by Ethvert møte kan dra nytte av å ha en plan for hva som skal diskuteres. For større forretningskonferanser er imidlertid en solid konferanseagenda en absolutt nødvendighet.
I denne artikkelen vil vi dekke…
- Hvordan en typisk konferanseagenda ser ut
- Tips til å lage en agenda for en konferanse
- Maler for konferanseagendaer og andre verktøy
Billetto er en billettplattform som hjelper deg med å styre, promotere og holde eventer. Opprett en event-side og selg billetter på 5 minutter.
OPPRETT EVENT >>
Hva er den typiske strukturen for en konferanseagenda?
Det er ingen harde og faste regler når det gjelder å strukturere en konferanseagenda. Imidlertid vil du oppdage likheter i de fleste programmer du støter på.
Slik ser mange konferanseagendaer ut på en typisk dag:
- 08:00–09:00: Registreringen åpnes
- 09:00–10:00: Åpningsinnlegg
- 10:00–11:00: Forfriskningspause
- 11:00–12:00: Gruppediskusjon 1
- 12:00–13:00: Lunsjpause
- 14:00–15:00: Hovedinnlegg
- 15:00–16:00: Gruppediskusjon 2
- 16:00–17:00: Gruppediskusjon 3
- 17:00–18:00: Nettverkingsmøte
- 18:00–20:00: Fritid
- 20:00–00:00: Fest
Tips til å sette opp en konferanseagenda
Å lage en konferanseagenda er ikke alltid en enkel oppgave. Det er forventninger som skal møtes, foredragsholdere som må rekrutteres, og tilgjengeligheten av lokaler å vurdere.
1. Velg et tema for konferansen
Det første steget mot å lage en interessant konferanseagenda er å bestemme et overordnet tema for eventet. Er det et spesifikt tema som er populært i bransjen din akkurat nå?
Tips: Finn inspirasjon i guiden vår om hvordan du velger riktig tema for eventet ditt.
2. Gjennomfør undersøkelser før eventet
Agendaen din bør gi deltagerne noe av verdi, så du må finne ut hva de er interessert i å lære. Du kan gjøre det ved å sende ut en spørreundersøkelse før eventet.
Her er noen spørsmål du kan stille deltagerne før eventet:
- Hva håper du å lære under konferansen?
- Hvilke foredragsholdere vil du høre?
- Hva slags økt (gruppediskusjoner, nettverking osv.) er en prioritet for deg?
Du vil posisjonere deg bedre for en vellykket konferanse ved å måle, og oppfylle, forventningene til deltagerne dine på denne måten.
Tips: Du kan bruke guiden vår om verktøy for event spørreundersøkelser for å hjelpe deg med å samle de nødvendige innsiktene.
3. Rekrutter foredragsholdere
Når du har et overordnet tema og vet hvilke foredragsholdere deltagerne ønsker å høre, kan du begynne å liste opp og nå ut til relevante tankeledere.
Optimale hovedtalere vil sikre at deltagerne er spente på dagen som kommer. Et mangfoldig utvalg av panellister for gruppediskusjonene vil dekke alle aspektene av et gitt emne.
Populære foredragsholdere kan være vanskelig å få om bord. Derfor er det viktig å bygge et overbevisende narrativ, som vil vekke deres interesse for konferansen din.
Til slutt er det også en god idé å gi deg selv god tid i forkant av konferansen for å rekruttere foredragsholderne. De beste har en tendens til å ha veldig travle timeplaner.
Tips: Nettsteder som Speakers Corner har en database med populære hovedtalere.
4. Sett opp interaktive økter
Deltagerne vil forvente foredrag fra kunnskapsrike forelesere de kan lære av. Men de vil også ønske å delta i interaktive økter gjennom hele konferansen.
Her er noen av de forskjellige øktene du kan inkludere på agendaen:
- Tilrettelagt økt for spørsmål og svar
- Samtaler rundt peisen/ildsted
- Produktdemonstrasjoner
- Nettverkingsmøter
- Avstemninger
- Quiz
- Rundebordssesjoner
Interaktive konferansesesjoner får de fremmøtte til å føle seg som aktive deltagere i eventet i stedet for passive tilskuere. Sørg for at de vil være, og blir, en del av historien.
5. Organiser sesjoner i spor
Store konferanser kan ofte ha hundrevis av forskjellige sesjoner som de fremmøtte kan delta på. Alternativer er alltid gode å ha, men det kan være vanskelig å organisere alt sammen.
Et konferansespor har en serie relevante sesjoner knyttet til et undertema. Organisering av sesjoner etter spor vil gjøre det lettere for deltagerne å navigere agendaen.
Hvis vi ser for oss at du arrangerer en markedsføringskonferanse, kan spor A se slik ut:
- 1. sesjon: «Slik mestrer du Facebook-annonser»
- 2. sesjon: «Influensermarkedsføring 101»
- 3. sesjon: «Viktigheten av LinkedIn i 2019»
I mellomtiden kan spor B se slik ut:
- 1. sesjon: «Hvordan utvide e-postlisten din»
- 2. sesjon: «De siste utviklingene innen SEO»
- 3. sesjon:«Verktøy for å øke konverteringer fra nettstedet»
Deltagere kan fremdeles velge å hoppe fra et spor til et annet. Men å samle lignende temaer under ett paraplyspor gir en mer sammenhengende konferanseagenda.
Tips: Les mer om hvordan du lager gode gruppediskusjoner som gir verdi til agendaen.
6. Informer de involverte
Det er viktig at du holder alle som er involvert oppdatert når det gjelder agendaen. Foredragsholdere og panellister vil ønske å vite om endringer og frister.
Dette er hva du bør gjøre for å sikre at alle vet hva de kan forvente:
- Diskuter forpliktelser og kompensasjon
- Kommuniser frister og leveranser
- Be om å få alt presentasjonsmaterialet på forhånd
- Bekreft eventuelle spesielle tekniske krav
- Organiser biografi- og bildeinnlegg
- Gå gjennom og bekreft presentasjonsoversiktene
Tips: Les mer om hvordan du informerer foredragsholdere og bruk dette eksemplet til inspirasjon.
7. Inkluder agendaen i eventappen din
Agendaer på papir er for lengst gått av moten. Sjansen er stor for at du allerede har en eventapp i tankene for den neste konferansen din. Sørg for at agendaen er inkludert i apen, for deltagernes bekvemmelighet.
Forretningsfolk vil også ha andre ting som skjer i deres profesjonelle liv under konferansen. Så sørg for at agendaen også kan synkroniseres med de personlige kalenderappene deres.
En konferanseagenda inkludert i appen er også en god mulighet til å samle nyttige tilbakemeldinger. Aktiver «likes», kommentarer og anmeldelser for hvert spor eller sesjon slik at du vet hva som fungerer og hva som ikke gjør det.
Tips: Sjekk ut disse gode eventappene du kan bruke til konferansen.
Verktøy og maler for konferanseagendaer
Det er ikke nødvendig å finne opp hjulet på nytt når det gjelder å skrive opp konferanseagendaen. Det er mange flotte gratis maler tilgjengelig på nettet.
Her er noen maler for konferanseagendaer du kan bruke som utgangspunkt:
Det finnes også et utvalg apper som er dedikert til å bygge konferanseagendaer:
Billetto er en billettplattform som hjelper deg med å styre, promotere og holde eventer. Opprett en event-side og selg billetter på 5 minutter.
OPPRETT EVENT >>
Klar til å sette det i agendaen?
Du har nå alle verktøyene du trenger for å sette sammen en solid konferanseagenda. Med konferanseagendaen i hånden bør eventet ditt kunne gjennomføres uten større problemer.
Har du funnet en konferanseagenda som du syntes var spesielt god? Slipp oss en link i kommentarfeltet nedenfor. Det er snilt å dele!
Legg igjen en kommentar