Hvis det å ta ut en annonse i lokalavisa var bra nok for bestefar, er det bra nok for deg!

Bare tuller. Du kan bruke lokalavisa hvis du virkelig vil, men når det gjeler å ansette eventpersonell, vil det sannsynligvis være i din beste interesse å prøve noen dedikerte metoder på nett.

Det er to grunnleggende stier vi kan anbefale:

1. DIY-metoden

Online søkeportaler lar deg ta del i hele prosessen. På denne måten søker du manuelt ved hjelp av en digital plattform.

Lettere sagt, legger du ut en «hjelp ønskes» annonse på et nettsted. Dette nettstedet forenkler prosessen ved å tiltrekke brukere som er på utkikk etter det arbeidet du tilbyr. Her er noen slike nettsteder du kan bruke for å komme i gang:

Hvis du er opptatt av å gå gjennom hele ansettelsesprosessen selv, er dette veien å gå.

Tips: Denne artikkelen tilbyr har en lengre liste over nettsteder hvor du kan se etter eventpersonell.

Kvinne bruker en pc til å ansette eventpersonell — Ansette eventpersonell? Steg 1: skaff deg en datamaskin

2. Utkontraktering

Du holder et event. Du har så mye på tallerkenen din at bare tanken på tradisjonell DIY-ansettelse gjør deg svimmel.

Utkontraktering for eventpersonell byråer er helt normalt. På denne måten overlater du intervjuprosessen til sertifiserte fagpersoner.

Her er en kort liste over bemanningsselskaper for events:

Grupper som spesialiserer seg på eventsektoren, kan hjelpe deg med å rekruttere eventpersonell med tidsanalyserte intervjustrategier designet for å velge ut de beste kandidatene for jobben.

Tips: Det er visse bemanningsbyråer for events som holder en liste over erfarne arbeidere. Du beskriver dine behov, og de har akkurat de rette kandidatene.

3. Hvordan rekruttere eventpersonell?

Hvis du planlegger å rekruttere selv, er det ikke så forskjellig fra generell ansettelsespraksis. Men når et gjeler events, er stillingene dine mest sannsynlig midlertidige. I tillegg kan du kreve spesifikke ferdigheter fra eventpersonell, som å betjene en leverandør bod eller å kjøre sikkerhet for eventet.

Her er en rask oversikt over hvordan du går frem for å ansette eventpersonell.

1. Vær beskrivende

Du må sannsynligvis skrive opp en stillingsbeskrivelse for eventperosnalet, uansett hvilke metode du bruker for ansettelse. Dette er en kunst, og det er ganske viktig.

Tips: Her er en mal for en jobbbeskrivelse for eventpersonell, som kan gi deg en idé om hvordan den kan se ut.

Ansette eventpersonell gjennom et intervju — Det er ikke et godt tegn når kandidaten din stirrer tomt rundt under intervjuet.

2. Intervju

På tide å skille klinten fra hveten!

Intervjuet er en nyansert prosess selv for de enkleste jobbene. Alt faller på spørsmålene. Her er noen nyttige intervjuspørsmål for eventpersonell:

Kan du beskrive erfaringen du har fra events?
Hva fikk deg til å søke på denne stillingen?
Hva er styrkene dine, og hvordan bruker du dem i eventplanlegging?
Hvordan tar du tidssensitive avgjørelser?
Hvordan takler du overraskelser under events?
Beskriv et tilfelle der du ble bedt om å gjøre noe du ikke hadde fått opplæring i. Hvordan håndterte du det?
Hvilke område(r) innen eventplanlegging trenger du mer forbedring eller trening i?
Hva synes du, som en deltager, gjør et event morsomt?
Hva er det som gjør at du elsker å jobbe spesifikt med eventarrangører?
Er det noe som hindrer deg i å jobbe lange timer, helger, kvelder eller i siste liten?

Tips: Funnet en kandidat du liker? Eventstillinger er unike, men husk disse universelle grunnleggende tingene når du legger frem jobbtilbudet.

Forbered de ansatte

De rette arbeiderne kan virkelig gjøre eller ødelegge eventet. Dette er en del av eventbygging som alltid trenger oppmerksomhet.

Erfarne arrangører, hva er din personlige prosess for å ansette eventpersonell? Del metodene dine nedenfor!

Eventteknolog: Hvorfor du kan trenge en og hvordan du finner dem

Hva er en eventteknolog?