Slik distribuerer du din eventpressemelding i 7 trinn

Hvis du har fulgt vår guide om hvordan du skriver en pressemelding for eventet ditt, bør du nå være klar til å distribuere den både vidt og bredt.

I denne guiden skal vi gjennomgå de forskjellige alternativene du har for hvordan du kan distribuere pressemeldingen for ditt event, samt hvordan du kan øke sannsynligheten for at den blir fremhevet.

God lesing!

1. Ansett et PR-byrå

Den vanligste måten å distribuere en eventpressemelding er via et PR-byrå. Jobben deres er å ha et godt nettverk, så de har allerede en lang liste med mediekanaler de kan sende den ut til.

Ikke bare har de kontaktene, men de vet også hvordan de kan henvende seg til dem på en måte som øker sannsynligheten for at pressemeldingen din faktisk blir fremhevet.

Du kan til og med ta det et skritt videre og få PR-byrået til hjelpe deg med å skrive selve pressemeldingen. De vil ha erfaring med det, siden det også er en del av stillingsbeskrivelsen deres.

Høres for godt ut til å være sant? Det er fordi det ikke er gratis.

Et godt PR-byrå vil vite hva de skal ta betalt for tjenestene sine. Jo flere tjenester du trenger, desto høyere blir prisen.

En annen ulempe ved å bruke PR-byråer er at ikke alle mediekanaler liker å jobbe med dem. Noen mediekanaler vil foretrekke et personlig preg og synes byråer for «korporative».

Tips:Bruk denne listen over de 35 beste PR-byråene i Storbritannia for å komme i gang.

2. Bruk en distribusjonstjeneste for pressemeldinger

En distribusjonstjeneste for pressemeldinger er en plattform som lar deg sende ut pressemeldingen din til en lang liste med mediekontakter. Det er vanligvis et mye billigere alternativ enn å ansette et PR-byrå.

Du vil kunne filtrere mediekanaler og journalister etter kategori. Det er veldig nyttig og vil hjelpe deg å målrette pressemeldingen din mot folk som vil ha en større sannsynlighet for å fremheve den.

Både PR-byråer og distribusjonsplattformer vil hjelpe deg å nå ut til et stort publikum. Imidlertid er en distribusjonstjeneste nettopp det: distribusjon. Ikke noe personlig preg og ingen oppfølging.

Kritikere har hevdet at det er meningsløst å bruke en distribusjonstjeneste for pressemeldinger fordi den utgjør lite mer enn søppelpost.

Tips:Ta en titt på denne listen over de 13 beste distribusjonstjenestene for pressemeldinger i Storbritannia for 2019.

3. Bruk sosiale medier

Det bør være en selvfølge at du vil bruke sosiale medier for å markedsføre pressemeldingen din. Men vi nevner det allikevel.

Den første og viktigste grunnen til at du bør legge ut pressemeldingen din på sosiale medier, er at det er gratis å bruke (med mindre du supplerer med betalte annonser).

Pluss mange (om ikke de fleste) journalister og bloggere bor der. De bruker sosiale medier for å oppdage nye historier, bedrifter, og trender. Du kan også være i stand til å nå de overnevnte journalistene lettere på sosiale medier enn du ville gjort på e-posten deres. Mange PR-byråer når dem faktisk på den måten.

Som med alle andre på sosiale medier, er det avgjørende at du behandler dem som mennesker og ikke som spam-mottakere. Engasjer deg i innholdet deres og prøv å bygge en meningsfylt relasjon.

Slik bør du strukturere pressemeldingen din på de ulike sosiale medieplattformene:

• Twitter: Skriv en pressemelding på 140-280 tegn og legg til et bilde.
• Facebook: Hold pressemeldingen din til 90 tegn (slik at den ikke blir avbrutt) og legg til et bilde.
• Instagram: Legg ut et bilde av pressemeldingen og legg til et videoklipp på maksimalt 15 sekunder til historiene dine.
• Pinterest: Alternativer er begrenset her, så design et fengslende bilde som inkluderer info fra pressemeldingen.

Tips:Les mer om hvordan du kan engasjere deg med journalister på sosiale medier for å skjerpe ferdighetene dine og lære om pressemeldinger på sosiale medier.

4. Bygg opp din egen medieliste

Hvis du er i eventplanleggings bransjen på lang sikt, kan det lønne seg å lage din egen liste over mediekanaler du kan kontakte når du har en pressemelding å distribuere.

Det er tidkrevende, men hvis du har tid, penger og menneskelige ressurser, kan du begynne å finkjemme Internett for pressekontakter du kan legge til i listen din.

Fordelen med å ha din egen liste, i tillegg til å eie den, er at du også kan legge til et personlig preg på forespørselen. Mange journalister vil sette pris på å høre fra deg direkte.

Du kan også kombinere det med nr. 2 ovenfor for å finne en katalog med mediekontakter du kan kopiere til din egen e-postliste.

Tips:Les denne guiden om hvordan du utnytter sosiale medier for å lage en liste over mediekontakter.

5. Undersøk og følg retningslinjene for innsending

Hvis du har valgt å lage din egen liste over mediekontakter, er det viktig at du tar hensyn til hver mediekanals retningslinjer for innsending av pressemeldinger.

Som du antagelig kan forestille deg, oversvømmes medier med henvendelser hver dag. De har ikke tid til å sile gjennom alle. Deres retningslinjer for innsending er der for å filtrere bort søppelposten.

Typiske retningslinjer for innsending vil omfatte ting som hva kanalen er interessert i å motta, og hvilket filformat de ønsker å motta det i.

Tips:Se på noen eksempler av retningslinjer for innlevering for å få et inntrykk av hva du kan forvente.

6. Send inn pressemeldingen din

Når du har identifisert mediekontaktene du vil henvende deg til og har lest de individuelle retningslinjene for innsending, er det på tide å sende dem pressemeldingen din.

Det er viktig at du sender inn pressemeldingen din raskt. Ikke la det vente til siste øyeblikk. Gi mediekanalene noen uker til å lese og publisere pressemeldingen din.

Slik burde strukturen på e-posten din til mediekanalene se ut:

• Emne: nevn det viktigste høydepunktet for eventet ditt, og hvorfor det er fantastisk.
• Hilsen: hils på personen du henvender deg til med navnet deres hvis du har det.
• Første avsnitt: gi litt kontekst om hvem du er og hvorfor du sender dem en e-post.
• Det andre avsnittet: argumenter for eventet ditt, og hvorfor det fortjener å bli vist på siden deres.
• Det tredje avsnittet: gi dem en oppfordring til handling og et mulig insentiv til å publisere det.
• Avslutning: takk de på forhånd og legg inn kontaktinformasjonen din, slik at de kan kontakte deg.

Husk at det ikke er noen garanti for at du får svar, uansett hvor velskrevet e-posten din er. Mediekanaler har alltid mye å gjøre. Å bli omtalt er i bunn og grunn et spill om tall.

Tips:Les denne dyptgående guiden om hvordan du bør strukturere e-posten din til en mediekanal.

7. Følg opp

Arbeidet ditt med å distribuere pressemeldingen slutter ikke i det øyeblikket du klikker «Send». Nå må du spille «vente spillet» en stund … og deretter følge opp.

Med noen mediekanaler trenger du ikke å vente før du følger opp. Du kan ringe kanalen eller journalisten for å gi beskjed om at du har sendt dem en e-post. Det vil øke sannsynligheten for at e-posten din blir lest.

Etter det er det imidlertid viktig at du utøver litt tålmodighet mens de går over argumentene dine og pressemeldingen. Det gir deg ingen fordeler å være telefon- eller e-post terrorist.

Hvor lenge du venter, avhenger av hvor mye tid du har til overs. Hvis eventet ditt fremdeles er litt fremover i tid, kan du vente en uke eller to. Hvis det er nærmere, kan du vente tre dager før du følger opp.

Vær høflig når du følger opp. Strukturer samtalen på en måte som tillater deg å utvise høflighet og hjelpsomhet. Spør om de har hatt mulighet til å lese pressemeldingen din, og om det er noen spørsmål du kan svare på.

Tips:Les sitater fra faktiske journalister om hvordan de liker å bli fulgt opp.

Press videre

Det er mange måter å distribuere en pressemelding på. Hvordan du nærmer deg dette, avhenger for det meste av din event- og forretningsstil.

En personlig, eller en profesjonelt skrevet e-post fra et PR-byrå er de mest effektive måtene … men også de dyreste og mest tidkrevende.

En distribusjonstjeneste kan få meldingen ut raskere og billigere, men med risikoen for at pressemeldingen din blir merket som spam og ikke blir lest av mediekanalene.

Har du førstehåndserfaring med å distribuere en eventpressemelding? Legg igjen en kommentar i feltet nedenfor!