Slik velger du dato for et event: 12 ting du bør tenke på

Hva er de beste datoene for å være vertskap for events? Et godt spørsmål som vi vil prøve å hjelpe deg med å svare på i denne artikkelen.

Det kan virke greit å velge en dato for bestemte events: bursdager, jubileum, jul, påske og nyttår … men ikke alle events er lett bundet til bestemte datoer.

Så hvordan velger du riktig dato for ditt event?

Det er 365 dager å velge mellom, så det kan være skremmende å finne en dato og binde seg til den. La oss bruke ekskluderingsmetoden for å gjøre planleggingsprosessen litt enklere.

Denne guiden vil fokusere på hvordan du velger en dato for et event og hjelper deg med å vurdere …

• Publikum
• Arbeidet som må gjøres
• Populære ferietider
• Helligdager
• Vær- og klimaendringer
• Forstyrrelser i offentlig transport
• Konkurrerende event datoer
• Tilgjengelighet av leverandører og lokaler
• Tilgjengelighet av forelesere og underholdere

Når vi har gått gjennom alle disse punktene, vil du ha en mye bedre idé om de beste datoene for å ha et event.

1. Tenk på publikum

Som med alt som er relatert til planlegging av events, bør deltagerne være øverst på listen når du velger en dato for eventet.

Ukedager fra tirsdag til fredag ​​kan være praktisk for deltagere i B2B sektoren. Deltagere i B2C sektoren, derimot, kan synes det er mer praktisk å delta på events i helgene.

Tips: Hvis du ikke er sikker på hva som vil passe dine deltagere, kan du lese vår guide for hvordan du bestemmer målgruppen din.

2. Gi deg selv nok tid

Du har mye planlegging og promotering å gjøre i forkant av eventet ditt. Din valgte event dato skal gi deg god tid til å gjøre begge deler slik at det blir en suksess.

Tips:Les våre guider om eventplanlegging og promotering for å få et inntrykk av hvor mye som er involvert i prosessen.

3. Vurder ferietider

Det er lurt å unngå de mest populære ferietidene. Folk bestiller ofte ferieturer godt på forhånd. Skoleferier og helligdager pleier å falle i denne kategorien.

Du bør også prøve å unngå datoer rett før og etter populære ferieperioder. Folk vil være for opptatt med å forberede seg på ferien rett før, og for opptatt med å innhente seg rett etter.

4. Politiske og offentlige events

Det kan også være engangs-offentlige events som kan forstyrre eventplanleggingen. Politiske events, for eksempel stortingsvalg, vil ofte distrahere fra ditt event.

Ikke bare vil folk være mer tilbøyelige til å fokusere på slike events, men media vil også først og fremst konsentrere seg om politiske og offentlige events.

5. Forstyrrelser i offentlige tjenester

Pendlere i storbyene vet at ingenting kan ødelegge helgens planer som «planlagte ingeniørverk» eller bare gode gamle jernbanestreiker.

Heldigvis har begge en tendens til å bli kunngjort i god tid, noe som gir deg en sjanse til å justere planene dine. Vær oppmerksom på kommuniserte forstyrrelser i offentlige tjenester når du velger en dato for eventet ditt.

6. Vurder arbeidstid

Hvis du arrangerer en forretningskonferanse eller musikkfestival som går over flere dager, er helgen din venn.

Det er mye enklere for de fremmøtte å ta en eller to fridager for et event som går fra torsdag til søndag, enn det er å ta mesteparten av arbeidsuka.

7. Vær konsekvent (eller ikke)

Du har kanskje lagt merke til at de fleste årlige events, som konferanser og festivaler, finner sted på samme tid hvert år. Det fungerer fordi det hjelper de fremmøtte til å planlegge et helt år fremover.

Men det kan også være interessant å bryte det opp og endre sesongen for ditt årlige event. Det kan gi deg et helt nytt publikum og plassere deg foran konkurransen.

8. Se på konkurransen

Apropos konkurranse, bør du finne ut og holde et øye på når de holder sine events. Du vil ikke at eventets dato skal kollidere med deres, slik at du ender opp med å kjempe over deltagere.

Det kan derfor være nyttig å kartlegge alle konkurrerende events i en egen kalender. På den måten vet du nøyaktig når de finner sted, slik at du kan planlegge rundt dem.

9. Uansett vær

Været kan ha stor innvirkning på eventet ditt, uansett om det blir holdt utendørs eller ikke. Regn, hagl og sterk vind er åpenbart skadelig for utendørsfestivaler.

På den annen side, hvem vil sitte fast inne på en stappfull forretningskonferanse når det er 30 grader og solskinn ute? (Og hva skjer når klimaanlegget går i stykker?)

Tips:Sjekk de historiske temperaturgjennomsnittene når du planlegger datoen for eventet ditt.

10. Bevissthetsdager

Hvis eventet ditt har et bestemt tema, bør du undersøke om det er en bevissthetsdag (eller måned) du kan innrette deg etter.

Tradisjonelle medier fokuserer ofte på disse bevissthetsdagene, noe som betyr at det er større sannsynlighet for at pressemeldingen fra ditt event blir omtalt. Sosiale medier vil sannsynligvis også ha en passende hashtagg du kan bruke til markedsføring.

11. Tilgjengelighet av lokal og leverandør

Hvis du har satt søkelyset på et bestemt lokal eller har en foretrukken leverandør du vil samarbeide med, må du ta hensyn til tilgjengeligheten når du velger datoen for et event.

Det vil ikke være et problem hvis du er vert for jevnlige events som de er klar over. Men husk at lokaler og leverandører vil ha bestemte tider da det er stor etterspørsel.

12. Tilgjengelighet av forelesere og underholdere

Det samme gjelder for alle foredragsholdere eller underholdere du ønsker å ansette til ditt event. Hvis timeplanen deres er i konflikt med den valgte event datoen, vil de sannsynligvis velge det bort.

Viktige forelesere selger billetter til konferanser, og store band selger billetter til festivaler. Hvis de dropper deg, kan det være skadelig for suksessen til eventet ditt.

Sett av datoen

Nå som du har bedre forståelse av alle fallgruvene, er det på tide å kunngjøre datoen for eventet ditt.

Legg den til i kalenderen på nettstedet ditt, og begynn å spre ordet vidt og bredt. Annonser det på sosiale medier, til adresselisten din, og be folk om å sette av datoen.

Lykke til!