Hvordan være vert for et velvære event med sunn suksess

Når du forestiller deg å væe vert for et velvære event, hva ser du?

Kanskje et team av mediterende munker som sitter i lotusstilling i tilstander av ren zen. Eller glade gjester som gleder seg over sjokket av en utrolig velsmakende, lav-kalori vegansk burger.

Uansett hva du maner frem, kan vi forsikre deg om dette: et velvære event er ikke vert for deg selv!

Selv vaskeekte velvære event-guruer kan ikke sitte å vente på reinkarnasjon. Et vellykket event krever god planlegging og markedsføring. For ikke å nevne en fantastisk vert i midten av det hele.

La oss gå gjennom noen tips for å være vert for et velvære event, inkludert:

• Digitale verktøy
• Organisering av team
• Forberedelse av lokalet
• Gjesters opplevelse
• Logistisk planlegging
• Opprydding

Bransjens digitale verktøy

Du kan gjøre livet enklere ved hjelp av digitale verktøy. Spesielt verktøy som er rettet mot velvære events. Nettsteder for billettsalg— som Billetto —kan være en flott ressurs her.

På dagen for velvære eventet kan du bruke billettsiden din til å hjelpe deg med forberedelsesarbeid og innsjekking av gjester. Dette inkluderer:

• Å skrive ut gjestelisten din og dele detaljene med teamet ditt
• Å selge billetter i døren med kassekontor-programvare (iPads fungerer bra for dette)
• Å skanne billetter med smarttelefon eller nettbrettet (Billetto har en app for det)
• Å nå ut til gjester med løpende oppdateringer, om det er nødvendig

Tips: Her er et flott verktøy for avtaleplanlegging under velvære events.

Vær kapteinen for ditt velvære-team

Gruppepartnerskap med helseorganisasjoner er vanlige for velvære events. For øvrig er eventfrivillige også typisk tiltrukket av denne typen ting. Det betyr at svært få velvære events kommer i gang uten en sterk teaminnsats.

Like før velvære eventet begynner, er det viktig å gå over kampplanen en siste gang. Dette er en utmerket mulighet til å introdusere eventprogrammet, som alle arrangørene kan referere og diskutere.

Dette møtet kan inneholde en oversikt over ulike oppgaver og annen informasjon:

• Ønske gjestene velkommen
• Kontrollere tidsplanen
• Nødplanlegging
• Eventdekning for sosiale medier

Hold fokus

Teamet skal alltid være klar med informasjon som er relevant for din velvære event.

For eksempel, hvis ditt velvære event retter seg mot sunt kosthold og vektnedgang, bør teamet være forberedt på å svare på spørsmål om proteiner, karbohydrater og kalorier. Eller hvis meditasjon er temaet, bør noen ansatte være forberedt på å forsiktig hjelpe gjestene med grunnleggende meditasjonsteknikker.

Tips: For maksimal forberedelse for eventet, vurder å designe et kult eventprogram.

Forberedelse av lokalet

Velvære events kan kreve en god del arbeid med oppsett. Hvis lokalet din ikke er klart, er ikke du det heller! Vær sikker på at du vet når lokalet er tilgjengelig for forberedelser. Du vil ønske å komme i gang så snart som mulig.

Hva trenger du å sette opp?

Avhengig av stilen til ditt velvære event, kan det hende du må få bestemt utstyr satt opp:

• Stasjoner for helsesjekker
• Treningsutstyr
• Sport og spill tilbehør
• Førstehjelpsstasjoner
• Tilbehør til matlagingsklasser eller buffetbord
• Velvære produkter og boder. (Hvem har lyst på en stressball?)

Dine partnerorganisasjoner kan også ha bedt om at deres kampanjer blir satt opp. Hold disse relasjonene sterke ved å hedre det og bidra til å gjøre deres tilstedeværelse kjent for gjestene.

Ikke vær sjenert

Start gjesteopplevelsen med gode vibber. Dette er selvfølgelig alltid viktig, men spesielt når du arrangerer et velvære event.

Alt koker ned til—du gjettet det—velvære! Sørg for at gjestene føler seg bra med et hjertelig velkommen. Dette kan være like enkelt som å stå ved døren og bokstavelig talt si «Velkommen.» Du trenger ikke en gang å si det i en merkelig Zen-stemme heller.

Tips: Her er noen søte ideer for å få gjestene til å føle seg hjertelig velkommen.

Hva med gjester som kommer tidlig?

En ting som er viktig å unngå er lange ventetider utenfor selve eventet. Dette kan unngås ved å åpne dørene litt tidlig for å tillate gjestene å filtrere inn og begynne å hygge seg med en gang.

Pass imidlertid på at det er ting de faktisk kan gjøre! Boder for helsesjekker er en enkel måte å holde tidlige gjester opptatte. Sunne buffeer kan også gi gode vibber og hjelpe gjestene til å føle seg hjemme helt fra begynnelsen.

Tips: Tidlig eller sen, skal gjestene alltid føle seg velkommen under innsjekking.

Logistikk og informasjon

Du vil ikke la noe komme unna fra under din skarpe verts-bevissthet.

Sørg for å sjekke inn med presentatører, leverandører og annet bod-personell på dagen av eventet. Tenk på den scenen i Star Wars Episode IV: «Red 10, standing by. Red 7, standing by … »

Her er noen ting du kanskje vil dobbeltsjekke før eventet starter:

• Er all maten fersk og appetitelig? Klar til servering?
• Er utstyr for helsesjekk og lignende i orden? (Vurder å teste disse tingene)
• Er det noe i eller rundt lokalet som kan kollidere med velvære vibbene? (Skitne bad, junk food embalasje fra noens lunsj, og så videre.)
• Har du alternative planer på plass for dårlig vær? (Mange velvære events foregår utendørs.)

Si ost!

Når du er vert for en velvære event, tenk fremover også. Bilder og video fra dette eventet kan brukes til å markedsføre fremtidige events.

For fitness-orienterte events kan du registrere gjester for før og etter bilder. Mange helse- og treningsgrupper bruker denne strategien og gir motivasjon ved å ta to bilder med et år i mellom.

Du kan til slutt dele disse bildene på nettstedet ditt og sosiale medier: «Mitt engasjement for fitness begynte med Sunn Fyr Fest 2019 …»

Ta flere bilder

Pass på at du også tar mange bilder med ting som:

• Deilig og sunn mat
• Morsomme fysiske aktiviteter
• Barn som lærer om velvære
• Smilende personale og gjester

Tanken her er å «fange» så mye glede som mulig. Det handler om velvære, så sørg for at du har personale på jakt etter moro å fange i linsene!

Tips: Lær mer om kunsten av før og etter bilder – og del disse tipsene med gjester hvis de vil prøve det.

Det handler om gjestene

Når du forbereder deg for å være vert for et velvære event, kan ting bli komplisert. Men i ekte velvære-mote, er det nyttig å meditere på en ting:

Dette eventet handler om gjestene.

Ikke la planleggingen din komme i veien for et flott event. Alle gode helse- og velvære events bæres av et ønske om å forbedre.

Forbedre livet til event deltagerne ved at de deltar, gjennom god service. Uansett om det bare er litt.

Tips: Ikke bare fortell gjestene dine at de er viktige, vis dem.

Å bygge noe virkelig fantastisk

Hvis dette er ditt første velvære event, kan det føles ganske stressende. Fokuser på det grunnleggende ved å bringe inn gjestene og gjøre dem lykkelige. Hvis du får dreis i dette, får du verdifull erfaring til neste gang.

Over tid kan ditt årlige velvære event sakte blomstre til å bli en fantastisk ting.

Tips: Hold noen av disse ideene for å være vert for en fantastisk helsemesse i tankene når du bygger din perfekte helse- og velvære event over tid.

Pakk det opp, pakk det inn

Du visste at dette ville komme. Opprydding, opprydding overalt. Akkurat som sangen: Så rydder vi sammen….

Du behøver ikke å synge det.

Når dette eventet er over, er det masse å rive ned og fikse opp. Det siste du trenger er et rykte for være lat med oppryddingen. Velvære events handler om indre og ytre renslighet. Dette gjelder også miljøet!

Pass på at du har utarbeidet effektive metoder for å håndtere avfall og søppel. Du vil også ønske å se på kompost- og resirkuleringsalternativer. Du vet aldri hvor publisitet vil komme fra. Et velvære event som blir berømt for å kaste resirkulerbare varer i søppla kan slite med å håndtere sitt offentlige image.

Sunn kropp, sunt miljø.

Tips: Eventrengjøringstjenester kan gjøre ting enklere for deg.

En rekke ting å tenke på

Hold vår guide nær hånden mens du arrangerer et velvære event, og du vil være i god form.

Kommenter nedenfor med dine egne forslag og erfaringer … eller noe annet du vil si om velvære events!